广州市人力资源和社会保障局广州市财政局广州市档案局关于印发广州市失业人员人事档案管理办法的通知

穗人社发〔2016〕21号

各区人力资源和社会保障局（广州开发区劳动和社会保障局）、财政局、档案局，各有关单位：

　　为贯彻落实《中华人民共和国档案法》、《***组织部 人力资源社会保障部等五部门关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知》（人社部发〔2014〕90号）有关规定，做好广州市失业人员人事档案管理工作，提高档案科学管理水平，现将《广州市失业人员人事档案管理办法》印发给你们，请认真贯彻执行。 

广州市人力资源和社会保障局
广州市财政局
广州市档案局
2016年3月31日

　　（承办单位：市就业中心，联系电话：83811065） 

广州市失业人员人事档案管理办法 

第一章  总则 

　　第一条  为做好广州市失业人员人事档案管理工作，提高档案科学管理水平，有效地保护和利用档案，更好地为失业人员服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《干部档案工作条例》、《***组织部人力资源社会保障部等五部门〈关于进一步加强流动人员人事档案管理服务工作的通知〉》（人社部发〔2014〕90号）、《广州市就业失业登记办法》（穗人社发〔2013〕80号）等规定，结合我市实际，制定本办法。

　　第二条  本办法所称失业人员，是指本市户籍人员在法定劳动年龄内，有劳动能力，处于无业状态的人员。

　　第三条  本办法所称失业人员人事档案，是指本市户籍失业人员办理失业登记后委托其户口所在地的公共就业服务机构免费保管，包括其在工作、学习、生活中直接形成有关个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况的人事档案。 

第二章  机构和职责  

　　第四条  失业人员人事档案管理实行集中统一、归口管理的管理体制，主管部门为政府人力资源社会保障部门，接受同级档案行政管理部门监督。市、区财政部门负责资金的筹集、管理及监督工作。各区人力资源社会保障部门负责本办法组织实施。市劳动就业服务管理中心负责协调、指导、监督和检查本市失业人员人事档案管理工作。各区公共就业服务机构负责辖区内的失业人员人事档案管理工作。

　　第五条  市、区两级财政应将失业人员人事档案管理相关经费列入同级财政预算。

　　第六条  各区公共就业服务机构主要职责：

　　（一） 档案接收和转递；

　　（二） 档案材料的收集、鉴别和归档；

　　（三） 档案的整理和保管；

　　（四） 为符合相关规定的单位提供档案查询（借阅）服务；

　　（五） 依据档案记载出具存档、经历、亲属关系等相关证明，为相关单位提供入党、参军、录用、出国（境）等政审（考察）服务；

　　（六） 维护档案的完整与安全，做好保密和保护工作；

　　（七） 定期进行档案的清点和核查工作，对档案的接收、转移、保管数量及利用情况进行统计。

　　第七条  各区公共就业服务机构应配备政治素质过硬、专业娴熟、数量适宜的中共党员专职负责档案管理工作。档案管理专职人员必须认真执行有关法律规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。 

第三章  档案的管理范围 

　　第八条  失业人员办理失业登记后，可将人事档案委托其户口所在地的公共就业服务机构免费保管。

　　第九条  已委托公共就业服务机构保管档案的失业人员以自主创业、灵活就业形式实现就业，或到其他不具有人事档案管理条件的用人单位就业的，其人事档案可继续委托户口所在地的公共就业服务机构保管。

　　具有人事档案管理条件的单位是指国家机关、事业单位和国有企业。

　　第十条  已委托保管档案的失业人员出现以下情况的，其人事档案不再由公共就业服务机构保管。

　　（一）失业人员到具有人事档案管理条件的用人单位就业的；

　　（二）失业人员到达法定退休年龄且领取基本养老保险待遇的；

　　（三）失业人员达到法定退休年龄且不符合享受基本养老保险待遇条件超过5年的；

　　（四）失业人员在其失业期间死亡的；
　
　　（五）失业人员出国（出境）不归、失踪或逃亡超过5年的。

　　第十一条  不具有人事档案管理条件的用人单位不得保管人事档案；严禁个人保管本人或他人档案。 

第四章  档案接收和转递 

　　第十二条  档案的接收。

　　（一）失业人员委托其户口所在地的公共就业服务机构保管档案的，须办理档案委托保管手续，签订档案保管协议书，明确双方的权利、义务等内容。

　　（二）用人单位与失业人员解除劳动关系后30日内将其人事档案转移至失业登记所在地的公共就业服务机构，转移档案需提交以下材料：

　　1.失业人员有效身份证以及户口簿原件及复印件；

　　2.失业人员有效的《就业创业证》（或《就业失业登记证》）；

　　3.解除（终止）劳动关系等有效文书原件；

　　4.《失业人员人事档案转递通知单》（***）；

　　5.失业人员的人事档案（档案袋内附档案目录清单），档案袋须密封并加盖单位公章（骑缝）。

　　（三）各区公共就业服务机构接收档案时，需对档案的数量和内容进行清点核对，核对无误的办理接收手续并进行登记。如发现转来的档案材料没有密封，或者材料不齐全、不清楚的，应要求原档案保管单位补齐资料并密封好，加盖单位公章（骑缝），经审查无误后再办理接收手续。

　　第十三条  档案的转出。

　　（一）已委托公共就业服务机构保管档案的失业人员到具有人事档案管理条件的用人单位就业的，用人单位应在办理就业登记后30日内，由专人携带《广州市就业登记表（用人单位）》、用人单位调档函及提档人身份证，到该失业人员户口所在地的公共就业服务机构提取其人事档案。

　　（二）已委托公共就业服务机构保管档案的失业人员需委托除公共就业服务机构外的具有人事档案保管资质的专业机构保管档案的，由档案接收机构派专人携带《广州市就业登记表（用人单位）》、失业人员委托保管人事档案的证明材料、档案接收机构的调档函及提档人身份证，到该失业人员户口所在地的公共就业服务机构提取其人事档案。

　　（三）各区公共就业服务机构转出档案时，应对照档案目录清单进行核查，核查无误后将档案密封并加盖业务用章（骑缝）。

　　（四）对逾期一个月转出单位未收到回执应及时催问，以防丢失。
　　
　　第十四条  已委托公共就业服务机构保管档案的失业人员到达法定退休年龄，符合按月领取基本养老保险待遇的，在社保经办机构核发待遇后，由公共就业服务机构负责将其档案按有关规定移交至同级退休人员管理服务机构。

　　第十五条  已委托公共就业服务机构保管档案的失业人员在其失业期间出现死亡的，以及出国（出境）不归、失踪或逃亡的或达到法定退休年龄且不符合享受基本养老保险待遇条件的，其人事档案由公共就业服务机构保管五年后，公共就业服务机构可以与同级档案管理部门商定代存事宜。 

第五章  档案的保管与保护 

　　第十六条  各区公共就业服务机构应参照《干部档案整理工作细则》有关规定，认真做好失业人员人事档案材料的整理工作。防止丢失档案材料和泄露档案内容，不得擅自涂改、抽取、销毁或伪造失业人员人事档案材料。

　　第十七条  各区公共就业服务机构接收失业人员人事档案后，应及时对档案进行整理入库，建立失业人员人事档案管理台账。

　　第十八条  各区公共就业服务机构使用全市统一的信息管理系统开展失业人员人事档案管理工作。失业人员人事档案基本信息、档案目录以及接收、转递、查阅、利用等情况均须及时录入信息管理系统，逐步实现档案管理工作的标准化、规范化和科学化。

　　第十九条  各区公共就业服务机构每半年作一次全面安全检查，及时发现和排除隐患，严防失密、失窃、损毁等档案安全事故发生。

　　第二十条  各区公共就业服务机构应具备管理失业人员人事档案的物质条件，参照《干部档案整理工作细则》规定建立专用档案库房。
　
　　（一）档案库房要配备包括防火防盗门窗、空调、除湿、消防、专用密集架或铁质档案柜、计算机、复印机、扫描仪、打印机、档案消毒柜等符合档案管理要求的设施设备。

　　（二）做好档案库房的防火、防光、防尘、防鼠、防潮、防盗、防虫、防高温、防污染等措施。保持库房的清洁，库房温度保持14－24℃、相对湿度保持45－65%。每月对库房设施和安全措施进行检查，如发现安全隐患应及时处理。

　　（三）要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室，档案库房、阅档室和档案管理人员办公室应三室分开。  

第六章  档案的利用 

　　第二十一条  查阅失业人员人事档案需办理申请手续。查阅单位应派中共党员或档案专职人员向保管该失业人员人事档案的公共就业服务机构提出申请，提供单位介绍信（介绍信应申明查阅理由）和查阅人身份证，并填写《查阅失业人员人事档案申请表》。公共就业服务机构对查阅档案情况进行严格审核。

　　第二十二条  失业人员人事档案借用。

　　（一）失业人员人事档案一般不得外借。如确因需要借出使用，档案借用单位须先征得失业人员同意后（国家机关部门因执行公务除外），派中共党员或档案专职人员向保管该失业人员人事档案的公共就业服务机构提出申请，填写《借用失业人员人事档案申请表》，并提交以下材料：

　　1.失业人员有效身份证复印件；

　　2.失业人员同意借出人事档案的授权书（或证明材料）；

　　3.单位借用档案书面申请（盖单位公章）；
　
　　4.经办人有效身份证原件及复印件。

　　（二）公共就业服务机构对借用申请必须严格履行审核手续。档案借用单位应在借出约定时间内归还，不得擅自转借他人；借出档案逾期不归还的，视同为本法第二十七条第一项以及第四项的行为，并按本法第二十七条依法处理。

　　第二十三条  任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。

　　第二十四条  查阅、借用档案必须严格遵守保密制度和阅档规定。因需要从档案中取证的，必须经保管档案的公共就业服务机构审核批准后才能复制。

　　第二十五条  各区公共就业服务机构应做好档案利用情况登记，对查阅或借用归还的档案进行详细检查，以保证档案的完整和安全。　

第七章  附则 

　　第二十六条  各区公共就业服务机构要严格按照《档案管理违法违纪行为处分规定》（监察部、人力资源社会保障部、国家档案局令第30号）和《***组织部关于进一步从严管理干部档案的通知》（中组发〔2014〕9号）的有关要求，承担起业务把关责任，在档案和材料接收、查（借）阅、转递、保管等环节，严格制度、全程把关、不留死角。

　　第二十七条  有关单位及其工作人员，有下列行为之一的，由党委组织部门和政府人力资源社会保障部门严肃查处，视情节轻重，给予批评教育或党纪、政纪处分；触犯法律的，依法追究法律责任：

　　（一）擅自保管失业人员人事档案的；

　　（二）擅自剪裁、抽取、撤换、破坏或伪造档案材料的；

　　（三）擅自涂改、圈划、复制、向外公布、泄露档案内容的；

　　（四）在失业人员人事档案的接收、整理、保管、利用、转递等管理工作中，造成其他严重后果的。

　　第二十八条  本办法自印发之日起实施，有效期5年。相关法律政策依据变化或有效期届满根据实施情况依法评估修订。

　　***：失业人员人事档案转递通知单存根.