（金档发〔2021〕1号）河池市金城江区档案局关于对乡镇精准扶贫档案工作检查情况的通报

金城江区脱贫攻坚指挥部、各乡镇人民政府:

根据《河池市金城江区档案局关于开展精准扶贫档案检查工作的通知》（ 金档函〔2021〕1号）文件要求，金城江区档案局于2021年5月31日至6月4日日组织档案检查组，对各乡镇开展精准扶贫档案检查工作。现将有关情况通报如下：

一、检查情况

我局对十一个乡镇的精准扶贫档案工作开展情况进行实地检查。对档案收集齐全完整，档案原件应收尽收，档案分类准确，档案装订整齐结实，档案目录规范准确，备考表填写真实、清楚等事项进行抽查。各乡镇基本都能按照归档清单收集材料，按照档案整理规范进行档案整理归档，但各乡镇在精准扶贫档案的收集整理上仍存在一些问题。

二、存在问题

通过检查发现各单位普遍存在档案质量不高，不符合进馆要求。主要表现在：

（一）档案收集方面

1.档案收集不齐全，各乡镇普遍存在档案收集不齐全情况。部分乡镇存在施策类材料不全，无照片档案等情况。个别乡镇甚至存在缺本乡镇脱贫攻坚年度工作总结、宣传报道情况。2.部分文件有***，但归档文件只有正文无***。

（二）档案归档质量方面

1.各乡镇都存在本单位形成的档案无原件归档，本单位形成的档案不盖章情况。

2.部分归档文件的程序未走完，如产业开发扶助项目审批表，乡镇政府审批栏相关负责人未签字，未加盖单位公章；精准识别入户评估得分统计表相关负责人、审核人、填表人、填表日期等均未填写。

3.部分乡镇归档的上级文件复印质量不好，有字迹模糊、页面喷墨等情况。

4.有重复归档情况，如同一文件分别归档在综合类和施策类。

5.部分乡镇归档文件未编制页码。

6.归档章内容未填写或用铅笔填写。

7.文号写错，有两件不同内容的档案，采用同一个文号情况。

（三）档案分类方面

1.年度分类错误。如放在2016年保存的档案形成时间为2015年。

2.保管期限分错。如本乡镇全年脱贫攻坚工作情况汇报的保管期限放在综合类10年保管。

（四）目录著录方面

1.原目录遗失。个别乡镇某个年度综合类档案目录未找到。

2.题名命名不正确，如有文件题名录入仅为“通知”两字。

3.题名有错字，如“工作实施方案”写为“工作实施发”。

4.文号中的年度括入录错。部分乡镇录入文号的年度用[]或者【】括入。

5.责任制名称不正确。目录题名责任者与文件形成的责任者不相符。

6.各乡镇都存在归档文件为复印件的，无备注标注的情况。

（五）档案装订方面

1.大部分乡镇档案装订档案的订书钉为普通订书钉，部分钉子已出现生锈情况。

2.部分乡镇仍然有用长尾夹固定档案情况。

3.部分乡镇多份文件装订为一件档案时，原钉子未拆除。

4部分乡镇档案装订不整齐。

5.档案页面顺序不正确，有装订顺序颠倒情况。

（六）其他方面

各乡镇普遍存在一个4公分的档案只放一两份档案的情况，档案容易弯曲。

三、整改要求

（一）档案收集要求

请各乡镇对照归档清单，查缺补漏，应收尽收，不出现遗漏。文件有***的，***装订在正文后面为一件，确保文件齐全完整不失散。

（二）档案质量要求

归档文件一般要求原件归档，归档文件的内容必须真实、准确，字迹清楚、图样清晰、图表整齐，要求单位或个人签章的材料，其签章手续完备。归档文件应采用耐久性强的书写材料，如碳素墨水、黑色签字版。不得使用易褪色的书写材料，如铅笔、红色墨水、蓝色墨色、圆珠笔、复写纸等。

若实在无原件且该文件比较重要，如上级文件政策性文件，复印件可酌情归档。复印件要求字迹清晰，页面无其他杂质，且要在文件目录备注栏备注“复印件”。

（三）档案分类与排序要求

请根据《乡（镇）精准扶贫文件材料归档范围和档案保管期限表》对档案的类别和保管期限按照年度进行分类。

归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按时间结合事由排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列。

（四）目录著录要求

1.责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。有2个以上责任者的，最多著录3个，中间用“；”间隔，被省略的责任者用“等”表示，著录责任者项时一般应使用全称或通用简称。

2.题名：即文件标题。完整的题名一般由责任者、事由、文种3个部分组成，一般以照实著录为原则。没有标题、标题不规范或者标题不能反映文件主要内容、不方便检索的，应全部或部分自拟标题，自拟内容外加方括号“[]”。

3.文号中的年度用六角括号“〔〕”括入，不使用方括号“[]”或实心方头括号“【】”。

4.文件是复印件时必须在备注栏予以注明。

（五）档案装订要求

归档文件一般以件为单位左侧装订。归档文件装订前，应对不符合要求的文件材料进行修整。已破损的，应予以修复；字迹模糊或易退变的，应予复制。归档文件装订应牢固、安全、简便，做到文件不损页、不倒页、不压字，装订后文件平整，有利于归档文件的保护和管理。装订应尽量减少对归档文件本身影响，原装订方式符合要求的，应维持不变。

用于装订的材料，不能包含或产生可能损害归档文件的物质。不使用回形针、大头针、燕尾夹、热熔胶、办公胶水、装订夹条、塑料封等装订材料进行装订。

文件较厚的，使用“三孔一线”棉线装订。永久、30年保管的归档文件，使用不锈钢订书钉。

（六）档案装盒要求

同一年度、机构（问题）、保管期限的归档文件按照顺序装入档案盒，尽量装至八分满，并填写档案盒盒脊及备考表项目。

根据《自治区档案局 自治区扶贫开发办公室关于做好脱贫攻坚档案移交工作的通知》（桂档发〔2021〕6 号）文件要求，金城江区脱贫攻坚指挥部、各乡镇要于6月30日前向金城江区档案馆报送精准扶贫档案目录及目录数据，届时自治区档案局会进行督查并通报。为准时完成自治区档案局、自治区扶贫开发办公室下达的工作任务，请各单位每周五下班前将《金城江区精准扶贫档案目录完成进度表》报送至我单位邮箱daj3608@163.com，联系人：梁月娟，联系电话：2283608。

请各单位务必对照我单位通报内容举一反三，抓紧整改，准时将精准扶贫档案目录报送至金城江区档案馆。

    ***：金城江区精准扶贫档案目录完成进度表      

    河池市金城江区档案局

                              2021年6月16日