关于印发2004年佛山市有关档案业务口径的意见的通知

关于印发《2004年佛山市有关档案业务口径的意见》的通知市直有关单位，各区档案局（馆）：现将《2004年佛山市有关档案业务口径的意见》印发给你们，请认真贯彻执行。　　　　　二○○四年九月七日　　 　　2004年佛山市有关档案业务口径的意见为了统一近年来我市在贯彻国家和省有关档案业务规范和业务标准方面的不同做法，现将若干业务问题口径统一如下:一、有关综合档案馆业务问题（一）综合档案馆馆藏档案分类问题1、文书档案为一个大类，大类内按全宗管理；2、专门档案为一个大类，原属科技档案的建设项目档案、设备档案、科研档案等放入专门档案内，分别作为其中的一类，不再使用“科技档案”类别名称；3、名人档案作为一个大类，大类下按人头管理。（二）有关馆藏计算公式的问题档案馆工作标准中的二.（二）．1中的“馆藏计算公式”是指该馆文书档案的收集总数。二．（三）．1中的“馆藏档案”是指文书档案的总数。二.（七）.1的“鉴定”，包含开放档案的鉴定。二、关于“单件归档”方法问题（一）单件归档方法的适用范围问题学校中的教学文件材料，企业的党群、行政管理、经营管理、生产技术文件材料等，能采用单件归档的方法归档的，建议都采用新的方法归档。（二）对已实行文件材料归档方法改革的单位，其归档质量原则上按《关于实施文件材料归档改革的主要做法》的要求进行检查。（三）会议记录必须编制页码。（四）关于转发件的归档1、转发件按“转发件正本—转发件定稿—被转发件”的顺序排列。2、转发件正本中所含的被转发件的复制（眷印）件，可归档或不予归档。（五）单份文件装订方法，允许采用不锈钢钉的方法装订，但须确保不锈钢钉的质量；短期档案可以保留原装订材料不变；除《关于实施文件材料归档改革的主要做法》提出的装订方法外，各区还可以探索采用其他方法装订文件。（六）关于文件处理单的归档收、发文的文件处理单均应保存；其排列位置视处理文件时的实际情况而定，可排在文件的前面，也可排在文件的后面；处理单应计入文件总页数中；处理单的幅面小于16开的，也可不要求托裱。（七）关于归档文件目录如已采用规范的档案管理软件，以计算机为主要检索手段的，文件盒内不要求放置归档文件目录。（八）关于盒号的问题原则上不要求编制档案盒的盒号。三、机关单位档案工作问题关于编制书本式专题目录的问题：如机关档案管理已使用经过国家档案局测评的优秀软件，将全部党政工团档案或主要专门档案以文件级条目录入电脑，同时专职（或专责）档案人员会使用该软件，可不做书本式的专题目录。四、科技档案工作问题（一）科技档案的分类问题1、与工程项目关系密切的管理性文件的类别归属申请立项的报告与批复、列入基建年度计划的请示与批复、征地拆迁材料等，原件原则上应归入科技档案整理。2、负责基建项目管理临时机构文件材料的类别归属负责基建项目管理临时机构如指挥部、基建办等，在行政管理（含党、政、工、团）工作中形成的文件材料，归入本单位的文书档案。从筹建、报建、征地、施工管理、到设计变更、竣工验收等文件，则归入该项目的基建档案。（二）科技档案的整理方法1、采用文字材料装订，图纸不装订的方法整理（1）文字材料和图纸尽量分开立卷、装盒，一卷材料少者，可用薄盒装放。（2）原为图、文同盒（卷），并已整理编号完毕者，应将文字材料单份装订，一盒视作一卷，统一编卷内目录，每份文件及图纸的首页右上角加盖档号章。（3）一个类别内的文字材料和图纸皆很少时，可采用图、文同卷的方法，具体方法为：同一卷内，反映同一问题的文字材料在前，图纸在后，以单份文件装订，卷内编“件号”。（4）以一盒为一卷且不装订的科技档案，盒内可放或不放软卷皮（案卷封面），但档案盒正面、脊背项目内容和卷内目录、备考表等必须填写完备。（5）档案形成时已经成本册且有封面和目录的（尽管封面格式不同于档案卷皮），不需要再加档案软卷皮，只需在原封面上加盖档号章即可归档。2、工程联系单、修改通知单的组卷方法（1）按文种或专业立卷，卷内按原编号排列，并按每张“联系单”的“事由”录入卷内目录条文。（2）修改通知单数量少者，可放入被修改图纸同一卷内立卷。3、施工原始记录、竣工图的归档份（套）数施工原始记录、竣工图，一般各归档两套。4、基建档案竣工图的责任者基建档案竣工图的责任者一般为施工单位。5、图纸目录页码的编制利用原来图纸目录作为卷内目录者，卷内目录不必编页码。另有卷内目录，原图纸目录作为一份文件装订，并在首页加盖档号章。6、图纸折叠要求（1）按A4幅面规格大小折叠；（2）图标外露；（3）图面向内，手风琴式;（4）折叠方法一致。7、城建档案“移交单”的处理城建档案“移交单”放本单位的全宗卷内归档，保管期限为永久。（三）跨区域项目基建档案的验收与接收跨市、区的基建项目应根据需要收集、形成多套档案；如属重大建设项目，由市档案行政管理部门组织档案专项验收，并由市档案馆接收一套完整的竣工档案；所有跨市、区的基建项目除移交建设单位、使用（含管理）单位外，项目主管部门可根据管理需要，接收有关部分；牵涉城市规划、建设、管理方面者，由市城建档案馆接收。五、企业档案工作问题（一）企业档案原已进行规范化管理，新形成的企业管理性文件，即党群、行政、经营、生产技术四大类档案可合并为一类，称为“企业管理”类，其类别号沿用原党群档案的类别号，其他类别号不变。（二）企业档案刚开始进行规范化管理，企业管理性文件（即党群、行政、经营、生产技术档案）称为“企业管理”类，其类别号用“1”或“A”，其他类别号按顺序接排。六、科技事业单位档案工作问题（一）科技事业单位的考绩档案问题科技事业单位原未建立干部考绩档案者应建立干部考绩档案，这类档案可独立成类，若在人事部门管理得好者，也可放在人事部门管理。（二）医院的病历档案问题医院的病历档案，作为一个大类，独立进行整理和管理，医院统计档案数量时，不包括病历档案数量，但在医院档案管理办法中应将其作为医院全部档案的一个组成部分。七、会计档案的管理问题（一）会计凭证的整理要求要折叠整齐，装订牢固，凭证封面各项目填写齐全，在空白处盖上档号章，并按要求将档号章各栏目填写清楚，凭证起止张数是指记账凭证数。（二）会计账簿的整理要求以自然形成的一本作为一个案卷。固定账薄不要拆去原封面；活页账薄可拆去原封面和空白页，用“三孔一线”的方法装订；会计账簿应在启用页上方空白处盖上档号章。（三）财务报告的整理要求财务报告保持原样，除去会生锈的金属物，按年度、季（月）分别组卷，整本折叠。八、照片档案的管理问题（一）照片档案的整理照片档案可沿袭区分保管期限、按“类别—年度”分类编号的方法整理，也可按以下方法进行整理：1、不要求区分保管期限，仅分为归档与不归档两部分，归档的照片保管年限为长期以上。2、照片按“年度—问题”进行分类，在同一年度内按照片的问题结合形成时间排列。3、按“类别号—册号—张号”的模式对照片进行编号。图示如下：（二）重要的数码照片应同时冲洗纸质照片归档，归档时应标明互见号。（三）归档的数码照片应刻录成光盘，一式三套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。（四）照片档案的编目1、以照片的自然张或若干张（一组）为单位著录成为照片档案目录的条目。2、以一组照片为单位著录时，题名应根据题名拟写要素，简明概括、准确反映一组照片的基本内容。3、以一组照片为单位著录时，照片号、底片号、页号均应著录起止号；时间应著录起止时间；参见号、摄影者可以著录多个。（五）大幅照片的管理1、对于照片册放置不下的大幅照片，可将其放入专用的档案袋或档案盒中，按照片号顺序排列。如竖直放置，应首先将照片固定在专用的纸板上，再放入袋、盒中；如水平放置，照片的堆放高度不宜超过5cm。以竖直放置为宜。2、对大幅照片的说明可另纸书写，与照片一同保存。一组联系密切的照片中的大幅照片，应随该组照片一同在册内编号，填写单张照片说明，并注明其存放地址。3、对于大幅照片、底片，应在备注栏内注明“大幅”和存放地址。（六）底片号的编制方法底片号编在底片袋上，除“F1”与“F2”的区分外，其余与照片同号，无底片者，在备注栏说明。九、关于机关档案综合管理考评（一）如市档案局委托各区档案局（馆）进行档案综合管理升级预评，需按有关要求评出预评分。（二）需加入以下有关档案计算机管理及电子文件管理的考核内容：l、档案管理软件的配备情况；2、录入档案条目的数量、比例（近五年的主要业务档案）；3、电子文件的收集和管理情况（2003年以来的电子文件）；4、档案人员对计算机的熟悉情况。十、其他业务问题（一）关于建立全宗卷问题1、各类型单位，包括企业、事业、机关等，特别是撤销单位，应按行业标准《全宗卷规范》的要求，建立全宗卷。2、全宗卷应视为一个大类，“全宗卷”内的材料以“卷”称呼，在大类内大流水排列。（二）从电子邮件中接收到的上级来文，如属针对本单位的批复、答复，对本单位在相当时期内有指导意义的规定、办法、行政规章等文件，应以纸质文件的形式归档，其余可以电子文件的形式归档。2004年9月10日印发佛山市档案局文件佛档〔2004〕38号F 1 —5  1张号（第1张）册号（第5册）二级类目代号（照片）一级类目代号（特殊载体档案） SHAPE * MERGEFORMAT                                                                            

***：                                04.佛档〔2004〕38号关于印发《2004年佛山市有关档案业务口径的意见》的通知.pdf