菏泽市财政局关于加强预算单位政府采购内部控制管理的通知

各县（区）财政局，市直各部门、单位:

为进一步规范政府采购行为，落实预算单位在政府采购活动中的主体责任，强化权力制约和责任追究，现就加强预算单位内部控制管理提出如下要求:               

一、完善预算单位内部控制管理工作机制

（一）明确政府采购管理部门。预算单位内部应明确政府采购管理部门或者归口管理部门（以下简称“采购管理部门”），具体负责本单位政府采购管理工作，牵头负责政府采购预算编制、采购需求制定、采购活动组织实施、采购合同签订、履约验收、资金支付、政策功能落实、采购信息公开、询问和质疑答复、结果评价以及与财政部门、预算主管部门的业务沟通和衔接等工作。     

（二）建立内部决策和审查机制。预算单位应当建立由采购管理部门、项目使用部门、财务部门、资产管理部门、审计或监督等内部机构参加的内部决策和审查机制，负责研究确定本单位政府采购活动的重大决策、重要事项，以及重大项目的采购需求确定、代理机构和采购方式选择、采购人代表选派、自行评审专家选定、中标（成交）供应商确定、履约验收报告审定等。对涉及民生、社会影响较大、预算金额较大的政府采购事项，应当完善法律、技术咨询和公开征求意见等环节，形成完整决策“链条”，并予以记录备查，任何个人不得单独决策或者擅自改变集体决策。                                                                                                   （三）实行不相容岗位分离。按照“分事行权、分岗设权、分级授权”原则，建立预算单位内部岗位之间的制衡机制。根据业务流程及职责权限，合理设置岗位，明确岗位职责、权限和责任主体，做到采购与财务、资产、审计及使用部门的有效衔接，确保采购需求制定与内部审查、采购文件编制与复审、采购评审与结果确定、采购组织与履约验收、合同签订与验收评价等关联岗位互相分离。

（四）加强岗位风险防控。对照政府采购法律、法规、规章及制度规定，全面梳理不同业务、流程、环节、岗位的风险事项，划分风险等级，建立风险防控台账。对关键岗位实施重点监督和定期轮岗，对需求制定、专家抽取、现场评审与监督、合同签订、履约验收等重要事项，原则上应当由2人以上共同办理，并明确主要负责人员。

（五）强化协同监督检查。各预算单位应按照信息公开有关要求，加大政府采购信息公开力度，在“中国山东政府采购网”及单位门户网站公开采购信息，以公开促监督，以监督促规范。采购管理部门要及时将政府采购执行情况和监督检查工作情况等相关信息报纪检监察和审计部门。充分发挥内部审计等部门的监督作用，建立协同监督机制，确保政府采购活动规范开展。

二、建立科学规范的政府采购预算管理机制

（一）科学编制政府采购预算。对使用财政性资金或者以财政性资金作为还款来源的借贷资金，购买政府集中采购目录内或者目录外且采购限额标准以上的货物、服务和工程项目，预算单位应全部编制政府采购预算，实现应编尽编。各预算单位采购管理部门应及时汇总单位内部采购需求，提前做好需求论证和市场调研，科学编制政府采购预算，做到编实、编准、编细，切实减少预算调整及资金结转。

（二）严格控制政府采购预算调整。政府采购预算应据实编制、按需采购，各预算单位采购管理部门应按照批复的政府采购预算组织实施采购活动。政府采购预算年度执行中原则上不予调整，确因工作需要调整的，由项目所在部门向采购管理部门提出调整申请，按照相关规定履行变更程序。预算调整较频繁的（年度调整金额占预算总额30%以上的），将作为预算编制不规范情形，纳入预算单位内控管理考核事项。

（三）加快政府采购预算执行。年初政府采购预算批复后，采购管理部门应统筹规划年度政府采购预算执行进度，及时备案政府采购计划，抓紧细化采购需求，督促采购代理机构尽快开展采购活动；采购活动结束后，在规定时间内签订政府采购合同，履行验收程序，加快资金支付进度，确保采购活动规范高效。政府采购预算尚未批复的项目，如确有必要，可充分利用“预采购”制度，提前组织开展采购活动。

三、依法合规组织实施政府采购活动

（一）准确细化政府采购需求。预算单位在确定采购需求前，应当通过咨询、论证、问卷调查等其他方式向不少于3个具有代表性的市场主体开展需求调查，了解相关产业发展、市场供给、同类采购项目历史成交信息、可能涉及的运行维护、升级更新、备品备件、耗材等后续采购以及其他相关情况。采购需求确定后，在采购活动开展前，预算单位应当对采购需求进行一般性审查和重点审查，确保采购需求依法合规、完整准确。

具体要求详见：《山东省财政厅关于转发〈财政部关于印发〈政府采购需求管理办法〉的通知〉的通知》（鲁财采〔2021〕13号）

（二）采购意向公开。采购项目确定后，预算单位需在中国山东政府采购网公开采购意向，公开时间应当尽量提前，原则上不得晚于采购活动开始前30日。

具体要求详见：《山东省财政厅转发

（三）合理确定采购方式。按照各种采购方式的法定情形及集中采购范畴，结合实际采购需求，合理确定适用的政府采购方式。公开招标数额标准以上的项目，应优先选择公开招标采购方式，杜绝拆分项目金额规避公开招标。确需采用非招标方式的，经单位内部决策机制研究后形成方式选择意见，其中，公开招标数额标准以上项目变更为单一来源采购方式的，按规定程序报同级财政部门审批；变更为其他采购方式的（含邀请招标采购方式），报业务主管部门审批。

具体要求详见：《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部第74号令）

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部第87号令）

《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）

《山东省财政厅关于实施政府采购流程再造进一步完善政府采购机制的通知》（鲁财采〔2019〕50号）

（四）择优选择代理机构。预算单位应当根据项目特点、代理机构执业公示信息等，经内部决策机制研究，优先选择信用水平较高、执业能力较强的社会代理机构。对应由集中采购机构代理的项目，不得违规委托社会代理机构组织实施。

（五）规范订立委托代理协议。委托社会代理机构开展采购活动的，应当在备案政府采购计划后5个工作日内签订委托代理协议，明确代理采购的范围、权限、期限和收费标准等具体事项，并约定双方权利和义务。预算单位和代理机构应当按照委托代理协议行使各自职权、履行各自义务，《政府采购法》及其实施条例明确由预算单位承担的法律责任，预算单位不得将相关事项委托给代理机构而转移责任，代理机构也不得超越代理权限组织采购活动。

（六）优先采购本国产品。政府采购应当优先采购本国货物、工程和服务，确因采购项目在中国境内无法获取或者无法以合理的商业条件获取的、为在中国境外使用而进行采购的以及其他法律和行政法规另有规定的，可以选择采购进口产品。采购进口产品申请获得设区市以上财政部门核准后，可在采购文件中标注“允许采购进口产品，但不能排斥国内同类产品参与竞争”。未报进口产品采购申请或者采购申请未经核准的，一律不得采购进口产品。高校及科研院所采购进口科研仪器设备实行备案管理。

具体要求详见：《政府采购进口产品管理办法》（财库〔2007〕119号）

《关于政府采购进口产品管理有关问题的通知》（财库〔2008〕248号）

《山东省财政厅 山东省工业和信息化厅关于进一步加强政府采购进口产品审核有关事项的通知》（鲁财采〔2021〕16号）

（七）科学编制采购文件。采购人或者采购代理机构应当根据采购项目的特点和采购需求编制采购文件（包括招标文件、谈判文件、磋商文件、询价通知书），围绕能够体现货物和服务的质量、价格、效率等关键因素，科学设置评审因素。采购文件应当体现落实节约能源、保护环境、扶持不发达地区和少数民族地区、促进中小企业发展等政府采购政策。不得要求或者标明供应商名称或者特定货物的品牌，不得含有指向特定供应商的技术、服务等条件，不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。采购文件发布前，预算单位应进行内部审查，做到完整、合法、规范，表述准确，无歧义。

具体要求详见：《政府采购非招标采购方式管理办法》（财政部第74号令）

《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部第87号令）

《政府采购竞争性磋商采购方式管理暂行办法》（财库〔2014〕214号）

（八）落实采购人代表职责。为落实采购人主体责任，预算单位应当派出人员作为采购人代表参与政府采购评审活动，具体人员个数由预算单位按照评标委员会或者竞争性谈判小组或者询价小组有关组成人数确定。如本单位确实无法选派采购人代表的，可以邀请专业人士作为采购人代表参加评审，但必须出具书面委托书。除采购人代表外，预算单位可派员进入评审现场实施监督，但不得超过2人，不能参与评审打分。预算单位采购人代表及监督人员参加评审活动，必须出具单位委托书。

（九）抽取或者自行选定评审专家。采购需求明确、评审因素能够通过客观指标量化的采购项目，应当从省政府采购评审专家库中随机抽取评审专家。采购需求难以准确描述、评审因素需要进行主观判断的技术复杂、专业性强的采购项目，通过随机方式难以确定合适评审专家的，经预算单位内部决策研究后，可自行邀请相关行业专业人员参加评审。

（十）公正参与政府采购评审活动。采购人代表不得担任评审小组组长，不得向评审专家作倾向性、误导性的解释或者说明。采购人代表打分与其他评审专家相比具有畸高或畸低的，应当在签署评审报告时作出书面解释。除***财政部门规定情形外，预算单位和代理机构不得以任何理由组织重新评审，确需重新组织评审的，应当书面报告本级财政部门；预算单位或者代理机构不得通过对样品进行检测、对供应商进行考察等改变评审结果。

（十一）按序确定中标（成交）供应商。采购管理部门或者采购领导小组应当自收到评审报告之日起5个工作日内在评审报告推荐的中标（成交）供应商中按顺序确定中标（成交）供应商，自中标（成交）供应商确定之日起2个工作日内，应当发出中标（成交）通知书，并在“中国山东政府采购网”上公告中标（成交）结果。

（十二）及时签订政府采购合同。预算单位应当在中标（成交）通知书发出之日起10个工作日内，按照采购文件确定的事项签订政府采购合同，明确采购内容、采购方式、采购金额、交付方式、担保形式、支付方式、履约责任和违约风险等内容。预算单位应鼓励供应商以信用担保方式缴纳履约保证金，逐步取消以预留合同尾款作为供应商质保金或担保金的形式，质保金和履约保证金不得重复收取。

（十三）积极畅通政府采购救济渠道。预算单位是答复供应商询问和质疑的主体责任人，除已委托授权代理机构范围内的询问或质疑事项应由代理机构答复外，其他均应由预算单位在收到供应商质疑后7个工作日内作出书面答复。对供应商投诉事项以及任何单位和个人的控告、检举，预算单位应积极配合财政部门做好调查取证和答复处理等工作。采购管理部门牵头负责涉及本单位政府采购事项的询问、质疑和投诉答复工作。

具体要求详见：《政府采购质疑和投诉办法》（财政部第94号令）

（十四）认真组织履约验收。采购管理部门或者采购领导小组应当按照政府采购合同，包括规定的技术、服务、安全和质量标准等组织履约验收，验收人员应当与采购人员相分离。预算单位委托代理机构组织履约验收的，应当在委托代理协议中明确验收内容、标准及验收责任，并对验收结果进行书面确认。向社会公众提供的公共服务项目，验收时应当邀请服务对象参与并出具意见，验收结果应当向社会公告。验收结束后，预算单位或者采购领导小组应当形成验收报告。

具体要求详见：《政府采购合同和履约验收管理办法》

（十五）按时支付合同资金。预算单位应当于合同签订生效且具备实施条件后5个工作日内支付预付款，货物类项目预付款比例不低于合同金额的30％，服务类项目预付款比例不低于合同金额的10%。对满足合同约定支付条件的，预算单位应当在收到***后5个工作日内支付资金，不得以机构变动、人员更替、政策调整等为由延迟付款。对供应商有融资需求的，预算单位应当积极配合供应商开展政府采购合同融资业务，做好账号修改和锁定工作，确保资金还款安全。

（十六）妥善保管采购项目档案。采购管理部门负责采购文件（包括音视频资料）的档案保管工作，采购领导小组决策意见、会商意见等应一并纳入采购文件进行档案管理。采购文件可以电子档案方式保存，保存期限应自采购活动结束之日起不少于15年。

四、特殊项目采购活动组织

（一）科研仪器设备采购项目管理。各高校、科研机构应当建立科研仪器设备采购工作机制，完善自行组织采购活动和特事特办、随到随办采购流程，妥善处理采购进口科研仪器设备和支持创新的政策衔接，简化科研急需设备的采购流程，加大对采购结果的信息公开力度，强化对采购活动的监督，做到全程透明、可追溯。

具体要求详见：《财政部关于完善中央单位政府采购预算管理和中央高校 科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》（财库〔2016〕194号）

《关于省属高等院校和科研院所科研仪器设备采购管理有关事项的通知》（鲁财采〔2016〕43号）

（二）紧急采购项目管理。预算单位应完善紧急采购管理体系和管理制度，因自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件等应急突发事件所实施的紧急采购，应当完整保存与采购有关文件和记录，在满足需求的前提下不得排除竞争。

具体要求详见：《山东省财政厅关于开启疫情防控应急救援设备和物资采购绿色通道的通知》（鲁财采〔2020〕2号）

《山东省财政厅关于政府紧急采购项目完成后有关信息备案工作的通知》（鲁财采〔2020〕12号）

（三）***采购项目管理。预算单位应当建立健全***政府采购项目内部决策和审查机制，在定密权限内依法依规确定采购项目密级，完善采购需求和采购方式确定，按照相关规定自行组织或者委托集中采购机构组织实施***项目政府采购。在确保国家秘密安全的前提下，***政府采购项目同样需要公平竞争、促进廉政建设。

具体要求详见：《山东省财政厅 山东省国家保密局转发《财政部 国家保密局关于印发〈***政府采购管理暂行办法〉的通知》的通知》（鲁财采〔2019〕46号）

五、推动政府采购政策功能落实

政府采购应当有助于实现国家经济和社会发展目标，如节约能源、保护环境、帮扶福利企业、扶持监狱企业、促进中小企业发展等。预算单位作为落实上述政策功能直接、重要的责任主体，应在采购需求制定、采购文件编制、合同类型选择、项目评审中充分体现政府采购政策功能，如对符合采购政策的产品或服务设置一定的技术标准或质量标准规定；专门面向监狱企业、福利企业或者中小企业等，在某一项目或者全部项目中预留一定采购份额；按照相关规定给予中小企业、节能环保产品等价格扣除或评审加分优惠；在技术、服务等指标同等满足的条件下，应当优先采购列入节能和环境标志产品政府采购清单的产品等。

具体要求详见：《财政部司法部关于政府采购支持监狱企业发展有关问题的通知》（财库〔2014〕68号）

《关于促进残疾人就业政府采购政策的通知》（财库〔2017〕141号）

《财政部发展改革委生态环境部市场监管总局关于调整优化节能产品、环境标志产品政府采购执行机制的通知》（财库〔2019〕9号）

《山东省财政厅 山东省工业和信息化厅关于转发

六、建立采购绩效评价机制

建立采购绩效评价机制，促进政府采购绩效不断提高。采购管理部门牵头负责政府采购项目结果评价工作，结合预算绩效评价，围绕采购质量、采购价格、采购绩效等核心要素，对政府采购的目标实现、功能体现、政策落实、透明程度、节约资金，以及合规性、公正性、时效性等进行综合评价，形成采购评价结果对采购预算、采购需求及采购评审的有效反馈，并向代理机构、评审专家和供应商的政府采购信用体系提供基础信息。

菏泽市财政局

2021年9月17日