深圳市档案局关于印发深圳市市属机关团体事业单位文件集中管理办法的通知

市属机关、事业单位、各人民团体：

　　《深圳市市属机关团体事业单位文件集中管理办法》现予印发，请遵照适用。

深圳市档案局

2013年3月27日

深圳市市属机关团体事业单位文件集中管理办法

　　第一条  为加强文件的科学管理和安全保管，降低管理成本，并适应电子政务建设的需要，便于机关单位及社会各界依法利用，根据《中华人民共和国档案法》、《深圳经济特区档案与文件收集利用条例》等有关规定，结合本市实际情况，制定本办法。

　　第二条  本办法适用于市属机关、团体、事业单位（以下简称市属单位）文件的移交、管理、利用等活动。

　　第三条  本办法所称文件，是指市属单位在公务活动中形成的，移交档案馆存档之前由市文档服务中心（以下简称文档中心）保管的文件材料。

　　第四条  文档中心隶属于市档案行政管理部门，其主要职责为：

　　（一）统一接收、保管市属单位的文件（包括电子文件）；

　　（二）对接收的文件进行分类、整理、鉴定、保管；

　　（三）为文件移交单位及其他社会组织和个人提供文件查询利用服务；

　　（四）处置没有保存价值的文件；

　　（五）向档案馆移交经鉴定具有永久或30年保存价值的文件。

　　第五条  市档案行政管理部门根据实际情况确定文件纳入集中管理的市属单位，制定文件移交标准，并对市属单位文件移交工作进行指导、培训。

　　第六条  市属单位应当建立健全文件归档、移交的规章制度，明确一名负责人分管本单位的文件管理工作，并指定专门部门和相应工作人员负责本单位文件的收集、移交和利用工作。

　　第七条  市属单位应当根据国家和省、市有关规定及本单位文件的形成规律，制定本单位档案分类方案（包括文件归档范围、保管期限、分类编号体系等），并送市档案行政管理部门审定。

　　各单位向文档中心移交文件的范围为《档案分类方案》中党群工作、行政管理、业务管理三个类目的文件，其他文件材料按有关规定办理。

　　第八条  文档中心每年应当制订具体的移交计划和时间表，及时发出移交书，按照要求开展文件接收工作。

　　第九条  市属单位应当将办理完毕的文件及时收集齐全、集中保管，于第二年6月底前完成文件的初步分类整理工作（整理标准见***1），并填写移交清册，按照文档中心制订的接收时间表按时移交。

　　与纸质文件同时形成的电子文件应当同步向文档中心移交。

　　非常设机构形成的文件资料，应当在机构撤销后6个月内向文档中心移交。

　　第十条  文档中心接收文件时，应当对照文件与移交清册进行检查验收、清点核对。经验收合格的，交接双方应当填写交接文据并签名盖章。

　　第十一条  文件移交清册、交接文据均为一式两份，移交完成后交接双方各存一份（相关清册、文据的格式文本见本办法***2—5）。

　　文档中心应当对接收的文件编制检索工具，方便提供利用。

　　第十二条  文档中心应当严格按照国家有关规定的要求，加强文件保管，确保文件安全。

　　第十三条  文档中心保管的文件应当定期进行鉴定，鉴定工作小组由文档中心、文件移交单位、市档案馆三方人员共同组成。

　　第十四条  经鉴定，具有永久或30年保存价值的文件由文档中心保存10年并经规范整理后向市档案馆移交；不需要向市档案馆移交且确无保存价值的，文档中心应当登记造册（***6），征询文件移交单位意见后，按照规定予以销毁。

　　文件移交单位应当在30个工作之日内对拟销毁的文件提出处置意见，未予答复的视为同意；文件移交单位和文档中心对鉴定结果有不同意见的，应当提交鉴定报告，由鉴定工作小组作出最终鉴定结果。

　　文件移交单位已经撤并的，文档中心应当将拟销毁文件的目录送交该单位撤并后职能归属单位征求意见，并送市档案行政管理部门审核。

　　对文件移交单位已确定明确保管期限的不归档文件，文档中心按照期限予以销毁。

　　文档中心不得擅自销毁文件。

　　第十五条  文档中心必须保障和满足文件移交单位利用本单位文件的需求，文件移交单位查阅利用本单位文件时应当按照要求办理相关手续。

　　第十六条  文件移交单位应当对移交的文件是否公开提出明确意见，文档中心应当将公开文件目录及利用方法及时向社会公布，为社会各界利用公开文件信息提供方便。

　　未经文件移交单位同意，文档中心不得擅自公开文件。

　　第十七条  国家机关、社会团体、企事业单位、其他组织或者个人持单位介绍信或者本人有效证件，办理相关登记手续，可利用文档中心保管的已公开文件。

　　第十八条  未公开文件的查询利用按照以下方式办理：

　　（一）文件移交单位应当指定专门的文件管理工作人员办理利用手续；移交单位其他工作人员应当凭单位介绍信和本人身份证办理查询利用手续。

　　（二）其他单位或个人如需查询利用，应当征得文件移交单位的同意，凭文件移交单位介绍信及本人身份证办理查询手续。

　　（三）***文件的查询利用，应当符合保密有关规定并经过文件移交单位负责人批准，方可办理查询利用手续。

　　第十九条  文档中心向社会提供利用公开文件，可以采取以下形式：

　　（一）文档中心窗口查阅；

　　（二）市档案局网站查阅；

　　（三）传真、电子邮件、邮寄；

　　（四）提供文件证明；

　　（五）编纂文件专题汇编和参考资料；

　　（六）举办专题展览；

　　（七）文件信息咨询。

　　第二十条  利用文件时，不得在文件上加注、勾画、折叠、损坏或涂改；文件带出阅览场所须经文件移交单位许可，并应当在规定的期限内归还。未公开的文件未经文件移交单位同意不得擅自复制、摘录。

　　第二十一条  本办法自2013年3月27日起施行，有效期5年。深圳市档案局2007年4月1日制定的《深圳市市属机关、团体、事业单位文件集中管理暂行办法》同时废止。

　　***：1．深圳市市属单位纸质文件移交整理标准

　　2．深圳市市属单位归档文件移交清册（略）

　　3．深圳市市属单位***文件移交清册（略）

　　4．深圳市市属单位不归档文件移交清册（略）

　　5．深圳市市属单位文件交接文据（略）

　　6．深圳市市属单位拟销毁文件清单（略）　

***1

深圳市市属单位纸质文件移交整理标准

　　一、文件的整理以件为单位进行。一般以一份文件为一件；各种报表、名册、图册、书刊等，一册（本）为一件；正本和定稿合为一件；正件与***合为一件；来文与复文可为一件；转发件与被转发件合为一件；多种文字形成的同一文件为一件。排列时应批复在前，请示在后；正文在前，***在后；正本在前，定稿在后；重要规范性文件的历次修改稿依次排列在定稿之后；非诉讼案件材料的结论、决定、判决性文件材料在前，依据性材料在后。

　　二、移交文件按照移交单位《档案分类方案》划分为归档文件和不归档文件两部分。

　　三、归档文件按照发文——收文——密件或非***文件——***文件的顺序进行排列。其中，发文按发文字号或发文时间顺序排列（无发文字号的排在有发文字号的文件之后），收文按收文时间顺序或单位级别排列（先上级机关，再平级机关，最后下级机关），非***文件按形成时间排列，***文件排列在非***文件之后，按形成时间排列，***为密件的归入***文件整理。

　　四、不归档文件按照文件形成时间排列。

　　五、编写件号：非***文件、***文件、不归档文件分别按大流水编排件号，在每份文件首页右上角用铅笔标明件号。

　　六、编制《深圳市市属单位归档文件移交清册》、《深圳市市属单位***文件移交清册》、《深圳市市属单位不归档文件移交清册》。

　　七、装盒：按照文件标明的件号，将非***文件、***文件、不归档文件按顺序分别装入文件盒。

　　八、填写文件盒背脊：用黑色墨水笔填写单位名称、全宗号、形成年度、盒号及盒内起止件号，***文件、不归档文件在起止件号后分别标明“***”、“不归档文件”字样。