南山区审计局2011年第2号审计结果公告

                   　　南山区各行政事业单位2009年度往来款项管理情况审计结果　　（二O一一年二月二十二日公告）　　根据《中华人民共和国审计法》第十七和二十七条，深圳市南山区审计局（以下简称：区审计局）下达了深南审〔2010〕第51号专项审计调查通知书，派出审计组于2010年3月16日至4月30日，对南山区各行政事业单位往来款项的管理情况进行了专项审计调查。提供真实、完整的与审计相关的会计资料和证明材料是南山区各行政事业单位的责任，区审计局的责任是对其提供资料所记载的内容进行审计调查并出具审计调查报告。　　一、审计调查实施的基本情况　　本次审计调查采取了全面问卷调查和重点审计相结合的方式进行。区审计局共发出有效调查问卷161份，涉及全区161家行政事业单位，其中：一级单位56家，二级单位105家；实际回收有效问卷161份，回收率为100%。大部分单位对本次审计调查较为重视，安排专人梳理本单位管理制度和控制流程、清理往来款项后认真填制调查问卷，为提高审计调查质量、减少审计调查误差提供了较为真实的数据。　　在对回收的调查问卷进行汇总、统计和分析的基础上，考虑了各单位性质及代表性、往来款项发生额和问卷填写情况及逻辑关系等因素，审计组选取了20家单位（占调查单位总数的12.42%，详见下表一）进行重点审计。审计过程中通过询问、检查和询证等方法，主要查阅了各单位与往来款项管理情况相关的凭证、账册和报表等会计资料及管理制度、重要合同等其他资料。　　调查问卷发放、回收及重点审计单位基本情况（表一）　　单位　　问卷发放　　问卷回收　　重点审计单位分布　　重点审计名单　　管理级次　　家数　　比例　　(%)　　家数　　比例　　(%)　　家数　　占本类型单位比例（%）　　占重点审计单位比例（%）　　一级单位　　56　　34.8　　51　　34.8　　8　　14.29　　40　　法院、教育局、劳动局、农水局、环保局、南头办、南山办、桃源办、　　二级单位　　105　　65.2　　110　　65.2　　12　　11.43　　60　　外国语学校、南山实验学校、大新小学、蛇口培训中心、南山人民医院、西丽人民医院、劳动就业中心、公证处、售房中心、西丽果场、市政管理所、看守所　　合计　　161　　100　　161　　100　　20　　----　　100　　二、各行政事业单位往来款项基本情况　　调查结果显示，截止2009年底，全区161家行政事业单位应收款项总额为22,480.43万元，较2009年期初减少16.06%；应付款项总额为52,698.36万元，较2009年期初增加1.34%。　　1、从管理级次看，截止2009年底，全区56家一级单位应收款项合计4,624.68万元，应付款项合计24,411.09万元；105家二级单位应收款项合计17,855.75万元，应付款项合计28,287.27万元（详见下表二）：　　南山区一、二级单位2009年底往来款项情况（表二）　　应收款项　　应付款项　　金额　　比重　　平均每家金额　　金额　　比重　　平均每家金额　　（%）　　（%）　　56家一级单位小计　　4,624.68　　20.57　　82.58　　24,411.09　　46.32　　435.91　　105家二级单位小计　　17,855.75　　79.43　　170.05　　28,287.27　　53.68　　269.40　　161家合计　　22,480.43　　100.00　　139.63　　52,698.36　　100.00　　327.32　　注：由于个别一级单位期末应付款项金额及比重较大，导致一级单位应付款项平均金额明显高于二级单位。　　2、从单位性质看，截止2009年底，51家行政单位应收款项合计4,4***.31万元（占19.86%）；110家事业单位应收款项合计18,016.12万元（占80.14%）；应付款项总额52,698.36万元，其中：51家行政单位合计23,332.23万元（占44.28%）；110家事业单位应收款项合计29,366.13万元（占55.72%）。　　3、从核算科目看，截止2009年底，全区161家行政事业单位应收款项中，暂付款、应收账款和其他应收款金额合计21,929.36万元，占总金额的97.55%；应付款项中，暂存款、应付账款、预收账款和其他应付款合计51,757.69万元，占总金额的98.21%。各科目核算的往来款项及比重详见下表：　　三、各行政事业单位往来款项管理情况评价　　审计调查结果显示，虽然由于单位性质及职能原因，往来款项占行政事业单位特别是行政单位的资产比重不大，发生频率和核算量也较少，但大部分单位对其管理仍较为重视，能按照财经法规和会计制度要求管理往来款项，会计核算也较为规范；区会计核算管理中心（以下简称：区核算中心）也能按照制度要求，定期要求各核算单位核对清理往来账务。但审计调查中也发现，有部分单位在往来款项管理方面仍存在一些突出问题，应引起各单位的重视，主要有：财会人员财会知识较为薄弱；往来款管理内部控制不完善，存在制度缺陷；往来款项长期挂账；在往来款科目中核算经费收支情况及会计核算不规范等。　　四、审计调查发现的主要问题　　（一）部分单位财会人员财会知识较为薄弱，影响了往来款项管理核算的合规性　　本次调查问卷按照相关财经法规规定，针对往来款项管理的各个内部控制环节设计了18项基础性问题，但问卷汇总结果显示，仅有14份问卷填报完整，填报题数在10项以下（不含）的有67份，占问卷回收总数161份的41.61%；完全未填报的有27份，占问卷回收总数的16.77%。经了解，未填报的主要原因是填报人对问题的内容不甚理解，无法作答。　　目前，区核算中心要求各单位报账员需掌握相关的财会知识，持有《会计从业资格证》。但经统计，在区核算中心集中核算的66家单位中（不含公安、教育系统和各街道办事处），未取得《会计从业资格证》的报账员共17名，占总数的25.76%。财务管理人员基础薄弱，导致部分单位很难按照规定要求，完善内部控制，规范往来款项管理。　　（二）部分单位往来款管理内部控制不完善，存在制度缺陷　　调查结果显示，已建立与往来款项管理相关的内部制度的单位为52家，占161家问卷填报单位32.3%，重点审计的20家单位也大都没有建立与往来款项管理相关的制度或规定，这说明了我区各行政事业单位对往来款项的管理仍较为薄弱，主要表现在：　　1、业务部门签订合同或协议后，未及时知会或向相关财务人员报备的单位有60家（占填报单位的37.26%，下同）；相关财务人员未定期与业务部门核对账务的有53家（占32.92%）。由于除医疗机构外，其他行政事业单位的会计核算普遍实行收付实现制，没有实际发生的收付行为未在账上反映，如信息沟通不畅，财务人员很难全面掌握本单位的债权债务状况，不能及时催收债权、偿清债务，较易导致坏账产生或因未及时还款而产生的法律风险。　　2、大额款项借出未经集体讨论并形成书面记录（纪要）的有82家（占50.01%），合同、协议和借据未建立有效审批程序的有75家（占46.58%），由于缺乏有效监控，较易导致个人违法违规行为发生。　　3、未定期核对往来款项总账、明细账的有44家（占27.33%），未定期与对方单位核对账务的有68家（占42.24%），对逾期应收款项未定期发出催收函的有102家（占63.35%）。目前我区各行政事业单位虽大部分实行会计集中核算，但对往来款项的管理责任仍由各单位承担，如核对催收不及时，较易导致因超过诉讼时效而产生坏账损失。　　4、往来款项未定期清理的有56家（占34.78%），未及时核销的有112家（占69.57%），核销时未按规定报批的有117家（占72.67%）。　　（三）部分单位往来款项长期挂账　　调查结果显示，截止2009年底，全区161家行政事业单位应收款项中，账龄三年以上的合计4,854.98万元，占年末应收款项余额的21.60%；应付款项中，账龄三年以上的合计6,890.88万元，占年末应付款项余额的13.08%。　　重点审计的20家单位中，存在往来款项长期挂账现象的有18家，挂账时间最长的达10年以上，其中：账龄三年以上的应收款项合计3,311.32万元，占20家单位应收款项总额的23.37%；账龄三年以上的应付款项合计5,339.65万元，占20家单位应付款项总额的15.93%。　　经分析，各单位往来款项长期挂账的主要原因有：（1）工程项目完工后，因主、客观原因未办理决算（结算）手续，导致相关款项长期挂账；（2）在往来款项中核算经费收支，其所对应的工作任务已经完成，但未对相关账务进行清理；（3）应收款项回收困难，甚至已形成坏账，但单位未及时清理；（4）本单位或所属单位改革或改制以及会计核算方式变动时，变动前往来款项长期挂账，未及时清理；（5）经办人员变动时交接手续不完善，新接手人员对原有账务不了解，也未采取措施进行清理；（6）单位或个人借款后经办人员报销不及时，财务人员也未及时督促催办，导致款项长期挂账。　　（四）在往来款科目中核算经费收支情况　　审计调查结果显示，在20家重点审计单位中，有13家单位将本应作为本单位收入管理的区财政和相关主管部门拨入的专项经费或补助收入记入“暂存款”、“暂付款”及“其他应付款”等往来款科目，并直接在其中核算收支，导致单位收支核算不够真实、完整，不符合行政事业单位财务准则和会计制度规定。　　（五）往来款项会计核算不规范　　对20家单位重点审计时发现，部分单位存在未严格按《中华人民共和国会计法》及行政事业单位会计制度的规定进行往来款项核算的情况，主要表现为：（1）往来款项核算不够清晰，未按相关法规规定对往来款项进行明细核算；（2）会计科目设置或使用不当，存在自行增设会计科目或会计科目核算内容不准确的现象；（3）会计报表披露不完整，个别单位外币收付情况未纳入会计报表中反映，造成会计报表未能全面反映单位债权债务状况。　　五、审计意见及建议　　（一）建议区财政部门作为国有资产管理和会计工作的主管部门，应进一步加强对各行政事业单位会计监管工作：　　1、对各行政事业单位的往来款项管理情况进行全面检查，并在今后通过定期不定期检查，督促各单位完善内部管理、规范会计核算。　　2、结合我区实际情况，尽快制定实施行政事业单位往来款项管理办法。　　3、加强对各单位及其财务人员财经法规和财会知识的培训工作。　　4、加强往来款项核销的审批，对违规处置往来款项、造成损失的，应严格按《财政违法行为处罚处分条例》及其他法律法规进行处理。　　（二）区核算中心承担了我区大部分行政事业单位的会计核算管理工作，应进一步加强会计工作基础，促进会计工作规范化管理：　　1、统一会计政策，规范对各单位特别是新纳入中心管理单位的往来款项的会计核算。　　2、加强对报账员的会计指导，促进各单位提升财务管理水平。　　3、督促各单位健全内部控制、完善审批手续。　　4、加强与各单位的沟通，及时反馈往来款项管理信息，督促各单位及时清理往来款项，避免长期挂账。　　（三）各行政事业单位应根据《中华人民共和国会计法》、行政事业单位财务规则和会计制度及其他财经法规的要求，规范往来款项管理和核算：　　1、按照我区相关管理制度配备会计人员或报账员，并加强对财务人员及其他相关人员的业务培训。　　2、建立健全往来款项管理制度，完善审批流程，规范会计核算，落实往来款项收付责任制。　　3、全面清理债权债务，并根据清理结果作出相应处理：属账务处理不当的应据实调整账务；对债权长期挂账的应要求债务方及时确认，并加大催收力度；确已形成坏账的，应在分析原因按程序报批后核销；对因管理不善造成损失的，应按规定追究相关人员责任。　　4、财务人员及报账员应进一步强化责任意识，加强与业务经办人员之间的沟通，对往来款项实行动态管理，随时掌握往来款项动态情况，分析汇总后及时汇报，以便单位掌握情况，作出决策。