转发关于贯彻执行归档文件整理规则的通知

转发关于贯彻执行《归档文件整理规则》的通知

各县市档案局馆，州直、中省直各部门和单位档案室（办公室）：

国家档案局重新修订并颁布的档案行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2015）（以下简称新《规则》）已于2015年10月发布，2016年6月开始实施。为更好地贯彻执行新《规则》，进一步推进和规范归档文件整理工作，现结合我州实际，就贯彻执行新《规则》有关事项通知如下：

一、贯彻执行新《规则》的时间

2017年及其以后各年度形成的文书档案全部依照新《规则》进行整理。

二、文书档案分类的具体要求

文书档案采用“年度—保管期限”两级分类法，在保管期限下按问题（机构）序列进行排序。每一年度按保管期限进行流水排列，分别编制3个流水号，即永久、30年、10年各编制一个流水号。

三、文书档案档号编制的具体要求

（一）档号构成

全宗号—档案门类代码 年度—保管期限—件号

（二）编制说明

文书档案档号由全宗号、档案门类代码与年度、保管期限、件号四段式构成，各段之间以“-”连接。其中：全宗号由4位阿拉伯数字构成；档案门类代码与年度直接连接，不留空格，不加“﹒”等任何符号，档案门类代码用WS表示文书档案，年度用4位阿拉伯数字表示公元纪年；保管期限用Y表示永久、用D30表示定期30年、用D10表示定期10年；件号用4位阿拉伯数字表示流水编号。档号中凡英文字母均采用“英文半角状态下大写”。

示例1：0065-WS2016-Y-0001。该示例为XX局全宗2016年度永久保存的第1件文书档案的档号，0065为全宗号，WS为文书档案门类代码，2016为年度，Y为保管期限是永久, 0001为件号。

示例2：0065-WS2016-D30-0001。该示例为XX局全宗2016年度定期30年保存的第1件文书档案的档号，0065为全宗号，WS为文书档案门类代码，2016为年度，D30为保管期限是定期30年，0001为件号。

四、纸质文书档案整理的其他具体要求

（一）档案装订要求

永久保存的文书档案和定期30年保存属于档案馆接收范围内的文书档案一律采用线装法装订，文件较厚的，采用左侧“三孔一线”装订方式，使用档案专用装订线；其它定期保存的文书档案可采用不锈钢订书钉装订。

（二）归档章加盖位置及填写要求

1、文书档案归档章一律加盖在文件首页右上方空白位置，如右上方有被领导批示占用等情况，应尽量在靠近右上方的位置加盖。

2、填写归档章中保管期限项时，永久、定期30年和定期10年分别填写为永久、30年和10年。

3、采用年度-保管期限两级分类，问题（机构）项为选填项。如果选择填写此项，应使用汉字填写。

4、填写归档章各项时应使用红色印泥或者黑色中性笔。

5、可根据情况适当增加归档章的尺寸。

6、除上述要求外，归档章中各项目均按照新《规则》要求填写。

示例：

（三）档案盒脊项目填写要求

1、档案盒脊保管期限项与归档章填写方式一致，永久、定期30年和定期10年分别填写为永久、30年和10年。

2、档案盒脊上一律使用红色印章加盖全宗号、年度、保管期限、起止件号等项目。

3、问题（机构）项为选填项，可空置不填。如选择填写，一律采用汉字填写，且使用通用的简称。 

（四）归档文件目录打印及装订要求

1、归档文件整理完毕后，至少应打印1份纸质归档文件目录，以备日常查阅检索之用。

2、归档文件目录可按不同保管期限分别装订成册，也可装订一册，不同保管期限之间设隔离卡。

3、归档文件目录为横式（A4幅面），在目录上方长侧进行装订。

4、州档案馆馆藏全宗单位在文书档案接收进馆时，需同时移交2套纸质归档文件目录和一套归档文件目录电子专用数据，具体要求由州档案局馆在档案接收进馆前提出。各单位应形成并妥善保管归档文件目录电子版专用数据，以备日常利用和档案移交时使用。

五、归档电子文件整理的具体要求

业务和档案信息化及数字档案室建设进展较大，形成和在线运行的电子文件所占比例比较高的单位，可按照新《规则》执行。其他单位可待条件具备后再执行，在此期间，须按有关规定和要求，加强对电子文件的登记、收集和管理，做好将电子文件档案数据导入专用档案管理数据库工作，积累电子文件档案资源。

附：《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）

联系电话：2879073

                                                                                                   延边州人力资源和社会保障局机关人事档案中心

2017年8月30日