龙岗区教育局2020年干部人事档案整理技术服务项目招标公告

　　一、项目概况及预算控制金额

　　项目名称：龙岗区教育局干部人事档案整理技术服务。

　　控制金额：人民币陆拾伍萬圆整（650000.00元）。

　　（供应商的投标报价不可超过预算控制金额，否则视为无效应标处理）。

　　二、招标和定标方法

　　(一)本项目采用内部招标的方式进行。

　　(二)定标方法

　　当符合性审核合格供应商达三家或三家以上的，以综合评分的方式产生中标供应商。综合评分法的规则是：采取百分制综合评分法进行评标，按投标人综合评审后得分由高到低顺序排列确定中标人。因得分相同而无法确定中标人的，按投标报价由低到高顺序排列确定中标人。得分且投标报价相同的，按技术部分得分由高到低顺序排列确定中标人。

　　评分标准详见***。

　　三、投标人资格

　　（一）投标人必须具有独立法人资格，无外资背景；

　　（二）投标人须在深圳市档案行业主管部门登记备案，且在有效期内；

　　（三）本项目不接受联合体投标；

　　（四）近三年内无行贿犯罪记录（须提供诚信承诺函）；

　　四、项目需求（供应商参与投标的，视为已完全理解和接受项目需求的所有要求，并能做出实质性响应承诺。）

　　（一）服务总体要求

　　为推动干部人事档案工作规范化、制度化、科学化建设，全面提升干部人人事档案管理水平，以更好地为本单位组织和人事工作服务，我局拟规范档案库房和对库存的约2500册干部人事档案进行归档整理和数字化扫描，形成可供影像档案管理系统查询调阅的电子影像，实现检索信息与相应的电子影像对应链接。以提高人事档案管理工作的信息化，提升档案管理效率、方便查询；具体工作包括：1、协助规范化档案库房管理和建立档案库房管理“八防”措施；2、对2500卷人事档案进行整理、查漏缺及数字化扫描。

　　（二）服务技术及管理要求

　　1、协助规范化档案库房要求

　　按照《档案库房建设及保管保护设备配置》《档案室建设设计规范》等标准，对档案库房的配置、档案排列，索引卡编制等提出合理化建议，并协助建立档案库房管理“八防”措施。

　　2、档案整理装订要求：

　　（1）档案接收：严格按照采购人档案接收要求接收干部人事档案，以个人为单位；

　　（2）档案整理：对干部人事档案按照中组部下发的《干部人事档案整理标准》进行整理、分类排列、信息录入、编码、装订、编目。在档案整理过程中，对不规范材料纸张，应用A4空白纸进行粘贴或加边；对大于A4的纸张应折叠为A4大小；对档案破损情况的，须征求采购方同意后方可进行修复处理；对档案中缺少主要材料的，须及时告知采购单位；应对档案材料中的大头针、订书针等杂物清除；信息录入应按要求将现有的档案管理系统中，并对录入信息保证100%准确；档案装订要求档案材料齐全、纸张规范完整，装订孔不得压字、盖章不得模糊；

　　（3）档案上架：采购单位验收合格后，中标单位负责按照归档上架顺序排序上架，并做好干部人事档案上架的数据统计工作和制作索引标签等工作；

　　（4）档案移交：认真做好档案移交；保护移交档案的安全，不使无关人员接触档案，遵守保密条例，保守档案秘密。

　　3、数字化处理流程要求：

　　（1）档案出入库：出入库时需核对档案数量、人名，填写出入库交接清单并双方签字。

　　（2）档案扫描：

　　1）扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非采购人要求，不能更改为灰度或黑白模式；

　　2）扫描工艺：要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，可采用连续进纸方式扫描；A3幅面及以下的档案资料必须采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图；

　　3）图像处理：对通过扫描取得的档案图像要进行必要的处理，如：旋转、去噪、去边、去污、调整亮度和对比度等，确保数字化图像资料清晰完整、顺序正确、不重复、不遗漏、无黑边、不倾斜、无污点、与实物档案保持实质性一致，适合屏幕显示且打印质量清晰；

　　4）扫描仪基本要求：扫描部件采用三色增强的CCD，光学分辨率不低于600dpi。

　　5）存储及压缩方式：存储格式为JPEG（采用中度压缩），如非采购人要求，不能更改为其它格式；

　　6）分辨率：分辨率不低于300DPI。当档案原件不清、字迹较淡，扫描的图像不清晰时，应适当增加分辨率,可根据实际情况调整分辨率及其他相关参数；

　　7）图像文件大小：单个A4幅面的资料形成的彩色图像文件大小原则上不大于2000KB；

　　8）清晰度：小五号复杂笔画中文文字在屏幕显示和原样打印后的准确识读率达到98%以上；

　　9）倾斜度：小于0.5度；

　　（3）数据上传：将扫描后的档案必须将按照人事档案信息系统中的个人信息著录条目逐一对号上传。

　　（4）图像核查：将扫描完成的资料逐一核查，去除扫描软件没能自动处理的黑边、纠斜、污点等，记录补扫信息（对漏扫、不合要求的扫描图像重新补扫）。

　　（5）图像补扫：将核查完成的、需补扫的资料逐一补扫，补扫质量达到品质要求。

　　（6）品质检查：对最终成果材料需电子文件、著录内容完全对应，以确保完全合格。

　　（7）档案移交：对完全合格的档案，装订好后与招标方办理验收移交。

　　4.其他事项

　　（1）中标方在本合同生效起7个工作日内备齐档案整理、数字化扫描专用设备用品入场。并在合同的有效期内委派专业技术人员在采购方的工作现场进行作业；中标方设备的耗材、安全检修等自行负责，但应确保电子档案质量和采购方档案的安全保密。中标方未能按时完成工作量、有档案遗失、污损、泄密、错漏等应赔偿采购方。

　　（2）采购方有权自行或委托第三方随时检查中标方产品质量，监督中标方按质量提供服务。若中标方扫描装订质量达不到采购方要求，在采购方书面通知中标方整改后，中标方还无明显改善，采购方有权单方面立即终止合同。中标方如需终止合同，应提前三个月通知采购方，如未提前三个月通知，采购方有权要求中标方赔偿。

　　（3）中标方应按时保质保量地完成对采购方干部人事档案整理、扫描、录入、装订、入库上架、统计等工作。电子图片清晰度不低于300DPI，电子图片与纸质档案准确度达到100%。

　　（4）中标方应当保证采购方干部人事档案档案资料的安全、完整和保密，不得摄制、翻印、复制或以任何方式对外透露或公布采购方的档案内容。因中标方的过错造成采购方档案的损坏、丢失或内容的泄露，采购方有权要求中标方赔偿，并按《档案法》和《保密法》及其它有关法律要求承担相应法律责任。

　　（5）投标人负责本项目的人员必须遵守采购人各项管理制度，如有违反，采购人可要求投标人更换违纪人员，投标人不得对此提出异议。

　　（6）投标人从事本项目的工作人员须持有档案上岗资质证书和签订保密协议。

　　5.档案技术服务安全保密、规范性要求

　　干部人事档案的整理、审核及数字化扫描工作，要求安全、保密、规范。中标人需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购人签订保密承诺书，且中标人必须根据采购人要求，配合做好对项目团队进行审查。

　　（1）安全保密性：保持资料的完整，出库入库保持一致，档案内容不得外泄。

　　（2）规范性：在采购人提供整理、扫描的软件环境中，中标人必须有严格的操作规范流程；在档案的整理、扫描、加工过程中，必须严格遵守采购人的相关档案管理制度；在档案的整理、扫描、加工的各个环节均应进行详细的登记；经过整理、扫描的档案，保证分类清晰，条目准确，符合干部人事档案规范要求。

　　（3）中标人完成本项目时，其为本项目开展提供的设备应由采购人进行安全处理（如对硬盘数据的处理等）完后，再由采购人归还中标人。

　　（4）中标人由于管理不善造成档案的损坏、遗失或内容外泄，除赔偿一定的经济损失外，情节严重的送往相关部门追究其刑事责任。

　　五、商务需求

　　（一）项目完成期限要求

　　本项目要求自合同签订之日起7个月内完成。

　　（二）组织实施要求

　　中标方应结合采购方的档案管理制度，制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理、电子化等的管理规定、操作流程及项目***管理的实施细则，详尽列出所需完成的工作内容以及各个阶段的时间表；投标人需说明项目人员组织和投入情况，项目管理制度；以确保档案整理、扫描质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。

　　（三）项目工作量要求

　　中标方7个月内完成约2500册干部人事档案的整理、数字化扫描及装订上架工作。

　　（四）项目负责人及整档人员要求

　　项目负责人为项目的全面负责人，必须同时具有本科或以上学历、持有广东省人力资源和社会保障厅颁发的档案管理副研究馆员或以上职称、五年以上工作经验和深圳市档案局颁发的《档案上岗证书》。需派出8-10人进行整档。

　　（五）工具耗材：

　　1.扫描现场所有的装订耗材和装订工具均由投标方提供；

　　2.所有设备的维护维修工作均由投标方承担；

　　3.干部档案盒、彩页纸、标签、打印纸、文具用品等均由投标方负责；

　　（六）报价要求

　　投标人自行决定报价，以采购人的工作总量为依据报价（投标人需明确列出档案数字化处理单价），但不得以低于其企业成本的报价投标；

　　2.投标人的投标报价，应是本项目招标范围和招标文件及合同条款上所列的各项内容中所述的全部，不得以任何理由予以重复，并以投标人在价格标中提出的单价或总价为依据；

　　3.报价为全包价（含税）。报价中必须包括人工费、管理费、运输费、耗材、扫描（电脑）设备折旧费、材料费、税金、保险、福利、培训费等一切将可能会发生的费用。报价币种为人民币。

　　4.除非政府集中采购机构通过修改招标文件予以更正，否则，投标人应毫无例外地按招标文件所列的清单中项目和数量填报单价和合价。投标人未填单价或合价的项目，在实施后，将不得以支付，并视作该项费用已包括在其它有价款的单价或合价内；

　　5.投标人投标报价总额一经中标后，中标价即为该项目的合同总价

　　（七）项目预算费用和付款方式

　　1.项目预算费用：人民币65万元。

　　2.付款方式：付款参照龙岗区财政局有关规定执行。

　　（八）项目验收要求

　　采购人组织验收小组对档案实体、电子数据抽样甚至逐册检查，并签订项目验收报告作为档案整理、数字化扫描完成的验收凭证。相关要求如下：

　　1.验收标准：按照中组部《干部档案整理工作细则》、《干部档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》等文件标准

　　2.确保在整理、扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。

　　3.采购人对中标人上传后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。需合格率需达100%；如未达到标准要求，中标人需无条件整改，采购人无需支付任何费用。

　　（九）售后服务

　　中标人需提供三年的维保服务。

　　（十）注意事项

　　1.中标人不得将项目非法分包或转包给任何单位和个人。否则，采购单位有权即刻终止合同，并要求中标人赔偿相应损失。

　　2.投标人若认为招标文件的技术要求或其他要求有倾向性或不公正性，可在招标答疑阶段提出，以维护招标行为的公平、公正。

　　3.投标人使用的标准必须是国际公认或国家、或地方政府颁布的同等或更高的标准，如投标人使用的标准低于上述标准,评标委员会将有权不予接受，投标人必须列表将明显的差异详细说明。

　　4.投标人所提交的投标文件对技术参数和各项要求的响应应是列出具体内容。如果投标人只注明“符合”或“满足”，将被视为“不符合”，并可能严重影响评标结果。

　　六、具体招标工作流程

　　1.2020年5月19日（星期二）下午14:30前，应标公司须提交以下材料（一式五份）密封并加盖公章，现场书面送至龙岗区教育局204室，逾期提交将不予受理。

　　（1）资格性文件：公司营业执照复印件（需加盖公章），并附经营范围截图（在深圳市市场和监督管理局网站商事信息查询中截图）、深圳市档案行业主管部门登记中介备案证明材料　　

　　（2）法定代表人证明书；

　　（3）投标文件签署授权委托书；

　　（4）投标函（含报价）；

　　（5）投标人诚信承诺函；

　　（6）提供相关成功案例的合同书复印件或有效证明材料；

　　（7）项目实施方案；

　　2.2020年5月19日下午15:00，区教育局评标小组进行评标。具体流程如下：

　　（1）对应标公司进行资格审查；

　　（2）通报入围公司名单；

　　（3）对应标情况进行评标；

　　（4）确认预中标公司及中标价格。

　　（5）通过龙岗区政府在线的龙岗区教育局阳光采购栏目对采购结果公示3天，确定最终中标公司及中标价格。公示期间无异议，则签订服务合同。

　　七、业务咨询

　　联系人：叶老师，联系电话：89551915

　　地址：龙岗区中心城清林中路213号教育综合大厦204室

　　龙岗区教育局

　　2020年5月12日