关于做好电子公文清理和移交工作的通知

南府办〔2004〕167号

关于做好电子公文清理和移交工作的通知

　　各镇人民政府、街道办事处，区直有关单位：

　　根据佛山市人民政府办公室《印发关于加强电子公文归档管理的意见通知》（佛府办

〔2003〕199号）精神， 为切实保证电子公文的完整与安全，决定开展电子公文档案清理

与移交进馆工作。经区政府同意，现就做好该项工作的有关事项通知如下：

　　一、电子公文的移交范围

　　（一）移交单位。我区机关、团体、企事业单位及其他组织，其纸质档案需移交档案

馆保管的全宗单位（移交电子公文的单位详见***1）。

　　（二）移交内容范围。各单位在公务活动中形成，属于党政工团（文书）类应归档的

电子公文。联合发文的电子公文，由主办单位负责移交。收文的电子公文，属发自本区级

单位的不必移交；属发自上级业务主管部门且有电子文件的，由收文单位负责移交，原来

没有电子文件的，不必补制电子文件。

　　二、电子公文的移交形式、时间

　　　2000年 1月1日至2004年8月31日形成的电子公文，于2004年12月底前将电子公文以

光盘的形式向区档案馆移交。2004年9月1日起形成的电子公文，非***电子公文由形成单

位在发（成）文后10个工作日内，以电子邮件（数据包）或其他载体的形式向区档案馆移

交；***文件由形成单位在发（成）文后15个工作日内以磁盘或光盘的形式向区档案馆移

交。

　　三、电子公文移交的质量要求

　　（一）电子公文内容信息必须齐全、完整、真实。

　　移交的电子公文必须是各单位在公务活动中形成应归档的文件；每一份电子公文的内

容信息必须与纸质公文内容相一致。

　　（二）电子公文载体的检验。电子公文形成单位在移交前必须对每套载体进行检验，

检验项目如下：

　　1 ．检验电子公文的存储载体质量，禁止使用劣质光盘刻录电子公文；

　　2 ．对存储电子公文的载体进行计算机病毒检查，确保无病毒；

　　3 ．检查载体有无划伤，是否清洁；

　　检验结果由移交单位填入《电子公文移交、接收登记表》（详见***2），移交区档

案馆的电子公文载体需经检验 100% 合格。

　　（三）电子公文存储格式及要求。为保证电子公文的长期有效、可读，移交的电子公

文应存储为通用的文件格式。

　　文字型电子公文以TXT、RTF、XML为通用格式(可以保存佇WPS、DOC格式的电子公文，

但须同时保存同名RTF格式电子公文）；视频和多媒体电子公文以MPEG、AVI为通用格式；

音频电子公文以WAV、MP3为通用格式；对以文字、图像、图形等多种形式混合而成的电子

公文，以PDF为通用格式。

　　对用文字处理技术形成的文本电子公文，应注明文件存储格式、文字处理工具等，必

要时同时保留文字处理工具软件；对用计算机设计或绘图等设备获得的图形电子公文，应

注明其软硬件环境和相关数据；文字或图表类的非通用存储格式的电子公文，无法或难以

转换为通用存储格式的电子公文时，可采用信息固化方式转换为通用格式；对用视频或多

媒体设备获得的文件以及用超媒体链接技术制作的文件，应同时收集其非通用格式的压缩

算法和相关软件；对用音频设备获得的声音文件，应同时收集其属性标识、参数和非通用

格式的相关软件；通用软件产生的电子公文，应同时收集其软件型号、名称、版本和相关

参数手册、说明资料等；专用软件产生的电子公文应尽可能转换成通用型电子公文，如不

能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。

　　（四）电子公文的处理。有发文字号的电子公文按照年度－发文机关代字－文件序号

分别排列。没有发文字号的电子公文按照形成的时间先后顺序排列。具体做法如下：

　　1 ．设置文件夹。以年度为名设置一级文件夹。有发文字号的电子公文，在一级文件

夹下以发文机关的代字为名设置二级文件夹；没有发文字号的电子公文以“其他应归档电

子文件”为名设置二级文件夹。

　　2 ．将有发文字号的电子公文按其形成年度、发文机关代字、文件序号，归入相应的

文件夹中集中存储。没有发文字号的电子公文按照形成的时间先后顺序统一归入“其他应

归档电子文件” 文件夹中集中存储。

　　（五）合理组织光盘、数据包。以光盘形式移交的电子公文，要根据电子公文的数量

及光盘容量合理组织，尽量将年份、发文机关代字相同的电子公文组织在同一张盘片中，

以一次性写入的方式存储到耐久性好的光盘上。以电子邮件形式移交的电子公文，须采用

WinZip软件将电子公文数据打包，要确保在数据打包后，每个数据包的大小不超过10MB，

且尽量将年份、发文机关代字相同的全部电子公文组织在同一数据包中；数据包文件名由

以下几部分组成：全宗号 + 年度 + 顺序号，如区府办 2004 年第 1 个电子公文数据包

的文件名为“ 2 － 2004 － 001.zip ”。

　　（六）编制目录及有关标识。

　　1 ．编制光盘号。光盘号格式如下：全宗号—F5—顺序号（其中“全宗号”为档案馆

给立档单位编制的代号；“F5”为机关单位档案分类表中光盘档案的代号；“顺序号”为

立档单位光盘的流水号）。

　　2 ．编制《电子公文目录》（详见***3）。《电子公文目录》须制成纸质目录一式

两份（区档案馆和本单位各存1份），并可将同一载体的《电子公文目录》存入名为“

mulu.rtf ”文件中，存储在同一载体上。

　　3 ．编制载体标签。每张光盘须以方型的透明塑料包装盒独立包装，用电脑打印光盘

标签（详见*** 4 ），标签文字向外贴在光盘盒上，并用油性笔在光盘上标注光盘号。

　　（七）编制《电子公文移交、接收登记表》（详见*** 2 ）一式两份。

　　四、电子公文交接

　　电子公文可以以光盘、电子邮件和网络直接上传三种方式交接。各单位提交的电子文

件，不管是以光盘形式、电子邮件形式或通过网络直接上传，都必须加盖本单位的电子印

章。加盖的电子印章必须符合广东省电子政务建设的有关规定，是在广东省电子政务认证

中心的电子签名基础上生成的电子印章。区府办、保密局、科技信息局和档案局将共同组

成专门小组，负责对区内各有关单位电子印章的制作和发放。

　　（一）以网络形式移交电子公文的，要充分利用南海电子政务网络的成熟条件结合政

府公文传送系统，实现电子公文的交接；充分利用南海电子政务示范工程已构建的数字证

书认证系统的有利条件，将数字证书为电子公文的归档、调阅，提供身份认证、权限管理

、数字签名等安全功能，为部分保密程度较高的电子公文，提供加密存储等功能，提高电

子档案的安全性和可靠性。

　　（二）以光盘形式移交电子公文的，向区档案馆移交的电子公文光盘应为一式3套（

封存保管、查阅使用、异地保存各1套）；交接单位应对照《电子公文移交、接收登记表

》对电子公文进行清点、核对、检验，确认无误后，由办理交接的相关人员在登记表上签

字、盖章，登记表交接双方各存 1 份。

　　（三）以电子邮件形式移交电子公文的，移交单位须将发邮件的情况填入《发送电子

邮件数据登记表》（详见***5），将电子邮件发送到区档案局档案管理科的电子邮箱（

邮箱地址：dagl@dangan.nanhai.gov.cn）；区档案局收到电子邮件后，须在2个工作日内

向发送单位发出收到电子邮件确认函，并将接收情况填入《接收电子邮件数据登记表》（

详见***6）；如发送单位在发出电子邮件后3个工作日内没有收到确认函，要及时和区档

案局（馆）联系，必要时再次发送同名的电子公文数据文件。

　　五、电子公文接收、移交责任部门及责任人

　　区档案局档案管理科为电子公文接收的责任部门，区档案局档案管理科负责档案信息

化建设的领导为电子公文接收责任人。各单位的档案管理部门为电子公文移交的责任部门

，各单位的档案员为电子公文移交责任人。请各单位在11月 1日前，将本单位电子公文归

档移交工作的责任人及联系电话报送区档案局档案管理科（联系人：陈琛，联系电话：

86333778 ）。

　　***： 1 ．移交电子公文的单位

　　2 ．电子公文移交、接收登记表

　　3 ．电子公文目录

　　4 ．载体标签格式

　　5 ．发送电子邮件数据登记表

　　6 ．接收电子邮件数据登记表