星星之火可以燎原

星星之火   可以燎原

来源：本站原创  发布时间：2013-11-29 浏览次数： 次 【字体：小 大】

    ——常德市武陵区机关事业单位社会保险处

                                    落实8号令的实践意义

【摘  要】：常德市武陵区机关事业单位社会保险处以《国家档案局第8号令》为指导，详细划分出档案保管范围和期限，在业务档案规范管理竞赛活动中获得“先进单位”的称号，成为武陵区首家业务档案达标的二级单位。我处将各项管理制度与单位实际相结合，注重理论与实践的统一，保障了社保档案运行机制的科学化；厚植档案资源建设的土壤，提升档案的存在价值，做到了社保档案管理的规范化；科学收集文件资料，为今后的工作提供史料参考，体现了社保档案利用的法制化。

【关键词】：社会保险；档案管理；8号令；意义

    2006年，《国家档案局第8号令》（以下简称8号令）正式发布。8号令是关于机关文件材料归档范围和文书档案保管期限的规定，适用于对机关文件材料的整理和归类。8号令是一项具有广泛的社会指导性的国家法令，该项法令系统规定了档案保管的期限和范围，并明确了档案管理制度的制定方向，是指导各级党政机关和人民团体开展档案资源管理工作的“宝典”。武陵区虽身在基层犹如星星之火，却坚信若能夯实这星星之火，必能以燎原之势助强国家档案资源建设。

2012年，武陵区机关事业单位社会保险处（以下简称本处）为迎接常德市机关事业单位社会保险处和常德市档案局的业务档案达标验收活动，以8号令为指导，以业务档案达标验收为契机，结合本处的工作职能，制定了《常德市武陵区机关事业单位社会保险处文件材料归档范围和保管期限规定》，详细罗列了文书档案保管范围及期限表，共划分了9个大类，重要的归为永久保存，一般的归为定期保存。在此次评估验收中我们以细致耐心、认真负责的工作态度为我处的档案工作赢得了“优秀”的称号，成为武陵区首家业务档案达标的二级单位。

一、社保档案运行机制科学化。

1、全面分析和鉴别档案的现实与历史作用，对档案管理进行全方位的科学规划。机关事业单位社保档案既是行政管理的查考凭据又是维护国家、集体和个人权益的法律依据。在进行文件整理时要结合单位自身的职能和状况进行科学的规划，编制出符合本单位工作和发展需要的归档范围，并根据文件材料的作用划分出重要的、次要的、一般的三个等级，再按照上述分类分别定为“永久保存”、“30年定期保存”、“10年定期保存”，以供随时的工作之需。在古老的印第安人部落中，最年长的人是全部落的智者和先知，因为他们的大脑里存储的信息最多，是全部落的“人脑档案馆”。远古的异族人尚且知道档案的珍贵，作为寻求发展、渴望发展的现代人，更应珍视档案的价值，并对档案管理进行科学的规划，坚持理论联系实际，牢牢把握认识与实践相统一、矛盾的普遍性和矛盾的特殊性相联结的马克思主义的认识论和辩证法，将这一原则体现在档案工作的具体实践中。

    2、克服因教条主义和经验主义带来的弊端，对档案管理的各个环节进行有效规范。教条主义表现在社保档案管理中，就是僵化地对待社保档案，经验主义表现在社保档案管理中，就是从狭隘的个人经验出发，征集、保管和利用档案不能与时俱进，采用科学的、先进的方法。以上两种思想都是有害的，放在社保档案管理的实际工作中就是忽视机构的自身情况，不对文件材料进行分析和鉴别，机械地照搬政策条令，往往造成少归和漏归。日后若有需要便无从查找，轻者影响一时的工作进度，重则有碍民生，影响社会和谐。在我处接待的一系列信访案件中，无一例外的是通过档案了解当事人在退休前的种种参保痕迹，以史实为参考圆满解决的。由此可见，合理制定档案管理的各项制度实为必要之举。

    二、社保档案管理规范化。

    1、正确界定文件资料，减轻社保机构档案管理负担。俗话说：“好钢用在刀刃上”，若要完善一个单位的档案管理设施，硬件和软件都不能少，全部配置齐全是一笔不小的办公开支，还不包括每年的养护费用，从厉行节约的角度来看，明确归档范围非常必要。单位每年在行政和业务工作中都会产生大量的工作资料，既有接收的重要政策文件、也有报送的重要汇报材料，又有同级机关的普发性、临时性文件，更有仅供参阅的简报等阅读材料，若全部归档将是一项浩大的工程。因此，按照8号令的要求，将年度的所有文件资料进行分门别类的划分，去粗取精，能极大的减轻档案管理的负担，把有限的资源最大限度的用足用好。

2、准确划分档案保管期限，便于日后快速查找。以本处的文书档案为例：分为永久和定期，定期又分为30年和10年；需永久保存的是上级领导机关下发的重要性的业务文件以及本处的年终总结、重要的汇报性材料、会议记录；需30年保存的是上级领导机关下发的一般性业务文件材料；需10年保存的是上级领导机关下发的年度工作任务、平级机关的业务来函、一般性的工作和报告。按照上述分类，档案员便能根据所要查阅文件的保管年限快速调阅，而不必一本一本的去翻目录再逐页查找。

3、集中存放社保档案，有利于档案的保管和利用。档案的集中存放能节约管理的成本，设置一名专职档案员严格遵守管理职责和管理制度，可以更好的对档案进行管理。一是提升了档案员的责任意识，避免因档案重复保存等现象导致各档案员之间相互推诿；二是保证了档案资料收集的连续性和完整性，避免不同档案员各自为政导致档案资料的混乱和不完整；三是有利于档案借阅工作，避免同一机构内不同部门的兼职档案员因身兼其他业务工作而不能保证档案借阅的及时性和已借阅档案的完整归还，从而延误工作，同时导致档案资料的错乱和丢失。

    三、社保档案利用法制化。

    1、完整再现机构的发展历程，为机构永续发展奠定坚实基础。了解自身所在机构的历史及成立的意义，全面掌握机构的各项业务知识，将大大的提升工作人员的服务意识，更加积极主动的开展业务工作。2011年武陵区为建设阳光政府，倡导全区党政机关事业单位实施政务公开，我处积极响应。为落实好这项利民工作，我们查阅了从1996年机构成立至今的所有文书档案和业务档案，将本处的机构职能、内设机构划分、各项政策及业务办理流程等各项信息如实公开，不仅出色的完成工作任务，这本政务公开手册更是成为2012年新进工作人员学习业务知识的“入门手册”，不仅加快了他们熟悉和掌握业务工作的速度，更是对机构的全面发展具有奠基性的现实意义。

    2、准确记录参保人的参保信息，为增进社会和谐提供必要保障。通过档案让参保人正确认识自身情况，能帮助我们妥善处理信访案件。2009年11月，我处收到原东郊乡畜牧兽医站退休人员李某某要求提高养老金标准的信访件，经查阅当时的参保档案，该同志是2004年7月全区乡镇机构改革时的站所分流人员，自愿选择在我处补缴养老保险费后办理退休手续，退休后的待遇比选择在企业社保投保的其他同事要低，其原因是他当时参保时选择按保底基数60%参保，所以退休待遇不高。在详细了解原因后，这位老同志以正确的态度对待了自己退休后待遇偏低的问题；我们也因保存了过去的业务档案而成功的解决了这起上访案，为我区的社会稳定尽了一份力。

3、详细记录以往的工作轨迹，为现阶段的工作提供查考史料。唐代名相魏征曾说：“夫以铜为镜，可以正衣冠；以史为镜，可以知兴替；以人为镜，可以明得失。”在以往的工作中会形成许多有参考价值的文件资料，这些资料若能妥善保存将会为今后同类型的工作开展指明方向。2011年底，我处收到区里下达的依法行政和优化效能建设的综合考评通知，处领导将这个任务交给我，初次从事办公室工作的我既兴奋又担心，从来没有办公室工作的经验该如何才能顺利完成？于是我查阅以往的文件档案，找寻有参考利用价值的文字资料，学习前辈们的成功经验。通过借阅我们处2009年至2004的文书档案和办公室保存的一些文字资料，顺利完成考评任务，向区级领导交上了一份满意的答卷，并获得口头表扬，让其他处室的同事和领导对机关社保刮目相看。

    基层的档案资源建设工作是国家档案资源建设不可或缺的基石。万丈高楼必从平地起，要加强国家档案资源建设也必须从基层抓起；若各个地方的基层档案工作都做好做足，国家档案资源建设的大楼不但稳如磐石，更是高大宏伟。因此，每一位档案工作者都应仔细研读8号令，结合本单位的档案工作实际做细做精，为国家档案资源建设做出一己之力。