治平乡档案管理制度
主管领导档案工作职责
一、组织《档案法》等档案法律法规的学习宣传教育活动, 提高全乡干部职工的档案意识和法制观念。
二、将本乡档案工作纳入议事日程和工作计划, 实行目标管理,定期主持召开工作会议,切实解决档案工作中存在的人、财、物等实际问题。
三、布置档案工作规范化管理任务 ,提出“收、管、用”要求,并组织监督、检查。
四、协调档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。
五、组织开展本乡各村(社区)档案人员的培训工作、业务考核,落实奖惩。
档案人员岗位职责
一、学习宣传贯彻落实《档案法》等档案法律法规,严格执行档案工作有关标准、规范。
二、建立、完善并严格执行各项档案管理制度,确保档案的齐全完整、整理规范、有效利用。
三、对所属单位和系统档案工作进行监督、指导,具体负责本乡各种门类和载体的文件归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作,促进档案的收集、整理、鉴定、统计、编目与检索、编辑与研究、保管以及提供利用等项业务建设。
四、做好防火、防盗、防尘、防潮、防高温、防有害生物、防有害气体、防光等八防工作。
五、学习和掌握档案业务知识和专业技术,不断更新观念,积极应用档案管理新技术、新方法,不断提升档案管理水平。
档案收集归档制度
一、收集归档范围
凡是反映本乡工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件,均属收集归档范围。任何个人不得对其履行职责过程中形成的文件据为己有。
二、归档质量要求
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区别不同价值和年度,便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类的归档文件和案卷质量符合相应标准。
档案整理制度
一、档案整理原则
档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性,保持档案文件之间的历史联系,充分尊重和利用原有基础,便于保管和利用的原则。
二、档案整理环节
档案整理工作由办公室组织实施,档案人员负责对各种门类和载体的文件进行归档前的监督、指导工作以及归档检查验收和归档后的统一编目工作。党务、行政管理纸质文件由办公室整理归档; 会计文件由会计科整理归档;音像文件、电子文件、重大活动形成的文件、专业文件由相关科室整理归档。
三、档案分类排列
(一)文书档案采用“保管期限—年度”的分类法;其他门类和载体的档案按照相应的办法和标准、规范,综合运用“保管期限”、“年度”、“机构(问题)”、“工程项目”等分类方法进行分类。
(二)不同门类和载体的档案分别排列;同一门类和载体的档案按分类方案进行排列。
四、档案基本编目
(一)案卷封面项目“全宗名称”、“类目名称”、“案卷题名”、“时间”、“保管期限”、“件、页数”、 “档号”等填写齐全。
(二)案卷脊背项目“全宗号”、“目录号”、“年度”、“案卷号”等填写齐全。
(三)档案盒封面和盒脊“全宗名称”、“全宗号”、“年度”、 “保管期限” 、“起止件号(室)”、“盒号”等填写齐全。
(四)以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号—案卷目录号—案卷号—件、页(张)号”的结构编制档号;以件为单位的纸质文书档案采用“全宗号—年度—保管期限—件号”的结构编制档号;科技档案采用“类别号—项目号—案卷号—件、页(张)号”的结构编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物材料等按照相关规定编制档号。
(五)卷内目录、案卷目录、归档文件目录填写齐全完整、规范;机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等的规定。
档案保管制度
一、严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。
二、档案人员应科学管理档案,非档案管理人员不得进入档案库房。
三、档案库房和档案柜架适宜档案的安全保管保护,配备“八防”设备并按照规定正确维护和使用。
四、按照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。 档案柜架排放整齐,编制《档案资料存放示意图》和其他指引标记。
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