自治区人力资源和社会保障厅办公室关于印发行政执法案卷管理办法的通知

　　宁人社办发〔2016〕84号

各市、县（区）人力资源社会保障（劳动保障）局，公务员局、社保局：

　　《宁夏回族自治区人力资源和社会保障行政执法案卷管理办法》已经2016年4月28日厅长办公会同意，现印发给你们，请认真遵照执行。

　　自治区人力资源和社会保障厅办公室

　　2016年5月30日

　　宁夏回族自治区人力资源和社会保障行政执法案卷管理办法

　　第一条 为进一步规范行政执法行为，实现行政执法案卷管理工作的标准化、规范化，根据《中华人民共和国行政处罚法》《中华人民共和国行政许可法》《劳动保障监察条例》及有关档案管理的规定，结合工作实际，制定本办法。
   第二条 本办法所称行政执法案卷，是指在行政处罚、行政许可、行政复议等行政执法活动中按照法律法规规定所形成的与案件有关的法律文书和证据材料的总和，包括电子案卷和纸质案卷。

　　第三条 各行政执法部门应当按照本办法做好行政执法案件材料的立卷归档管理工作。人力资源社会保障行政部门的法制机构负责对行政执法案卷管理进行业务指导和监督检查。

　　第四条 行政执法案件承办人应于结案后30日内，负责收集、整理、装订、归档案卷材料。案卷一般分为正卷、副卷装订，涉及内部签批流程的材料放入副卷。 

　　第五条案卷卷宗应当包括封面、卷内文书目录、归档备案表和封底。卷宗首页为卷内文书目录，底页为归档备案表。

　　卷宗封面应当载明案卷编号、案由、当事人、承办人、执法起始日期、终结日期和保管期限等事项。

　　卷内文书目录由序号、材料名称、页号、备注组成，应当按行政执法案件文书材料排列顺序逐件填写。

　　归档备案表应当说明立卷部门、立卷部门领导意见、档案部门意见等事项。

　　第六条实施行政执法过程中，记录现场检查情况、调查取证笔录、听证会笔录、行政复议调查情况等内容，使用笔录类文书。

　　笔录类文书涉及的违法事实、案情事实、现场情况等内容，应直接描述，使用规范术语；记录必须真实、清楚、详尽、有序、确切。记录完毕的笔录，应由当事人注明以上情况属实的意见，并签名或者盖章。补充和修改的内容，应由当事人在改动处押指印。当事人拒绝签名的笔录，应注明拒签理由，有其他人在场的，应请其他人签名见证。笔录类文书和文书续页记录内容主体部分空白超过1行时，应在记录末尾注明“（以下空白）”。

　　第七条对行政相对人的申请或违法行为作出处理决定、命令、复查意见、立案决定、处罚决定、复议决定、认定决定、许可决定等，使用决定类文书。决定类文书内容必须事实清楚、证据确凿、理由充分、处理（处罚）得当，推行使用格式范本。决定类文书要注重分析阐述，增强说理性。

　　第八条通知行政相对人拟对其作出的行政处罚预告知、案件中止或延期、举行听证、文书补正等事项，使用通知类文书。

　　第九条向地方人民政府及其有关部门提出建议或意见、通报有关情况，对超出管辖权限的涉嫌违法行为需移送有管辖权的部门处理，对涉嫌犯罪的案件需移送同级司法机关处理，向人民法院申请强制执行等，使用公函类文书。

　　第十条 行政处罚案卷材料，包括：

　　（一）受理举报案件登记表；

　　（二）行政处罚案件立案审批表；

　　（三）行政处罚案件调查笔录；

　　（四）有关证明、证据材料；

　　（五）行政处罚案件调查报告；

　　（六）行政处罚告知书；

　　（七）行政处罚听证告知书；

　　（八）行政处罚听证通知书；

　　（九）行政处罚案件处理意见审批表；

　　（十）行政处罚决定书；

　　（十一）行政处罚文书送达回证；

　　（十二）其他材料。

　　对当事人予以罚款、没收违法所得的，应当将行政处罚缴纳罚（没）款通知书、代收罚款收据、缴款书（收据）等罚没票据等同时归档。

　　案件来源为移送的，移送文书也应当同时归档。

　　第十一条 行政许可案卷材料，包括：

　　（一）行政许可申请书及其他申请材料、补正材料通知书；

　　（二）受理通知书或者不予受理通知书；

　　（三）专家评审意见书；

　　（四）延期审查通知书；

　　（五）行政许可决定书；

　　（六）申请人领取行政许可证书的送达回证；

　　（七）变更或者延续许可的文书；

　　（八）撤销、撤回许可文书或者注销、吊销许可文书；

　　（九）其他材料。

　　第十二条 行政复议案卷材料，包括：

　　（一）立案审批表；

　　（二）行政复议申请书及有关证据材料；

　　（三）被复议的具体行政行为；

　　（四）提出答复通知书；

　　（五）被申请人的答复书及有关证据材料；

　　（六）第三人参加复议通知书；

　　（七）当事人基本情况证明材料及代理人的授权委托书；

　　（八）决定中止、延期审理通知书；

　　（九）调查笔录、听证会笔录；

　　（十）行政复议决定书或行政复议终止通知书；

　　（十一）法律文书送达回证；

　　（十二）其他材料。

　　第十三条 由行政执法部门向人民法院申请强制执行的案件材料，可与原行政执法案卷合并立卷归档。

　　第十四条 行政执法案件法律文书应当使用A4纸打印，打印后签署姓名、意见、日期，按要求签章、押指印制成；需要手写的，应用黑色、蓝黑色水笔或中性笔填写打印的空白纸质制式文书，按要求签章、押指印制成。一式多联的文书用笔填写的，应当使用复写纸填写，并签署意见、日期后，按要求逐一签名、签章、 押指印制成。文书应当按照规定的格式制作电子文档。

　　第十五条 破损的文件材料应于案卷装订前修补或复制，复制件置于原件前面；字迹褪色难以辨认的应制作复制件，与原件一并归档；文书材料纸张小于A4纸的应裱衬底，纸张过大的应折叠；需要归档的信封应展开贴附，邮票不得取掉；文书材料上的金属物必须剔除；外文及少数民族文字材料应附汉语译文。

　　第十六条 卷宗内各文书材料应当按顺序排列，依次用阿拉伯数字编写页号。单面书写的材料在右上角；双面书写的材料，正面在右上角，背面在左上角。

　　第十七条 图表和声像材料应按顺序逐件编号，声像材料应当注明录音***的对象、单位、时间、地点、内容概要及制作人等。

　　第十八条 案卷采用三孔一线左侧装订，要求右齐、下齐、用线绳系牢。材料过多的，应按顺序分册装订。

　　第十九条 行政执法部门应当建立案卷查阅制度。查阅案卷原则上在档案室进行，并应由专人在场监督。案卷副卷一律不得对外调借、查阅、摘抄、复印。

　　行政执法部门的工作人员因工作需要可以查阅档案；律师凭证件、授权委托书、律师事务所函件可以查阅、摘抄、复制行政执法正卷的材料。其他单位或个人查阅档案的，应持单位出具的介绍信或相关证明，经行政执法部门负责人签字同意，履行登记手续后，方可查阅。

　　第二十条  行政执法案件档案一般不外借。调借出的案卷的借阅期限一般为1个月，最长不得超过6个月，逾期不归还，由立卷人或档案保管人负责催要，并在归还时严格检查有无涂改、增删、污损、短缺等问题，确保案卷的完整。

　　第二十一条 涉及国家机密、商业秘密和个人隐私的文书，应当立密卷。案卷封面右上角加盖密卷章。密卷的管理按照国家有关保密的规定执行。

　　第二十二条 各行政执法部门应当按照本办法，并依据档案管理法律、法规，结合工作实际情况，建立健全本单位的行政执法案件案卷管理制度。

　　第二十三条行政处罚案卷的保管期限分为永久、30年、10年三种。重大行政处罚案件保管期限为永久；适用一般程序的案件，保管期限为30年；适用简易程序的案件，保管期限为10年。

　　行政许可案卷的保管期限为永久。

　　行政复议案卷的保管期限，自结案后的下一年起算，分为永久、30年、10年三种。撤销、变更或者确认原行政行为违法的案件，以及经行政复议又提起行政诉讼的案件，保管期限为永久；维持原行政行为以及调解、和解处理的案件，保管期限为30年；驳回、责令履职以及决定不予受理的案件，保管期限为10年。

　　其他行政执法案卷的保管期限参照上述规定执行。

　　第二十四条 本办法第10条、第11条、第12条规定之外的行政执法行为的案卷材料，参照相近或类似的情况执行。

　　第二十五条 本办法自2016年6月1日起施行。