南海公证处率先打造互联网公证法律服务新模式缓解群众办证难

　　自2015年11月起，南海公证处率先推出了佛山市首个网上自助办证平台。今后，南海区的市民足不出户，便可以上网轻松完成整个在线申办公证的流程了。
　　以往，若南海区市民想出国自驾游，出行前需要将驾照办理公证。经过咨询南海公证处，提交材料、拿公证书，需要跑两次，比较麻烦。不过11月起，这个问题解决了。南海公证处开通网上自助办证平台，包括驾照公证在内，总共有七种与市民密切相关的公证事项可上网申办。
　　据了解，南海公证处网上申办公证平台已正式启用，受理范围包括出国留学、探亲、旅游、定居移民等多个方面。工作人员介绍，市民点击南海公证处的官方网站：http://gzc.nanhai.gov.cn，注册新用户后，当事人可以在任意时间登录PC端的平台，提交公证申请，上传公证申办所必须的证明材料。
　　收到市民提交的材料后，公证处会对其合法性、待证事实的真实性进行审查。审批完成后，就会有短信通知申请人，去公证处缴费并领取公证书。不过，工作人员提醒，市民取公证书时，要把当初提交的材料原件带着，公证员当面再审查一次。核查真实后，公证书才可以拿走。
　　为了缓解传统大厅接待的办证压力，南海公证处经过大量的前期开发、调研和调试，打造出“互联网＋”公证服务模式，让网上自助办证平台成为一个真正意义上的远程申办公证的服务系统，其集合了在线申办、材料上传及短信通知等多种功能于一体，从而实现足不出户便在平台人性化的引导下轻松完成整个在线自助办证的流程，切实让当事人感受到更为便捷的公证服务。
　　今年以来，南海公证处的公证案件量大幅增长，１至10月已超过4万件，全处人均办证近千件，在全处56名公证人员且其中只有10名在岗执业公证员情况下，工作压力十分巨大，导致受理时间也较长。针对此现象，南海区司法局高度重视南海公证处这一窗口建设,要求南海公证处以服务群众为导向，以群众满意为目标，不断探索和完善运作机制，打出“组合拳”，推出一系列制度措施，以最大限度地满足群众的办证需求。
　　一、设立股改专窗，实时服务股改工作
　　自9月28日起，南海公证处增设股改预约专窗和预约专线电话，及时动态调整办证人手，密切配合农村股权改革工作。
　　针对南海区农村股权固化而导致公证量剧增的情况，南海公证处与股改办密切配合，实时掌握股改进度，积极采取应对措施，稳定群众焦虑的情绪，确保群众的每一项公证申请均能得到及时圆满的解决。
　　一是设立股改专窗。公证处在本部及镇（街）服务点都设立了专门的窗口，办理涉股改的公证业务。有需要的群众可先到前台咨询提交材料，并办理预约登记。公证处将有专人在审阅材料后，即时电话通知当事人预约办证的时间。通过预约办证，受理人员能够在事前审阅材料等方面做大量准备工作，从而减少当事人来回奔波次数，大大缩短每户家庭的公证受理时间。
　　二是新增预约专线。公证处在本部及镇（街）服务点都设立了预约专线，并在南海公证处的网站上公布了预约专线联系人及联系电话。群众除了可以通过网站预约外，还可以通过预约专线进行咨询预约办证，使群众足不出户就能享受公证服务。
　　三是及时动态调整办证人手。由于大沥、西樵的群众对于涉股改公证的需求特别大，为了让群众仍能够在就近服务点办理涉股改公证，公证处立刻从罗村、九江服务点调派人手，以服务点一对一挂钩互助的形式，及时支援大沥、西樵服务点,尽可能满足当地群众的办证需求。
　　二、实行部门联动，从源头减少办证量
　　自9月28日起，对南海区不动产登记相关的公证事项以宗为单位，每宗只出具正本两份给当事人留存，并因应群众的需求为其出具相应份数的公证查档资料。该类公证查档资料内容与公证书正本效力一致，当事人可凭该查档资料办理不动产登记事项。
　　据悉，由于相关部门在办理业务时只接受公证书正本，因此当事人在南海公证处办理公证时，需要花大量时间签署多份法律文书，特别在办理继承赠与案件，通常人数比较多，并且多半涉及到老人家，往往签名这一环节就占了整个受理过程的一半时间。
　　为了从源头减少办证量，减少群众负担，针对赠与继承公证文书过多情况，南海公证处与国土、房管等相关部门沟通联系减少公证文书正本份数。此次协商成果进一步优化不动登记公证程序，大大减少了群众办证时需签署的文件份数，有效缩短办证时间。
　　三、率先建立容误机制，在方便群众办证与维护执业安全取得平衡
　　为践行“三严三实”，打造公证人员动力机制，为群众提供优质服务，同时以执业安全为底线，南海公证处根据《南海区党员干部履职容误机制实施办法（试行）》的文件精神，率先制定了《南海公证处公证人员履职容误机制实施意见（试行）》，进一步激发公证队伍的活力。
　　据了解,南海公证处根据《公证法》、《公证程序规则》的有关规定，已制定了《南海公证处执业过错责任追究制度》，明确了假证、错证责任范围，让公证人员严格依法受理公证事项，从而保证公证质量、杜绝假证、最低限度减少错证。但是，目前仍未有成文的规章制度规范公证人员的办证责任、明确容许由于非主观原因导致的失误，在面对法律诉讼或者赔偿责任的时候，让公证人员承担起非正常的风险，成为制约当前公证发展的一大瓶颈。
　　执业安全是公证人员安身立业的基础，公证机构要关爱公证人员的身体和心理健康，不得突破执业安全的底线。南海公证处出台容误机制，从工作机制、容误程序、便民措施、关爱机制等方面规范公证人员的工作责任，控制执业风险，从而为群众提供更好的服务。
　　四、提出三种服务，规范公证服务标准
　　为提升公证工作的服务质量和水平，规范工作标准，南海公证处要力争为市民提供便捷服务、延伸服务、增值服务。
　　便捷服务
　　出证期限：建立四十八小时快捷办证制度,涉案范围包括无刑事犯罪公证、声明公证；其他案件视复杂难易程度，一般在十五个工作日内出证（核实所需时间不包括在内）。
　　咨询环节：落实一次性告知制度。
　　预约服务：提供多渠道预约服务，现场预约（请到咨询窗口预约）、电话预约（本部预约电话：0757-86288379）、网上预约（网址：http://gzc.nanhai.gov.cn）。
　　***服务：针对年老体弱或行动不便的当事人，根据实际情况，派出公证人员提供***服务。
　　绿色通道：建立残疾人、孕妇、70岁以上的老人、现役军人绿色办证通道。凡是符合上述条件的人士，均可向值班咨询人员出示相应的证明证件，值班咨询人员可根据实际情况优先排号，让符合上述条件的人士优先轮候办证。
　　延伸服务
　　开展“公证进社区”、“公证进机关”、“公证进企业”三进活动，搭建公证信息员队伍；主动将由群众跑证明转变为政府部门内部跑证明，打通婚姻登记部门的信息链接，免却当事人出具南海区内的婚姻状况证明，与不动产登记部门达成共识，减少当事人需要办理的公证书份数。
　　增值服务
　　充分发挥公证预防纠纷的作用，让群众感受到办公证的价值所在，花钱值得，提升市民对公证的认同。
　　五、优化内部机制，全力提升公证服务
　　一是设立大堂引导员，及时指引办证群众。今年2月起，南海公证处特在本部办证大堂开设引导员一岗，协调大堂办证进度等。该岗位开设以来，大堂引导员的优质服务态度及工作效率受到办证群众的认可。群众来到办证大堂，一些简单的疑问得到了引导员及时的解答，免去了不必要的困扰，另外还对自己办证所需的等待时间有所了解，减缓了焦虑情绪。二是实行公证处领导大堂值班制度，方便领导掌握一手信息，便于群众监督和投诉。自实行该制度以来，领导以身作则、率先垂范，特别在每天办证高峰、群众等候时间较长的情况下，及时增派人手加开服务窗口，并亲自解答群众的公证咨询，及时分流群众，从而鼓舞公证人员的工作士气，提升办事效率，受到了办事群众的一致好评。