关于印发青岛市破产企业档案移交档案馆整理标准的通知

各有关单位：
　　为规范破产企业进馆档案的整理工作，提高破产企业进馆后的利用效率，《青岛市破产企业档案移交档案馆整理标准》经修订，现印发给你们，望认真贯彻执行。工作中遇到的具体问题，请及时与市档案局监督指导二处联系。
联系电话：85840972

二○○七年六月十九日

青岛市破产企业档案移交档案馆整理标准

　　1 适用范围
　　本标准适用于青岛市破产企业形成档案移交档案馆前的整理。各区市所属破产企业档案的整理，可参照本标准执行。
　　2 接收范围
　　涉及国家与企业职工切身利益的档案为主要接收范围（具体内容参见附录一），其中包括管理、科技、实物、会计、照片等类档案。
　　3 档号
　　档号包括全宗号、目录号、案卷号。
　　3.1 全宗号
　　由市档案馆确定。
　　3.2 目录号
　　采用1、2、3、4、5、6分别标识管理类永久、管理类长期、科技类、实物类、会计类、照片类档案，各类档案所对应的目录号为固定标识符号，档案如有空缺类别，目录号不顺延。
　　3.3 案卷号
　　3.3.1管理、科技、实物、照片类档案在编写案卷号时，在各自目录内按形成时间先后顺序采用“大流水”形式编写案卷号。
　　3.3.2会计类档案在编写案卷号时，全部档案按形成时间先后顺序采用“大流水”形式编写案卷号，其中在各年度内按凭证、帐簿、工资表的顺序排列编号。
　　3.3.3年度会计报表归入永久保存的管理类档案，使用每年管理类档案的第一个案卷顺序号。
　　4 管理、科技类档案的整理
　　4.1页号
　　卷内文件材料应在有书写内容的每页材料正面右下角、反面左下角用铅笔编写页号。
　　4.2 卷内文件目录
　　采用耐久材料书写或计算机打印。除题名外，卷内文件目录所涉及的数字均采用阿拉伯数字表示。
　　4.2.1 文号
　　包括发文代字、发文年度、发文序号。如：青档字[2005]12号
　　4.2.2 责任者
　　全称或通用简称。
　　4.2.3 题名
　　完整、准确地填写文件题名；对没有题名或不能反映文件内容的应自拟题名，并用“[]”括起。
　　4.2.4 日期
　　采用8位数字表示，可分二行书写。
　　4.2.5 页次
　　填写文件第一页在卷内的顺序号；最后一份文件的页次填写该文件在卷内的起止顺序号。
　　4.3 卷内备考表
　　卷尾应附卷内备考表，填写需要说明的问题和立卷人、检查人、立卷时间。
　　4.4 案卷封面 
　　要求填写准确、规范，字迹工整清晰。
　　4.4.1 案卷封面上端加盖立档单位章。
　　4.4.2案卷题名要简明、确切地概括卷内文件的内容，主要包括责任者、问题、名称三部分，一般不超过50个汉字。
　　4.4.3案卷封面右下角加盖档号章（档号章式样参见附录二），其内容包括全宗号、目录号、案卷号。档号内容均采用阿拉伯数字填写，自左至右横排填写。
　　4.5案卷脊背
　　全宗号、目录号、案卷号采用竖排小写汉字，不得出现十、百、千等字样，如：第十二卷应标识为“一二”。如果原案卷脊背不规范，须将上述内容打印在与原装具颜色相近的牛皮纸上，再将打印好的牛皮纸裁剪后，粘贴至档案装具脊背，粘贴位置应保持整齐一致。式样参见附录三。
　　4.6 案卷装订
　　4.6.1案卷采用“三孔一线”方法装订。
　　4.6.2案卷装订前应剔除卷内易锈蚀的金属物。
　　4.6.3装订后的卷内文件要求右下齐；16开和A4型纸混合的可左下齐。
　　4.6.4装订后的案卷要求整齐结实，不出现掉页、倒页、压字、损坏文件、妨碍阅读等现象。
　　5 实物类档案的整理
　　在每件实物档案背面的右下角标注档号。可以直接加盖档号章，或将打印好的档号章式样贴在实物背面并标注全宗号、目录号、案卷号等内容。式样参见附录二。
　　6 会计档案的整理
　　6.1在每本会计凭证的右上角加盖档号章并标注全宗号、目录号、案卷号等内容。
　　6.2会计凭证整理后应装入会计档案盒。在会计档案盒的脊背上插入填写了全宗号、目录号、案卷号等内容的纸片，所填写内容为阿拉伯数字，案卷号栏目填写盒内起止案卷号。式样参见附录四。
　　6.3会计档案的帐簿和报表如不再装盒，则其脊背和案卷封皮的整理方式同文书档案。如装盒，则其会计档案盒脊背的整理方法同会计凭证。
　　7 照片档案的整理
　　照片档案的整理执行2004年青岛市档案局制定的《归档照片整理规程》。
　　8 档案目录的整理
　　8.1采用全市统一的档案管理软件录入案卷级、文件级目录，并于进馆时复制一套电子目录与档案实体和纸质目录一并进馆。
　　8.2按照附录五的格式打印三套档案目录，其中一套为软卷皮装订，两套用硬卷皮（即档案目录夹）装订。
　　8.3用硬卷皮装订的案卷目录，应在首页加订案卷目录封面，式样参见附录六。
　　8.4页数较少的目录可以合订，但应于每一目录前另加订案卷目录封面并写明全宗号、目录号和保管期限的内容。式样参见附录七。
　　9 全宗介绍
　　9.1各单位应在移交档案实体和档案目录时，一式三份移交全宗介绍。
　　9.2全宗介绍编写要求参见附录八。
　　10 本标准自印发之日起施行
　　附录一 破产国有企业档案进馆范围.doc
　　附录二.doc，附录三.doc，附录四.doc
　　附录五.doc，附录六.doc，附录七.doc
　　附录八 全宗介绍编写要求.doc