市政府关于印发南京市档案馆收集档案范围实施细则的通知

各区人民政府，市府各委办局，市各直属单位：

　　现将《南京市档案馆收集档案范围实施细则》印发给你们，请遵照执行。

　　南京市人民政府

　　2015年5月8日

　　南京市档案馆收集档案范围实施细则

　　第一条  为建设覆盖人民群众的、内容丰富、结构合理、反映真实面貌、富有地方特色的国家综合档案馆馆藏体系，科学划定南京市档案馆收集档案范围，完好保存和有效利用本地区档案资源，依据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《江苏省档案管理条例》、《南京市档案条例》等有关法律法规，结合本市实际，制定本实施细则。

　　第二条  南京市档案馆是中共南京市委、南京市政府直属的国家综合档案馆，是永久保管全市各类重要档案资料的基地，是党和政府及社会各方面开发利用档案信息资源的中心，是政务公开信息查询服务场所。

　　第三条  南京市档案馆贯彻“以人为本、科学发展”的理念，本着维护历史真实面貌，保护档案的完整与安全，方便社会各界利用的原则，依法开展档案收集工作。

　　第四条  本实施细则适用于属于南京市档案馆收集范围的各类党政机关、人民团体、企事业单位以及其他组织和个人。列入档案收集范围的各单位应当依法配合南京市档案馆做好本系统、本部门和本单位的档案移交工作。

　　第五条  南京市档案馆依法收集对国家和社会有保存价值的各种门类、各种载体形态的档案，包括文书档案、科技档案、专业档案、照片档案、音像档案和实物，以及有助于了解或补充档案内容的各种重要书刊资料。其中文书档案、科技档案、专业档案均包括纸质档案和内容对应的原生电子档案或数字化的副本；照片档案包括纸质照片和数码照片；音像档案包括录音带、录像带、音视频光盘等；实物包括纪念品、外交礼品、奖状、各类证书、样品、印章、字画等。

　　第六条  南京市档案馆收集范围

　　（一）中华人民共和国成立后形成的下列档案：

　　1．***南京市委员会及其所属各部门的档案。

　　2．南京市人民代表大会及其常设机构的档案。

　　3．南京市人民政府及其所属各部门和单位的档案。

　　4．中国人民政治协商会议南京市委员会及其常设机构的档案。

　　5．南京市中级人民法院、人民检察院的档案。

　　6．各民主党派南京市委员会机关及其所属各工作部门的档案。

　　7．南京市总工会、共青团南京市委员会、南京市妇女联合会、南京市工商业联合会等人民团体及其工作部门的档案。

　　8．属于地方和行业主管部门双重领导单位的档案（国家档案局与行业部门联合行文明确不进馆的除外）。

　　9．属于市政府管辖的经济开发区、化工园区、科技园区、大学城及功能板块等管理部门的档案。

　　10．市管企业（集团）、事业单位的档案。

　　市属国有或国有控股的破产、改制企业形成的对国家和社会具有保存价值的档案。

　　11．市政府及其部门组织或者承办的具有较大影响的全国性、国际性会议和本行政区域内重大的政治、经济、科技、文化、体育、宗教、外事等活动，或者重大事件形成的档案。

　　重大科学技术研究项目档案。

　　12．市级各专业主管部门及其下属单位形成的涉及民生、反映事业发展、反映本市建设成就的各类国家基本专业档案。

　　13．市级人事管理权限内的著名人物档案和已故市管干部档案。

　　14．本市有代表性、典型性的专业户、个体户，集体和民营企事业单位，中外合资、合作经营单位，其他社会组织和基层群众自治组织以及家庭和个人形成的对国家和社会有保存利用价值的档案。

　　15．其他法律法规规定应当收集的档案。

　　（二）中华人民共和国成立前的档案：

　　1．***南京地方组织及其领导的工会、青年团、妇联等群众团体在革命活动中形成的档案。

　　2．南京市历代旧政权机关、社会组织的档案。

　　3．在南京的企事业单位的档案。

　　（三）其他反映本市社会、经济、历史、文化等发展的档案资料：

　　1．本地区历代形成的各种地方史志、族谱、家谱、年谱、反映本市风土人情的资料等。

　　2．历代南京籍或曾在本地区长期活动过的非南京籍的政界、军界、工商界、科学文化界、教育卫生体育界等领域具有重要影响的官员、专家学者及其他社会重要人物，其形成的工作笔记、日记、生平事迹、简历、著作、字画、书信、诗词、讲话记录、证书、照片、墓志、碑文、回忆录等各种类型、各种载体的档案。

　　3．省和省以上党政军负责人来本地视察和检查工作，国际国内各界知名人士来本地区考察、访问、讲学等活动所形成的档案。

　　4．本地区与国内外友好城市相互往来活动形成的档案。

　　5．本地区重大或特大突发公共事件、自然灾害及处置活动中形成的档案。

　　6．反映本市民族工商业、传统工业、传统手工艺和名特优产品的特色档案。

　　7．外国人形成的有关本地区的游记、日记、图书、照片等档案。

　　8．以本地区为背景或本地著者编辑出版的各种著述或文学创作。

　　南京市档案馆通过接受捐赠、购买、交换、资源共享等方式，向境内外各类机构与个人征集上述有关南京的珍贵档案资料。

　　（四）根据国家有关电子档案管理的要求接收本地区有价值的各类电子档案。

　　（五）在收集档案的同时，收集全宗指南、档案纸质和机读的目录及相关资料，有助于管理和利用档案资料所必需的专用设备、专用软件系统等。

　　第七条  本细则***列出了南京市档案馆依法接收其档案的进馆单位名录及档案类别（见***），并将根据国家有关规定，适时调整接收单位及接收档案类别。

　　第八条  列入收集范围的各单位档案，南京市档案馆接收的保管期限为永久和30年（或长期）。其中各单位的直属下属单位档案，接收的保管期限为永久。本市重大活动、重大事件形成的档案，接收的保管期限为永久、30年和10年。

　　第九条  档案的收集要求

　　（一）进馆档案应保持全宗的完整性，按规定整理完备，编制必要的检索工具。纸质档案、音像档案和实物必须有对应的电子档案及其元数据，或档案的数字化副本，并随档案实体一并移交。

　　（二）凡是收集进馆的档案，在进馆之前各单位应依法对档案进行保管期限鉴定，并按照国家、省市有关接收档案质量标准进行检查、整改。对拟移交档案中不宜向社会开放的部分依法提出限制利用意见，其中行政机关涉及政府信息公开文件的，应对该文件做出说明。

　　（三）进馆单位应将编制的组织沿革、全宗介绍、移交说明、大事记、分类方案、检索工具及参考资料等随同档案一并移交。

　　（四）进馆单位必须将实物档案的原件向市档案馆移交，本单位有利用需要的可以制作和保留复制件。

　　第十条  档案的接收时间

　　列入本细则收集范围的中华人民共和国成立后的档案，除有下列规定外，一般自档案形成之日起满10年向南京市档案馆移交。

　　（一）列入本细则收集范围的部门档案馆保存的永久档案，在其馆保存满30年后移交。

　　（二）列入机构改革或调整的市委、市政府所属部门和单位，其撤销单位自机构撤销之日起90日内移交；单位合并或组建为新单位的，原单位所形成的档案自单位变动后90日内移交。

　　（三）重要会议、重大活动和重大事件档案在相关活动结束后30日内移交，重大科学技术研究项目档案在相关活动结束后90日内移交。

　　（四）已故市管干部档案自其死亡5年后移交。

　　（五）经南京市档案行政管理部门认定具有永久保存价值的实物档案在5年内移交。

　　（六）电子档案一般自形成之日起5年内移交。对于有特殊要求的电子档案，可以适当提前或延长移交时间。

　　（七）纳入接收范围的各单位自愿并且具备移交条件的，或关系社会民生又急需广泛利用的，或单位保管条件不善的档案，可提前接收进馆；专业性较强或需要保密的档案，可推迟接收进馆。

　　（八）列入本办法收集范围的建国前档案，各单位必须及时向南京市档案馆移交，法律法规另有规定的除外。

　　第十一条  档案的接收程序

　　（一）南京市档案馆根据收集档案的范围，及时编制接收档案单位名册和接收计划。

　　（二）南京市档案馆向进馆单位下发档案进馆通知和接收计划。进馆单位根据接收计划安排的时间要求做好进馆准备工作。

　　（三）南京市档案馆组织人员实地进行档案的检查验收。进馆单位在检查验收通过后向市档案馆报送移交档案目录。

　　（四）进馆单位应在报送移交档案目录后15日内将档案实体、相关电子档案或档案数字化副本及检索工具移交进馆，交接双方根据移交目录清点核对，填写档案交接文据，签字盖章。文本一式三份，南京市档案馆保存两份，移交单位保存一份，归入双方档案。

　　（五）需要提前或推迟移交进馆的，进馆单位应当向南京市档案局提出书面申请，经南京市档案局同意后可提前或推迟移交。

　　第十二条  尚未列入进馆范围的其他门类档案，由南京市档案局按照国家有关规定，逐步确定或与各形成单位协商确定其归属和流向。

　　第十三条  本实施细则自2015年6月15日起实施。《南京市人民政府办公厅关于转发市档案局南京市档案馆接收档案管理办法的通知》（宁政办发〔2008〕115号）同时废止。

　　***：南京市档案馆接收档案单位基本名录（2014年版）

***：南京市档案馆接收档案单位基本名录（2014年版）