档案数据共享通知关于试行共性资料备案管理的通知
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于2022年04月20日发表
珠房登字〔2012〕154号
关于试行共性资料备案管理的通知
各科室、分中心：
根据中心业务改革的工作部署，为精简材料，方便群众，节约成本，提高效率，经研究，自2012年12月17日起，试行共性资料备案管理，现就相关情况通知如下：
一、可备案的共性资料
（一）开发企业的营业执照、法人代表身份证明；
（二）商业银行的营业执照、法人代表身份证明；
（三）委托书（含临时授权书）、代理人身份证明；
（四）商业银行等机构的公章（变更）备案；
（五）一次性或者近期提交大量重复资料的业务申请时，需提前办理共性资料的备案；
（六）预售许可证
（七）其他可以备案的共性资料；
二、承办科室及其人员
试运行期间，抵押登记科、商品房登记科为共性资料备案管理科室，负责办理备案业务（包括变更）、收集信息、提出改进意见和制订操作规程。
三、备案资料的应用
窗口人员受理时不再重复收取已经备案的资料，在办公系统“交验材料”中选择“提取备案影像”，在“备案编号”中录入申请人提供的备案材料编号（单位名称、经办人等条件也可检索），就可以建立与相关已备案共性材料的关联。
审核人员在审核相关案卷时，可在办公系统“交验材料”中点击“查看档案影像”，即可看到已备案的共性材料扫描影像。
四、系统操作培训安排
请各科室自行安排窗口受理人员进行操作培训。
五、备案资料的扫描
共性资料备案完成后，备案经办人即时将备案材料送大厅后台的扫描公司进行扫描，然后送档案馆归档。信息科要做好相应的技术支持。
六、几点要求
（一）抵押登记科、商品房登记科要主动联系与本科室业务有关的业务对象，请他们积极配合开展此项工作，从易到难，逐步开展，争取更多的银行、中介机构和开发企业。
（二）该项业务是为方便群众而开展的，不是法定业务，以客户的自愿申请为原则，在开展过程中须向客户解释清楚，以免造成不必要的误会。
（三）各科室要加强配合，尤其是窗口受理和具体经办业务的科室以及信息科，要及时沟通在试行期间发现的各种问题，为早日正式推行积累更多经验，切实做到为民便民。
特此通知。
二〇一二年十二月十七日
