关于进一步做好珠海市政府采购项目档案管理和移交工作的通知

珠财[2014]231号

全市各政府采购单位，各区（功能区）财政局，市公共资源交易中心，各社会代理机构：

为进一步加强和规范政府采购项目档案管理，根据《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《广东省政府采购工作规范（试行）》、《广东省档案条例》、《珠海市档案条例》、《珠海市政府采购项目档案管理规定》的有关规定，结合工作实际，现就有关事项强调如下：

一、关于政府采购项目档案管理的责任主体　

政府采购项目档案归档实行“谁组织、谁负责”的原则。采购单位和采购代理机构要根据相关档案管理规定，认真做好政府采购项目档案立卷、归档、保管、移交等工作。

各级政府采购监督管理部门负责同级政府采购项目档案工作的指导、监督和检查，并接受同级档案行政管理部门的业务指导、监督。

二、关于政府采购项目档案的内容和范围

政府采购项目档案的内容和范围在《珠海市政府采购项目档案管理规定》第五条中已有明确规定，请遵照执行。

需要特别指出的是，所有的投标、报价文件，包括中标(成交)及未中标(成交)供应商的投标、报价文件，都应归档，不得仅将中标（成交）供应商的投标、报价文件归档。

另外，采购代理机构应将录音、录像资料刻录为光盘（或磁盘）归档，并将光盘（磁盘）作为档案资料的组成部分移交给采购单位归档。

三、关于政府采购项目档案的收集、整理和保管要求

（一）采购单位和采购代理机构要指定专人负责政府采购项目档案的管理并建立岗位责任制度。

（二）政府采购合同签订后三个月内或项目竣工验收后一个月内，由采购代理机构将该采购项目的所有文件材料进行收集整理归档。同时，代理机构应将整套项目档案的正本移交给采购人，副本则由代理机构保存。

（三）采购单位接收政府采购项目档案后，应按照档案管理的相关规定进行保管。

（四）由采购单位自行承担监管责任、自行组织采购的政府采购项目档案，相关档案资料由采购单位经办人按规定收集整理完整后，交由档案管理人员进行归档。

（五）政府采购项目档案归档要求：

1.政府采购项目档案采用“年度项目编号”的方法排列和编组，一个项目一盒或数盒，跨年度的政府采购项目档案归入采购行为完成年。

2.盒内项目内容齐全完整，规格标准统一，档案材料按照政府采购工作流程的顺序排列，依次为采购项目活动记录表、准备阶段文件、实施阶段文件、确定中标（成交）供应商阶段文件、采购阶段文件和***（详见***一）。

3.档案材料签名、印鉴手续齐全，必须是原始件的，不可用复印件替代。

4.档案材料应逐件编号，并按档案目录（样本）填入目录。

5.档案文件、资料应采用标准A4纸记录和打印，工程项目的设计图纸可根据具体情况确定，大于A4纸的，应折叠成A4纸大小归档。

6.录音录像资料实行刻录光盘（或磁盘）保存。

7.档案装具应使用珠海市档案局规定的卷盒。

8.档案收集、整理和保管应符合国家有关档案质量标准，便于保管和利用。

（六）档案管理人员应按照归档内容要求，负责接收、归档、装订、编制目录、填写备考表并保证政府采购项目档案的标识清晰有效，确保政府采购项目档案安全保管、存放有序、查阅方便。

（七）政府采购项目档案保管期限为从采购活动结束之日算起至少十五年。

（八）政府采购项目档案应妥善保管，并保证贮存场所的存放安全，做好防虫、防尘、防潮、防火、防盗、防鼠等工作。

四、关于政府采购项目档案的移交要求

（一）采购单位和采购代理机构政府采购项目档案管理人员发生变更时，应按规定办理单位内部管理人员档案移交手续。

（二）采购单位应按照档案行政管理部门关于档案移交的规定期限和要求，定期或不定期将政府采购项目档案移交由档案行政管理部门保管。

（三）采购单位或采购代理机构因撤销、解散、破产或其他原因而终止的，应将在终止和办理注销登记手续之前形成的政府采购项目档案按档案管理的有关规定办理移交手续。其中：机关、事业单位和社会团体的采购档案应移交档案管理部门；社会代理机构的采购档案应移交采购单位，并将档案移交清单抄送政府采购监管部门备案。

（四）采购代理机构在终止和办理注销登记手续后，未将档案移交采购单位的，按《中华人民共和国政府采购法》第七十一条关于隐匿应当保存的采购文件的处罚规定进行处理。

　五、相关责任

各采购单位、采购代理机构应高度重视政府采购项目档案管理工作，认真落实政府采购档案管理责任，在政府采购项目档案管理工作中，有违反《中华人民共和国政府采购法》、《中华人民共和国档案法》、《广东省档案条例》、《珠海市档案条例》等法律法规规定的，将依法进行处理。

特此通知。 

***：1.关于印发《珠海市政府采购项目档案管理规定》的通知          

           2.政府采购项目档案目录（样本）

珠海市财政局
2014年12月19日