关于印发佛山市产业园区档案管理办法等三个文件的通知

　　关于印发《佛山市产业园区档案管理办法》等三个文件的通知市直有关单位，各区档案局（馆）：现将《佛山市产业园区档案管理办法》、《佛山市产业园区档案分类编号指引》、《佛山市产业园区文件材料归档范围和保管期限表》印发给你们，请认真组织实施。二○○四年八月二十六日　　　佛山市产业园区档案管理办法第一章　总　则第一条　为加强本市产业园区档案管理，有效地为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案管理规定》和国家、省其他有关规定，结合本市产业园区实际，制订本办法。第二条　本市范围内的国家、省、市级产业园区的档案管理，均适用本办法。第三条　本办法所称产业园区档案，是指产业园区在规划、建设、招商和管理等过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第四条　产业园区档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保档案完整、准确、系统、安全和有效利用。第五条　产业园区管委会（或相应机构，下同）应把档案工作列入本产业园区发展和管理计划，确定分管领导，设置档案工作机构或指定归口部门，并按照工作需要配备档案工作人员，保证档案工作的开展。第二章　管理体制和职责第六条　佛山市档案局主管本市产业园区档案工作，对本市产业园区档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。第七条　各区档案局（馆）负责辖区内各级产业园区档案工作的业务监督、指导工作，并完善和落实有关档案工作的规章制度。第八条　市、区各专业主管部门，应加强对本系统进入产业园区单位档案工作的管理指导，监督进园区单位贯彻执行档案工作的业务标准、技术规范和管理制度。第九条　产业园区管委会档案机构的主要职责：（一）贯彻执行档案工作的法律、法规，建立健全本产业园区档案管理制度。（二）收集、保管和提供利用产业园区管委会在园区管理过程中形成的各种门类的档案。（三）对本产业园区各单位的档案工作进行监督、指导。第十条　产业园区档案工作人员应忠于职守，保守秘密，热情服务，并取得档案管理岗位资格证书。第三章　档案管理第十一条　产业园区各单位应建立健全文件材料的形成、收集、归档和保管制度，并将文件材料归档工作列入有关部门的职责范围，有关人员的岗位责任。第十二条　在规划和启动阶段，产业园区管委会应加强与各有关单位的协调，做好综合规划和建设工程项目档案工作以及有关地物原貌的拍摄和归档工作。第十三条　产业园区建设工程项目档案的验收，按照国家、省有关规定执行。第十四条　产业园区建设工程项目竣工档案，按照国家、省相关规定报送有关国家档案馆。第十五条　产业园区管委会应对本单位各类档案实行统一管理，并根据园区实际采取集中或分散的形式保管档案。第十六条　产业园区管委会应加强档案的安全保护，配置档案库房，库房内保持适宜的温度和湿度，并有防盗、防火、防光、防虫、防霉、防尘、防有害气体等设施。第十七条　产业园区管委会应采用现代化技术管理档案，加强各类电子文件的收集与管理，为产业园区建设和发展服务。第十八条　产业园区内各机关、企事业单位的档案工作，分别按照国家、省有关机关、企事业单位档案管理规定执行。第十九条　产业园区内撤、并单位和合同终止单位的档案需要向有关档案馆或其他部门移交的，应按照国家、省有关规定做好档案清理、鉴定和移交工作。第二十条　产业园区档案受国家法律保护。违反档案法律、法规，造成档案泄密、损毁的，由市、区档案行政管理部门根据情节轻重，依法对直接责任人或直接主管人给予处罚；构成犯罪的，由司法部门依法追究刑事责任。第四章　附　则第二十一条　本办法所称产业园区，是指经***、省人民政府和佛山市人民政府批准的产业园区、科技园区、高新技术产业园区等。第二十二条　本办法由佛山市档案局负责解释。第二十三条　本办法自公布之日起施行。佛山市产业园区档案分类编号指引1　引言1.1　为了实现本市产业园区档案的规范化、标准化管理，提高产业园区档案工作的整体水平，根据国家、省有关规定，结合佛山市产业园区档案工作实际，制订《佛山市产业园区档案分类编号指引》（以下简称《指引》）。1.2　本《指引》所称的产业园区档案是指产业园区在规划、建设、招商等管理过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.3　本《指引》主要适用于本市市级以上产业园区档案的分类、排列和编号。2　产业园区档案的分类2.1　产业园区档案的分类原则：以产业园区管理工作中形成的全部档案为对象，依据其管理职能，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和有效利用。2.2　一级类目设置各产业园区的档案原则上设置党群行政档案、规划建设档案、进园企业管理档案、设备档案、会计档案、特殊载体档案、人事档案等一级类目。2.3　二级类目设置2.3.1　党群行政档案类不设二级类目。2.3.2　规划建设档案中设综合、土地征用与动拆迁、规划、市政工程、工业与民用建筑等类目。2.3.3　会计档案中设财务报告、帐簿、凭证、其他等类目。2.3.3　特殊载体档案中设照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘、实物等类目。2.3.4　人事档案中可设员工档案、已故人员档案等类目。2.4　产业园区档案的分类除一级类目以及规划建设档案、会计档案、特殊载体档案的二级类目设置统一规定外，其他类目设置由各产业园区根据需要自定。3　产业园区档案的整理方法3.1　党群行政档案、进园企业管理档案采用单件归档的方法整理。3.2　规划建设档案、设备档案采用立卷的方法整理。3.3　会计档案采用立卷的方式整理。3.4　人事档案按中组部、国家档案局关于《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》的要求进行整理。4　产业园区档案的排列4.1　产业园区档案的排列应保持保管单位之间的有机联系，便于管理及利用。4.2　党群行政档案按“年度—保管期限—机构—时间”的顺序排列。4.3　规划建设档案在其二级类目范围内，按“项目—工作阶段（或专业性质）”等顺序进行排列。4.4　进园企业管理档案按进园顺序给予企业代号，每家企业的文件材料按时间结合问题进行排列。4.5　会计档案按“类别—年度”的顺序排列。4.6　特殊载体档案按“类别—时间”的顺序排列。5　产业园区档案的编号5.1　各产业园区的档案按档案进馆流向由市或区国家综合档案馆给予全宗号。如产业园区下属有若干分区，每一分区可视为一个小全宗，小全宗的编号可在中心产业园区全宗号后加“（1）”、“（2）”、“（3）”等进行标识，如“189（1）”、“189（2）”、“189（3）”等。5.2　产业园区档案的一级类目以大写英文字母从“A”开始，顺序标识。具体如下：类目代号 类目名称A 党群行政档案B 规划建设档案C 进园企业管理档案D 设备档案E 会计档案F 特殊载体档案G 人事档案5.3　产业园区档案的二级类目及其以下各级类目采用阿拉伯数字从“1”开始，顺序标识。5.4　档案保管单位（件或卷）顺序号采用阿拉伯数字标识，均在所在排列序列内从“1”开始流水编号。5.5　党群行政档案的编号编号模式为：“一级类目代号+年度+保管期限代号+机构代号+件号”。图示如下：其中：年度：为文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限代号：永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。机构代号：工业园区内设机构的编号，如不按机构分类该项可空。件号：文件在同一排列序列（如同一年度、同一保管期限、同一机构）内从“1”开始流水编号。5.6　规划建设档案的编号编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+项目代号+案卷号”。图示如下：其中：项目代号：按立项（或竣工）时间先后顺序对规划建设项目的编号。案卷号：在同一规划或建设项目内案卷从“1”开始的流水编号。5.7　进园企业管理档案的编号编号模式为：“一级类目代号+企业代号+件号”。图示如下：其中：企业代号：按进园时间先后对企业的顺序编号。件号：在同一企业内文件材料从“1”开始的流水编号。5.8　设备档案的编号编号模式为：“一级类目代号+设备代号+案卷号”。图示如下：其中：设备代号：按购置时间先后或其他顺序编制的设备的代号案卷号：案卷在同一设备内从“1”开始的流水编号。5.9　会计档案的编号编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+目录号+案卷号”。图示如下：其中：类别设置：各园区可根据实际情况增设三级类目。目录号：案卷目录的代号。案卷号：同一案卷目录内案卷从“1”开始的流水编号。5.10　特殊载体档案的编号5.10.1　照片、底片的编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+册号+张号”。图示如下：5.10.2　录音带、录像带、磁盘、光盘、实物的编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+件（张、盒）号”。图示如下：5.11　人事档案的编号编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+案卷号”。图示如下：其中：案卷号：同属二级类目的案卷从“1”开始的流水编号。6　附则本《指引》从发布之日起执行。本《指引》由佛山市档案局负责解释。附：佛山市产业园区档案分类表A　党政档案　　党务工作　　政务工作　　　　行政综合　　　　人事工作　　　　教育卫生工作　　　　审计工作　　　　宣传工作　　　　外事工作　　　　统计工作　　　　财务管理　　　　信息管理　　　　档案工作　　　　安全保卫工作　　　　后勤福利　　经营投资管理　　物业管理　　共青团工作　　工会工作　　其他B　规划与建设档案　B1　综合　B2　土地征用与动拆迁　　B2·1　综合　　B2·2　某一项目　　B3　规划　　B3·1　某一项目　　B3·2　另一项目　　B4　市政工程　　B4·1　某一项目　　B4·2　另一项目C　进园企业管理档案　C1　经营服务档案　C2　某一家企业档案　C3　另一家企业档案D　设备档案　D1　某一设备台套　D2　另一设备台套E　会计档案　E1　财务报告　　E1·1　年度报表　　E1·2　月、季报表　E2　会计帐薄　　E2·1　银行现金帐、存款帐　　E2·2　总帐、明细帐　E3　会计凭证F　特殊载体档案　F1　照片　F2　底片　F3　录音带　F4　录像带　F5　磁盘　F6　光盘　F7　实物G　人事档案类　G1　员人档案　G2　已故人员档案主题词：档案　管理　通知———————————————————————————抄送：省档案局，黄维郭副市长、杨锡基副市长。———————————————————————————　佛山市档案局　　　　　　　　　　2004年8月26日印发———————————————————————————佛山市档案局文件佛档〔2004〕35号A—2002—1—2—1件号（第1件）机构代号保管期限代号（永久）年度（2002年）一级类目代号（党群行政档案）B 3 · 5— 1案卷号（第1卷）项目代号（第5项）二级类目代号（规划）一级类目代号（规划建设档案）C 2— 1件号（第1件）企业代号（第2家进园企业）一级类目代号（进园企业管理档案）D 5— 3案卷号（第3卷）设备代号（第5台设备）一级类目代号（设备档案）E 1 · 1— 5案卷号（第5卷）目录号（第1本目录）二级类目代号（财务报告）一级类目代号（会计档案）F 1 —5 · 1张号（第1张）册号（第5册）二级类目代号（照片）一级类目代号（特殊载体档案）F 3— 6盒号（第6盒）二级类目代号（录音带）一级类目代号（特殊载体档案）G 1 — 2案卷号（第2卷）二级类目代号（员工档案）一级类目代号（人事档案）关于印发《佛山市产业园区档案管理办法》等三个文件的通知市直有关单位，各区档案局（馆）：现将《佛山市产业园区档案管理办法》、《佛山市产业园区档案分类编号指引》、《佛山市产业园区文件材料归档范围和保管期限表》印发给你们，请认真组织实施。二○○四年八月二十六日　　　佛山市产业园区档案管理办法第一章　总　则第一条　为加强本市产业园区档案管理，有效地为经济建设和社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《广东省档案管理规定》和国家、省其他有关规定，结合本市产业园区实际，制订本办法。第二条　本市范围内的国家、省、市级产业园区的档案管理，均适用本办法。第三条　本办法所称产业园区档案，是指产业园区在规划、建设、招商和管理等过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。第四条　产业园区档案工作实行统一领导、分级管理的原则，确保档案完整、准确、系统、安全和有效利用。第五条　产业园区管委会（或相应机构，下同）应把档案工作列入本产业园区发展和管理计划，确定分管领导，设置档案工作机构或指定归口部门，并按照工作需要配备档案工作人员，保证档案工作的开展。第二章　管理体制和职责第六条　佛山市档案局主管本市产业园区档案工作，对本市产业园区档案工作实行统筹规划、组织协调、监督和指导。第七条　各区档案局（馆）负责辖区内各级产业园区档案工作的业务监督、指导工作，并完善和落实有关档案工作的规章制度。第八条　市、区各专业主管部门，应加强对本系统进入产业园区单位档案工作的管理指导，监督进园区单位贯彻执行档案工作的业务标准、技术规范和管理制度。第九条　产业园区管委会档案机构的主要职责：（一）贯彻执行档案工作的法律、法规，建立健全本产业园区档案管理制度。（二）收集、保管和提供利用产业园区管委会在园区管理过程中形成的各种门类的档案。（三）对本产业园区各单位的档案工作进行监督、指导。第十条　产业园区档案工作人员应忠于职守，保守秘密，热情服务，并取得档案管理岗位资格证书。第三章　档案管理第十一条　产业园区各单位应建立健全文件材料的形成、收集、归档和保管制度，并将文件材料归档工作列入有关部门的职责范围，有关人员的岗位责任。第十二条　在规划和启动阶段，产业园区管委会应加强与各有关单位的协调，做好综合规划和建设工程项目档案工作以及有关地物原貌的拍摄和归档工作。第十三条　产业园区建设工程项目档案的验收，按照国家、省有关规定执行。第十四条　产业园区建设工程项目竣工档案，按照国家、省相关规定报送有关国家档案馆。第十五条　产业园区管委会应对本单位各类档案实行统一管理，并根据园区实际采取集中或分散的形式保管档案。第十六条　产业园区管委会应加强档案的安全保护，配置档案库房，库房内保持适宜的温度和湿度，并有防盗、防火、防光、防虫、防霉、防尘、防有害气体等设施。第十七条　产业园区管委会应采用现代化技术管理档案，加强各类电子文件的收集与管理，为产业园区建设和发展服务。第十八条　产业园区内各机关、企事业单位的档案工作，分别按照国家、省有关机关、企事业单位档案管理规定执行。第十九条　产业园区内撤、并单位和合同终止单位的档案需要向有关档案馆或其他部门移交的，应按照国家、省有关规定做好档案清理、鉴定和移交工作。第二十条　产业园区档案受国家法律保护。违反档案法律、法规，造成档案泄密、损毁的，由市、区档案行政管理部门根据情节轻重，依法对直接责任人或直接主管人给予处罚；构成犯罪的，由司法部门依法追究刑事责任。第四章　附　则第二十一条　本办法所称产业园区，是指经***、省人民政府和佛山市人民政府批准的产业园区、科技园区、高新技术产业园区等。第二十二条　本办法由佛山市档案局负责解释。第二十三条　本办法自公布之日起施行。佛山市产业园区档案分类编号指引1　引言1.1　为了实现本市产业园区档案的规范化、标准化管理，提高产业园区档案工作的整体水平，根据国家、省有关规定，结合佛山市产业园区档案工作实际，制订《佛山市产业园区档案分类编号指引》（以下简称《指引》）。1.2　本《指引》所称的产业园区档案是指产业园区在规划、建设、招商等管理过程中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。1.3　本《指引》主要适用于本市市级以上产业园区档案的分类、排列和编号。2　产业园区档案的分类2.1　产业园区档案的分类原则：以产业园区管理工作中形成的全部档案为对象，依据其管理职能，结合档案内容及形成特点，保持档案之间的有机联系，便于科学管理和有效利用。2.2　一级类目设置各产业园区的档案原则上设置党群行政档案、规划建设档案、进园企业管理档案、设备档案、会计档案、特殊载体档案、人事档案等一级类目。2.3　二级类目设置2.3.1　党群行政档案类不设二级类目。2.3.2　规划建设档案中设综合、土地征用与动拆迁、规划、市政工程、工业与民用建筑等类目。2.3.3　会计档案中设财务报告、帐簿、凭证、其他等类目。2.3.3　特殊载体档案中设照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘、实物等类目。2.3.4　人事档案中可设员工档案、已故人员档案等类目。2.4　产业园区档案的分类除一级类目以及规划建设档案、会计档案、特殊载体档案的二级类目设置统一规定外，其他类目设置由各产业园区根据需要自定。3　产业园区档案的整理方法3.1　党群行政档案、进园企业管理档案采用单件归档的方法整理。3.2　规划建设档案、设备档案采用立卷的方法整理。3.3　会计档案采用立卷的方式整理。3.4　人事档案按中组部、国家档案局关于《干部档案工作条例》、《流动人员人事档案管理暂行规定》的要求进行整理。4　产业园区档案的排列4.1　产业园区档案的排列应保持保管单位之间的有机联系，便于管理及利用。4.2　党群行政档案按“年度—保管期限—机构—时间”的顺序排列。4.3　规划建设档案在其二级类目范围内，按“项目—工作阶段（或专业性质）”等顺序进行排列。4.4　进园企业管理档案按进园顺序给予企业代号，每家企业的文件材料按时间结合问题进行排列。4.5　会计档案按“类别—年度”的顺序排列。4.6　特殊载体档案按“类别—时间”的顺序排列。5　产业园区档案的编号5.1　各产业园区的档案按档案进馆流向由市或区国家综合档案馆给予全宗号。如产业园区下属有若干分区，每一分区可视为一个小全宗，小全宗的编号可在中心产业园区全宗号后加“（1）”、“（2）”、“（3）”等进行标识，如“189（1）”、“189（2）”、“189（3）”等。5.2　产业园区档案的一级类目以大写英文字母从“A”开始，顺序标识。具体如下：类目代号 类目名称A 党群行政档案B 规划建设档案C 进园企业管理档案D 设备档案E 会计档案F 特殊载体档案G 人事档案5.3　产业园区档案的二级类目及其以下各级类目采用阿拉伯数字从“1”开始，顺序标识。5.4　档案保管单位（件或卷）顺序号采用阿拉伯数字标识，均在所在排列序列内从“1”开始流水编号。5.5　党群行政档案的编号编号模式为：“一级类目代号+年度+保管期限代号+机构代号+件号”。图示如下：其中：年度：为文件内容针对的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。保管期限代号：永久为“1”，长期为“2”，短期为“3”。机构代号：工业园区内设机构的编号，如不按机构分类该项可空。件号：文件在同一排列序列（如同一年度、同一保管期限、同一机构）内从“1”开始流水编号。5.6　规划建设档案的编号编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+项目代号+案卷号”。图示如下：其中：项目代号：按立项（或竣工）时间先后顺序对规划建设项目的编号。案卷号：在同一规划或建设项目内案卷从“1”开始的流水编号。5.7　进园企业管理档案的编号编号模式为：“一级类目代号+企业代号+件号”。图示如下：其中：企业代号：按进园时间先后对企业的顺序编号。件号：在同一企业内文件材料从“1”开始的流水编号。5.8　设备档案的编号编号模式为：“一级类目代号+设备代号+案卷号”。图示如下：其中：设备代号：按购置时间先后或其他顺序编制的设备的代号案卷号：案卷在同一设备内从“1”开始的流水编号。5.9　会计档案的编号编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+目录号+案卷号”。图示如下：其中：类别设置：各园区可根据实际情况增设三级类目。目录号：案卷目录的代号。案卷号：同一案卷目录内案卷从“1”开始的流水编号。5.10　特殊载体档案的编号5.10.1　照片、底片的编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+册号+张号”。图示如下：5.10.2　录音带、录像带、磁盘、光盘、实物的编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+件（张、盒）号”。图示如下：5.11　人事档案的编号编号模式为：“一级类目代号+二级类目代号+案卷号”。图示如下：其中：案卷号：同属二级类目的案卷从“1”开始的流水编号。6　附则本《指引》从发布之日起执行。本《指引》由佛山市档案局负责解释。附：佛山市产业园区档案分类表A　党政档案　　党务工作　　政务工作　　　　行政综合　　　　人事工作　　　　教育卫生工作　　　　审计工作　　　　宣传工作　　　　外事工作　　　　统计工作　　　　财务管理　　　　信息管理　　　　档案工作　　　　安全保卫工作　　　　后勤福利　　经营投资管理　　物业管理　　共青团工作　　工会工作　　其他B　规划与建设档案　B1　综合　B2　土地征用与动拆迁　　B2·1　综合　　B2·2　某一项目　　B3　规划　　B3·1　某一项目　　B3·2　另一项目　　B4　市政工程　　B4·1　某一项目　　B4·2　另一项目C　进园企业管理档案　C1　经营服务档案　C2　某一家企业档案　C3　另一家企业档案D　设备档案　D1　某一设备台套　D2　另一设备台套E　会计档案　E1　财务报告　　E1·1　年度报表　　E1·2　月、季报表　E2　会计帐薄　　E2·1　银行现金帐、存款帐　　E2·2　总帐、明细帐　E3　会计凭证F　特殊载体档案　F1　照片　F2　底片　F3　录音带　F4　录像带　F5　磁盘　F6　光盘　F7　实物G　人事档案类　G1　员人档案　G2　已故人员档案主题词：档案　管理　通知———————————————————————————抄送：省档案局，黄维郭副市长、杨锡基副市长。———————————————————————————　佛山市档案局　　　　　　　　　　2004年8月26日印发———————————————————————————佛山市档案局文件佛档〔2004〕35号A—2002—1—2—1件号（第1件）机构代号保管期限代号（永久）年度（2002年）一级类目代号（党群行政档案）B 3 · 5— 1案卷号（第1卷）项目代号（第5项）二级类目代号（规划）一级类目代号（规划建设档案）C 2— 1件号（第1件）企业代号（第2家进园企业）一级类目代号（进园企业管理档案）D 5— 3案卷号（第3卷）设备代号（第5台设备）一级类目代号（设备档案）E 1 · 1— 5案卷号（第5卷）目录号（第1本目录）二级类目代号（财务报告）一级类目代号（会计档案）F 1 —5 · 1张号（第1张）册号（第5册）二级类目代号（照片）一级类目代号（特殊载体档案）F 3— 6盒号（第6盒）二级类目代号（录音带）一级类目代号（特殊载体档案）G 1 — 2案卷号（第2卷）二级类目代号（员工档案）一级类目代号（人事档案）