关于全市城建档案管理执法监督检查情况的通报

各区市住建局，国家级开发区建设局，南海新区建设局，各有关单位：

　　现将近日开展的全市城建档案管理执法监督检查活动有关情况通报如下：

　　一、基本情况

　　（一）组织、人员配置情况。目前，市、文登区、荣成市、乳山市设有专门城建档案管理机构并落实了专职人员；环翠区、临港区正在申请设立城建档案管理机构，同时环翠区、高区、经区、临港区、南海新区落实了兼职机构和人员履行城建档案管理职能。市馆理顺了与环翠区、临港区的城建档案管理体制。荣成市馆对3个开发区的城建档案工作实行了统管。乳山市馆理顺了与2个开发区的工作关系。

　　（二）法规和规章制度制定情况。市、文登区、荣成市以地方政府名义出台了城乡建设档案、地下管线工程档案管理办法。2016年市局出台了《威海市城建档案管理工作评价实施办法》。各级城建档案管理机构陆续出台了一批城建档案管理规范性文件，建立健全了一批档案归档、保管、安全、利用的规章制度和工作流程。

　　（三）各类城建档案归集情况。工程档案报送“两书一证”制度全市总体执行到位，纳入并履行了建设项目管理程序，列为建筑市场信用体系、房地产开发企业信用评价体系的指标。文登区实施了“建设工程档案管理人员责任卡”制度，将档案质量责任终身制落到实处。荣成市把地下管线工程档案移交纳入了建设项目管理程序。全市建设工程“四位一体”档案归集基本到位。各级城建档案管理机构督促归集了一批行政审批、房地产管理、招投标、图纸审查等技术资料。

　　（四）档案报送和移交业务指导情况。各级城建档案管理机构开展了定期培训等多种方式的业务指导工作。市馆编印了《建设工程竣工档案归档管理培训手册》。高区编印了《建设工程竣工档案归档管理文件汇编》和《归档接收办事指南》，召开了260人参加的大型培训会，聘请知名专家进行授课。经区编印了《建设工程档案验收工作手册》，利用图纸审查环节，对建设单位开展一对一培训。荣成市编印了《建设工程文件归档整理标准》，专门制作了“教你叠图纸”等教学视频在网上发布。

　　（五）地下管线普查测绘建档情况。全市坚持开展地下管线普查测绘和补测补绘工作。市馆2016年实施了17个旧生活区的地下管线普查测绘项目，完成测绘400公里；2017年开展了城区间地下管线普查测绘项目。文登区2016年开展了部分市政道路、10个旧生活区的地下管线测绘项目，已完成测绘550公里；2017年开展了开发区地下管线测绘项目，已完成450公里。荣成市2016年、2017年连续实施了部分市政道路、17个旧生活区的地下管线测绘项目，完成测绘400公里。目前，全市共测绘地下管线数据20189.5公里。

　　（六）信息化建设情况。2014年以来，市、文登区、荣成市、乳山市陆续申报实施了“智慧城建档案项目”，建设和升级了地下管线信息系统、城建档案归档系统等，新购置了一批设备设施，持续开展了馆藏档案数字化工作。文登区、荣成市实施了地下管线三维可视化应用系统建设。目前，全市录入到地下管线系统的数据达到1.8万公里，已有数字化档案8.8万卷。“威海市智慧城建档案管理平台”被中国地理信息产业协会评为“2016年中国地理信息产业优秀工程铜奖”。

　　（七）馆库建设和管理情况。目前，环翠区正在筹建新馆，预计馆库面积达到1900平方米；文登区馆库面积达到702平方米；经区新馆库面积达到1695平方米；临港区正在进行655平方米的新馆改造；荣成市馆库面积达到1790 平方米，正在筹建新馆；乳山市馆库面积达到1040平方米；南海新区馆库面积达到408平方米。目前，全市共有馆库总面积7000多平方米，馆藏档案总量20.8万卷。各馆（室）都严格执行各项安全措施。

　　（八）声像档案采集情况。文登区落实专人，利用航拍无人机等数码设备，围绕重点项目、环境整治、农房改造、为民办实事等进行声像采集和归档。经区购置了航拍无人机，已完成了对12个棚户区的航拍。荣成市利用航拍无人机、单反相机、街景车等设备，对道路、绿化、旧村改造、美丽乡村建设等进行声像采集。目前，全市共归档照片11.7万张、声像1.6万分钟。

　　（九）档案服务和利用情况。各级城建档案管理机构通过接待来馆人员和档案编研等多种形式开展档案服务和利用。市馆为地下管廊规划、燃气热力管网改造等提供了大量地下管线数据；文登区在国家园林城市、节水城市等评选和复核中提供了一批文字和声像档案；荣成市围绕多个重点工程制作了一系列专题片，参与完成了各类画册的编纂。“威海市智慧地下管线信息系统”自建成运行以来，累计在线点击7万多次；全市每年提供利用地下管线数据2万多公里；全市每年查档量4000多卷。

　　二、存在问题

　　1.机构建设和人员配置方面。目前，乳山市馆尚未增挂城建档案管理处（办公室、科）的牌子，人员不足；高区、经区的城建档案管理机构以前设有但以后撤并，职能分流到其他科室，人员不足；环翠区、临港区、南海新区尚未设立独立的城建档案管理机构，职能暂由其他科室代管，人员不足。有的省级开发区城建档案管理体制需要进一步理顺。2.规范性文件制定方面。乳山市的城建档案管理办法需要修订发布，地下管线工程档案管理办法需要制定发布；各级城建档案管理机构都需及时调整、完善和出台相应的内部管理制度、工作流程和业务手册。3.各类城建档案归集管理方面。工程档案“四位一体”接收尚未完全落实，纸质档案、电子档案验收和接收较好，声像档案、地下管线档案验收和接收欠缺。建设系统有关管理单位的业务技术档案资料移交不够到位。城建档案行政执法力度还不够。4.档案报送和移交业务指导方面。有的对档案从业人员的培训偏少，培训方法有待更新。有的对档案从业人员变动情况不能及时掌握，给后期业务指导带来被动。5.地下管线普查测绘建档方面。地下管线测绘建档需进一步跟上城市扩张速度，需进一步扩大普查测绘覆盖面。有的尚未建立地下管线动态补测补绘机制，不能实时更新地下管线数据库。6.信息化建设方面。威海市智慧城建档案管理平台需要进一步提高运行和使用效率。有的在信息系统建设上还有差距。有的馆藏档案数字化需加快速度。7.馆库建设和管理情况。有的馆库建设面积尚未达到国家规定标准，有的馆库设施配置、日常安全管理不够规范。8.声像档案管理方面。有的在声像档案采集人员配备、采集范围、采集方法等存在不少差距，跟不上工作发展形势。9.档案服务和利用方面。档案服务和利用方式方法需要进一步改进。

　　三、下步措施

　　（一）加强机构、队伍和制度建设。国家有关文件规定，不得弱化城建档案管理机构、减少工作人员或将档案工作职能分流到其他部门和单位。环翠区、高区、经区、临港区、乳山市、南海新区要按照国家有关文件规定，尽快报请批准设立“城建档案管理处（或办公室、科）”，建立健全城建档案馆（室），配备具有档案、工民建、测绘、计算机、声像等专业的人员3人以上。各级城建档案管理机构要进一步梳理城建档案管理权力事项以及各项业务工作，修订和出台管理制度、工作流程和业务手册。乳山市要抓紧修订出台城建档案管理办法、制定出台地下管线工程档案管理办法。

　　（二）加强各类城建档案归集管理。各级城建档案管理机构要严格执行工程档案“两书一证”制度，认真履行建设项目管理程序，落实工程项目模块化工作流程，把好施工许可、验收备案、房屋登记3个环节，确保工程档案归集到位。要严格执行建设工程档案“四位一体”归集制度，按照我市统一技术标准和要求，把建设工程（包括建筑、道路、桥梁、地下管线）的纸质档案、电子档案、声像档案和地下管线测绘成果同时归集，确保建设工程档案的真实性、完整性和准确性。要定期督促建设系统各专业管理单位移交行政审批、验收备案、设计审查、招投标等档案。要制定年度城建档案业务指导计划并实施。

　　（三）搞好地下管线普查测绘建档。市馆、文登区、荣成市要按计划完成2017年各自的城区间、市政道路、老旧住宅小区、开发区地下管线普查测绘和补测补绘项目，南海新区要启动地下管线普查测绘项目。各区市、国家级开发区、南海新区建设主管部门及其城建档案管理机构要通过召开管线权属单位会议、查阅工程竣工资料等多种形式，围绕市政道路、城区间道路、老旧住宅小区、厂区、新开发区域等进行摸底调查，制定年度地下管线普查测绘或补测补绘计划并组织实施。该年度计划要于每年12月30日前向市馆提交，经汇总形成我市地下管线普查测绘和补测补绘计划，列入我市城建重点工程实施。

　　（四）加强城建档案信息化建设。要按照市域一体、统一架构、共建共享、动态更新、便捷服务的原则，升级和完善“威海市智慧城建档案管理平台”。环翠区、高区、经区、临港区、南海新区要与平台连通专线，安装客户端，直接开展内部数据作业和外部查询利用服务。荣成市、文登区、乳山市要与平台接通专线，及时交换和共享数据。荣成市要加快地下管线三维可视化应用系统续建项目。各级城建档案管理机构都要继续推进智慧城建档案项目，按计划完成2017年馆藏档案数字化任务。各级城建档案管理机构要于每年12月30日前将各自的纸质档案数据、声像档案数据、地下管线数据等3大类数据提交市馆录入“威海市智慧城建档案管理平台”，做到大数据共享和备份。

　　（五）加强声像档案采集和管理。各级城建档案管理机构要配备声像采集、编辑器材和设备，落实专职或兼职工作人员（或通过购买社会服务的方式解决），在搞好工程声像档案验收的同时，制定声像档案年度工作计划，重点围绕新建工程和新开发区域、旧村和老旧住宅小区改造、历史建筑、特色小镇、美丽乡村、传统村落、铁路沿线环境综合治理、海绵城市、地下综合管廊等，积极主动地采集、整理和保存城乡建设声像资料，制作各类专题片，不断丰富城乡建设影像和图片资料库。

　　（六）搞好档案服务利用和馆库建设。各级城建档案管理机构要通过建设网站定期公布管理动态、政策法规、档案目录、“两书一证”核发等内容；要利用微信、短信等提醒全社会查询地下管线工程档案和数据；要热情接待来馆查询的单位和个人，严格遵守保密规定，档案原则上不外借，应按程序出具复制件。环翠区、荣成市要启动新馆建设，临港区要完成新馆房改造，文登区、高区、乳山市、南海新区要按国家规定标准增加馆库面积。

　　（七）开展档案安全风险隐患排查治理。各级城建档案管理机构要按照省厅和市档案局的要求，排查治理重点为6个方面，即法律政策执行风险治理，制度安全风险治理，资源安全风险治理，档案实体管理风险治理，档案信息管理风险治理，档案保密、开放与利用风险治理等。要逐一列出问题排查清单，逐一提出管控治理措施，建立整改台帐，实行隐患治理登记销号制度，做到即知即改，立行立改，把一切风险控制在隐患形成之前，把一切隐患消灭在事故发生之前，努力确保档案安全万无一失。

　　（八）搞好执法监督检查。各级城建档案管理机构要定期开展执法监督检查活动。同时，各级建设行政主管部门在组织建筑市场、房地产市场等执法检查时，要把工程档案管理作为内容之一。要实施好建筑市场信用体系、房地产企业资信评价体系中涉及工程档案管理的扣分内容，督促建设单位、施工单位等加强档案归档和移交工作。要充分运用《建设工程质量管理条例》赋予的行政处罚权力，搞好“双随机、一公开”工作，严肃查处城建档案违法行为。各区市、国家级开发区要对本辖区内的省级开发区、新开发区域实行城建档案集中统一管理，抓好各项督导检查。

　　（九）搞好城建档案工作评价考核工作。各级城建档案管理机构要按照省厅和市局的要求，开展城建档案管理工作评价和考核工作，围绕组织领导、制度建设、业务指导、档案收集等15个测评项目、百分制评价考核标准（优秀90分以上、合格80-90分、基本合格65-80分、不合格65分以下4个等级），逐条逐项进行梳理，明确任务，落实责任，开展自查，争取达标。评价和考核情况，由市局进行通报。

　　以上措施的落实情况，请于12月31日前书面报威海市城建档案管理处（馆）。联系人：胡秀杰。电话：5210320，邮箱：whcjdag@126.com。

　威海市住房和城乡建设局

　　                                  2017年8月14日