转发市档案局关于在机构改革中加强档案管理工作的意见的通知

关于在机构改革中加强档案管理工作的意见

我市新一轮政府机构改革已经开始，为切实做好政府机构改革中的档案管理工作，确保档案的完整与安全，妥善处理机构变动部门和单位档案的归属与流向，依据《国家档案局、中央档案馆关于在地方政府机构改革中加强档案管理的通知》（档函〔1999〕10号）和档案法律法规的有关规定，结合我市实际，现就在机构改革中加强档案管理工作提出以下意见。
   一、各级各部门要从对历史负责的高度，重视和加强机构改革中档案管理工作。机构变动部门和单位要将档案的管理和移交工作纳入机构改革实施方案，明确分管领导和责任人，确保档案管理和移交工作与机构改革工作同步进行。
   二、机构变动部门和单位在机构改革中必须认真做好档案的收集、整理、保管、利用和交接等工作，并按规定向同级国家档案馆或有关单位移交档案，任何部门、单位和个人不得私自带走、留存、转移和销毁各种载体的档案。
  三、机构变动部门和单位，其档案的归属与流向按以下规定执行：
  （一）撤销的部门和单位（包括临时机构），其档案原则上全部向同级国家档案馆移交；确因工作需要，经同级档案行政管理部门同意，可由其职能归属的主要部门或单位代管，不得分散。
  （二）两个或两个以上部门或单位合并组成新的部门或单位，原部门或单位的档案经同级档案行政管理部门同意，可移交新组建的部门或单位按原名称单列全宗进行保管和利用。
  （三）一个部门或单位的职能或其内部机构分解到两个以上部门或单位时，其档案不得分散，应作为一个全宗移交同级国家档案馆，或经同级档案行政管理部门同意，由继承原部门或单位主要职能的部门或单位单列全宗进行保存，并同有关部门或单位商定该部分档案的共同利用及其他有关问题。
  （四）机构保留，性质不变，但名称更改或职能与业务范围部分发生变动的部门或单位，其原来形成的档案由该部门或单位继续保管，不得分散。
  （五）机构性质改变，即由原来承担有政府职能的部门或单位，改变成不再承担政府职能的企业或事业单位，原部门或单位形成的档案应移交同级国家档案馆，或经同级档案行政管理部门同意，也可以移交继承其管理职能的部门或单位保存和利用。
  （六）市人民政府驻外办事处机构变化的，由主管部门负责档案的收集、整理和移交工作。
  四、机构发生变动的部门和单位形成的基本建设档案和设备档案，原则上应移交继承该产权的单位。必要时，可移交同级国家档案馆。
  五、机构发生变动的部门和单位形成的连续变化并经常使用的专业档案，经同级档案行政管理部门同意，原则上可移交继承该管理职能的部门或单位保存和利用。必要时，移交同级国家档案馆。
  六、机构变动部门或单位应根据上述规定，提出本部门或本单位档案的归属与流向意见，报同级档案行政管理部门同意后组织实施。移交工作由同级档案行政管理部门组织指导、监督和验收。档案未移交完毕，有关领导和责任人不得离岗。
  七、向同级国家档案馆移交档案的基本要求是，归档文件齐全完整，整理质量符合有关规定，交接及时、手续齐备。移交档案应同时移交手检式目录、电子机读目录各一式两套，以及原部门和单位编制的各种参考性资料和内部期刊、出版物等，并附有大事记、组织沿革、全宗介绍等有关资料。
  部门和单位之间移交档案可参照执行。
  八、在机构改革中，凡发生档案归属争议等问题，有关部门应及时向同级档案行政管理部门报告，以便共同协商，妥善处理。
  九、新建部门和单位应及时建立档案工作机构，配备档案管理人员，配置档案专用库房和档案保管利用设备，健全档案管理制度，确保档案的收集、整理、保管和利用工作有序进行。要在设立之日起两个月内，按要求向同级档案行政管理部门登记备案。在部门和单位设立后一年内，编制《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》，报同级档案行政管理部门审批。
  十、机构改革部门和单位的档案工作人员要忠于职守，坚守岗位，及时将机构改革中档案管理的新情况、新问题报本部门、本单位领导和同级档案行政管理部门，切实履行工作职责，依法做好档案的收集、整理及交接工作，加强档案的安全保密，严防档案损毁、丢失和泄密。
  十一、在机构改革中，对擅离职守，造成档案损失等违规、违法行为的，要依法追究有关领导和直接责任人的责任。

中共襄樊市委办公室
2009年9月30日印发