佛山市高明区档案馆接收档案的标准（试行）

  佛山市高明区档案局文件

明档字〔2007〕4号

关于印发《佛山市高明区档案馆接收档案的标准(试行)》的通知

各镇政府、街道办，区直各单位：

《佛山市高明区档案馆接收档案的标准（试行）》已经有关部门同意，现印发给你们，请认真贯彻执行。在实施过程中遇到问题，请迳与我局联系。

                             佛山市高明区档案局

                            二OO七年二月十三日 

主题词：档案　接收　标准　　通知

抄送：佛山市档案局

佛山市高明区档案局       2007年2月13日印发（共印110份）

佛山市高明区档案馆接收档案的标准（试行）

为了保证移交进馆档案的质量，参照1983年国家档案局、中央档案馆制发的《中央档案馆接收档案的标准》和根据1983年***、***印发国家档案局制订现行适用的《机关档案工作条例》的规定，特制订本标准。

　　一、移交进馆的档案

　　凡移交进馆的档案，应符合档案整理的规范。

　　二、以全宗为单位，整理移交档案

　　（一）移交进馆档案必须以全宗为单位进行规范整理，一般情况下每年移交进馆一次（档案移交进馆时间按有关制度）。

　　（二）进馆档案要保证全宗档案的完整。凡反映本单位主要职能活动（包括党、政、工、团等机构）、具有科学历史研究价值及保存查考价值，需要长期、永久保存的档案，均应收集齐全、规范整理（分散的档案由移交单位收集整理），按规定的标准向区档案馆移交。

三、材料分类清楚，整理前后一致

　　(一)一个全宗应按统一的分类方案，一般不能随便变动，且要做到类别设置合理，各类之间界限清楚，大类与属类层次分明，归类准确。

　　（二）一般要求按年度——组织机构或问题分类，也可采用组织机构或问题——年度分类。

　　四、进行档案鉴定，划分保管期限

　　凡移交进馆的档案必须经过鉴定，且具有永久、长期保存价值。

　　五、归档要求

　　（一）总体要求

　　以文件的自然形成规律和保持文件之间的历史联系为原则，灵活运用单份文件或组（立）卷方式归档。

（二）具体要求

1、全部文书类文件材料，应顺应文件形成时的本来状况，以“件”为单位，逐件整理归档。

2、其他类别的文件材料，可视具体情况，灵活选取单份文件或组（立）卷归档方式。其中，组（立）卷归档时必须注意：

（1）同一问题、同一会议、同一案件的文件以及正件与***、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件等应组卷在一起。

　　（2）文电应统一立卷。（原来已经分开立卷的可不再重新整理）。

　　（3）录音带、录像带、照片等档案，应与文书档案统一整理、分别编目，分别存放，并在档案目录上标明参见号，以保持相互联系和便于查找利用。

　　（4）案卷厚度一般不超过二厘米或二百张纸。

六、文件排列

    （一）单份文件归档，文件排列必须合理有序。即同一年度的文件材料分永久、长期两个保管期限排序，不同年度、不同保管期限的文件不能排列在一起。

　　（二）组（立）卷归档，卷内文件排列应条理系统，保持文件之间的联系，使卷内文件形成一个有机的整体，一般可按时间顺序或重要程度排列。

　　1、密不可分的文件排列，一般应批复在前，请示在后；正式文件在前，***在后；正文本在前，底稿在后。

　　2、重要文件的历次稿件排列，最后定稿在前，定稿前的历次稿件依次排列。

　　3、案件卷内文件排列，结论、决定、判决性文件在前，依据材料（罪证、旁证等）在后。司法部门形成的案件档案，按本部门的规定排列。

　　七、档案的装订、编号

（一）单份文件归档的装订、编号：

1、文件装订，保持原貌。装订位置：左侧装订（将左侧、下侧对齐）、左上角装订（将左侧、下侧对齐）。

2、文件编号，不重不漏。归档文件逐件在首页左上方空白处用红色印泥（或黑色印泥）端正、清晰地盖上“件号章”，填写有关栏目的内容（其中“件号”在同一年度和同一保管期限内按流水编号），其式样：

（二）组（立）卷归档的装订、编号

1、案卷装订位置：一般采用左侧装订。可视具体情况用线绳、或不锈钢钉进行装订。

2、案卷编号，不重不漏。按要求填写“档号”内的内容。案卷内文件要编写页号，其中不论单面、双面书写的文件，还是折叠页、大小页，凡有文字的均应编页号，而卷内只有一份文件，已有页码，无需再编页号。编号位置：左侧装订，在文件正面右上角或反面左上角编号；图表、照片可在空白处或背面编号。

　　3、不装订的案卷，应逐件编件号，并按件装订。“档号章”位置在每件首页的右上角。档号应包括全宗号、目录号、卷号、件，其式样：

3.5 厘米（长）、1.5厘米(宽)

    另：

科技档案专用归档印章式样：

婚姻登记档案专用归档印章式样:

所有归档文件，要做到：修裱破损或幅面小于16开的文件；复制字迹模糊或易褪变的文件；对大于A4规格的文件要折叠；去除会生锈的金属物，用不锈钢钉、线绳装订或白乳胶粘接。

八、填写档案目录、卷内备考表、案卷封面

（一）文件著录，准确详细。凡移交进馆的档案，必须把归档文件的有关项目录入专用的档案管理系统，打印归档文件目录或案卷目录、卷内文件目录（*** 1）。目录上的项目应填写齐全、规范，字迹清晰。文件标题，不应随意更改和简化；没有作者、年、月、日的文件，应尽量考证清楚；会议记录应写明某会议和时间。

　　（二）凡组（立）卷归档，须在每卷档案卷末附上卷内备考表（***2），填写需说明的问题和整理人、检查人、整理时间。以“件”装订的案卷，还必须填写需说明的问题、全宗号、目录号和卷号、件号。

　　（三）组（立）卷时，还要填写案卷封面，且应做到：

1、软卷皮用150克 的牛皮纸（不用夹板纸），规格为30×22厘米，脊背厚度一般不超过2厘米。

2、案卷封面上的项目内容需填写，并用电脑打印，确保工整、清晰。

3、案卷标题应简明、准确反映卷内文件内容，一般应包括作者、问题、名称三部分，体式统一，文字简练，使用简称应通用易懂。

九、档案装盒、排列

（一）单份文件归档，将整理好的归档文件按照编号顺序装入档案盒，以盒满为限，在档案盒的背脊上填上：全宗名称、全宗号、类别号、年度、期限、起止件号。

（二）组（立）卷归档，一般应按问题、重要程度进行排列，也可按时间、机构进行排列。在各类案卷排列方法上，应力求一致，尽量保持案卷之间的联系。案卷装盒，可以根据实际情况一卷一盒或装子母卷。

十、编写“归档说明”

凡文书档案，必须按年度拟写“归档说明”。“归档说明”内容包括：本年度立档单位主要工作概况，本年度内设机构及单位党、政主要领导人变化情况，本年度文书档案归档情况（含归档工作的组织情况、文件材料完整与否、档案数量、有何缺陷和问题）

附：相关表格、式样

***一：卷内文件目录

***二：归档文件目录

***三：案卷目录

***四：卷内备考表

***五：案卷封面

***一：

卷内文件目录

***二：

归 档 文 件 目 录

***三：

    案   卷   目   录

***四：

***五：