关于进一步规范社会保险经办机构 审核企业职工档案工作的通知

日期：2020-06-08|来源：青岛市人力资源和社会保障局

各区、市人力资源社会保障局:

　　按照企业职工养老保险业务经办流程，查阅个人档案是办理养老保险有关业务的必要环节，为切实维护参保企业职工合法权益，根据《中华人民共和国档案法》和《企业职工档案管理工作规定》有关要求，现就规范企业职工档案审核工作通知如下：

　　一、建立检索机制。各级社会保险经办机构应通过社企信息平台，及时采集参保单位职工档案存放信息，整合共享流动人员档案存放信息，探索建立参保人员档案检索机制，提升社会保险经办服务水平。

　　二、设置审核专员。各级社会保险经办机构要按照工作需要设置档案审核专员，负责企业职工档案的查询、鉴别、审核、转递和安全保密等工作。审核专员要求具备较强的政治素质、业务能力和保密意识。

　　三、规范审核受理。档案审核相关业务实行“首问负责制”，业务经办人员要认真全面询问，甄别业务办理需求，必要时做好书面记录并及时对接档案审核专员，避免出现因询问不全面，答复不准确给办事人员增加负担的现象。

　　四、明确审核要件。档案审核以档案原始记录为主，对档案材料不完整的，业务经办人员应一次性告知缺失内容，并出具补充档案材料告知书（***1）。

　　（一）退休资格和工龄确认审核要点

　　1.招工手续。如：招工表、招工花名册、介绍信、报到证等；

　　2.转正定级、正常升级手续。如：转正定级表、工资升级表、工资凭证原件等；

　　3.离开原单位相关手续。如：调动信、辞职审批表、单位对其离开的处理决定、解除合同报告书、失业登记表、工资转移证明、人事档案转移函等；

　　4.特殊经历。包括上山下乡、入伍、工作中途入学等。如：下乡登记表、下乡证、入伍登记表、退伍登记表、军官转业登记表、选拔学生登记表等。

　　（二）特殊工种审核要点

　　用人单位提供的职工个人档案无法认定特殊工种资格的，应提供职工在特殊工种岗位工作时领取保健补贴的花名册、工资发放花名册等能够反映从事特殊工种经历的原始材料。对异地从事特殊工种后转入我市的参保人员，可联系转出地社保部门进行协查。

　　（三）合同制工人补缴养老保险费审核要点

　　合同制工人补缴1994年10月建立个人账户之前养老保险费的，需要提供合同制工人招工审批表，无法提供的，应提供原劳动部门盖章确认的劳动合同、招工花名册。

　　五、做好查询指导。对不清楚个人档案管理部门的，业务经办人员应主动给予档案查询指导。具体包括：

　　（一）在职人员档案可到所在单位或档案托管部门查找；

　　（二）失业人员可到所在区（市）就业中心查找；

　　（三）退休人员可到户口所在街道保障中心查找；

　　（四）关停破产企业职工可到原企业的托管单位或上级主管部门查找；

　　（五）上述人员还可到市、区档案馆进行查找；

　　（六）异地转入我市的职工，退休前应将档案由调出地原工作单位转移至青岛，出现档案缺失的，可向原单位或原单位档案委托管理部门查找。

　　六、主动开展协查。对不能提供档案的，社会保险经办机构可根据职工参保经历等实际情况，主动向有关单位或上级主管部门发送档案协查函（***2）。

　　七、有关工作要求。各级社会保险经办机构要提高政治站位，增强服务意识，加强横向协调和上下联动，提升信息化建设水平，充分共享信息资源，切实做好企业职工档案审核工作。市社保经办机构要加强对区（市）经办机构工作人员的业务培训和指导，做到审核标准一致，办理流程一致，答复口径一致。工作中出现的舆情的，要正面引导，及时高效依法依规处置。对于因工作不到位、不负责任造成严重后果的，按有关程序进行约谈问责。

　　                                      青岛市人力资源和社会保障局

                                              　　2020年6月2日