档案资源建设应拒绝纸上谈兵

档案资源建设应拒绝纸上谈兵

来源：本站原创  发布时间：2013-11-29 浏览次数： 次 【字体：小 大】

【摘  要】：拒绝档案资源建设的纸上谈兵应从思想、管理和经费三个层面狠下功夫。一、端正工作态度是加强档案资源建设的前提，“只要思想不滑坡办法总比问题多”，只有摆正心态在面对困境时才会积极乐观，才能坚守清贫、吃苦耐劳。二、强化档案管理是加强档案资源建设的关键，“没有规矩不成方圆”，要坚持与时俱进照章办事整合零散资源。三、落实工作经费是加强档案资源建设的保障，“经济基础决定上层建筑”，档案资源建设也同样离不开物质建设。综上所述，做好档案资源建设不是拿着政策文件纸上谈兵，而要实实在在的真抓实干。

    【关键词】：档案资源；建设；建议

档案资源建设是档案部门对本地方、本部门的档案信息资源进行合理配置、分工协调，形成档案信息资源库而开展的一系列工作。国家为此出台了一系列的档案管理条令（国家档案局第8号令、第9号令、第10号令）。该项工作的开展不但要在国家档案局各项管理条令的框架下进行，更需要在思想上端正工作态度，克服惰性思维；在管理上坚持照章办事，不走过场、不省流程；在经费上保障档案专项资金的落实，不省小钱吃大亏。因此，只有从思想、管理和经费三个层面着手，杜绝档案资源建设的纸上谈兵。

一、端正工作态度是加强档案资源建设的前提

1、拒绝纸上谈兵需以正确的心态对待档案工作。在《2013年武陵区档案业务培训会》上，档案局领导语重心长地说：“档案工作是一项既清贫又辛苦的工作，没有任何油水可捞，希望各位档案员能发扬吃苦耐劳的精神，坚守在自己的岗位上。”坚守清贫、吃苦耐劳八个字虽短却不易做到，需要摆正心态，即使面对困境也要积极乐观。

回首武陵区机关事业单位社会保险处档案资源建设的过程，是充满艰辛的。我们没有专门的档案库房和必要的工作经费，更谈不上设立综合档案室安装档案密集架，只能用铁质的档案柜代替，档案柜也只能放在主任办公室，硬件设施上的匮乏让大部分兼职档案员对档案工作消极懈怠，甚至是破罐子破摔，总认为“这个档案达标拼的就是硬件，我们已经在硬件上落后了，搞了也是白搞，这个档案没什么搞头。”这种不正确的心态严重阻碍了档案资源建设的进程。

“相由心生”，有正确的心态就能从源头拒绝纸上谈兵，俗话说得好“办法总比问题多”。一是要充分认识档案资源建设的重要性，积极向上级领导机关汇报，获得领导的支持并下拨专项工作经费用于配置和完善硬件设施；二是加强档案资源建设的硬件投入，在购买档案管理的设备时重实用、轻品牌，不搞攀比；三是正确审视现状，以档案工作的细致认真来弥补硬件设施的不足，对工作不糊弄、不随便。

    2、拒绝纸上谈兵应树立档案管理常态化的意识。当前，有些单位将档案工作视为一项应付性任务来完成，领导来检查的时候就抓一下，检查完就放一边了。这种间歇式的管理方式不利于档案资源建设，甚至会将档案工作做成“豆腐渣工程”。对此，应树立档案管理常态化的意识。将档案工作纳入日常工作的范畴。

在行政工作中，收到上级领导机关下发的政策文件后，在完成各项收文手续并处理完毕后，按照发文机关将文件分类整理并归档；在业务工作中，每办理完一项业务后将办理完毕的业务文件材料按前来办理业务的单位名称进行分类整理并归档。整理好的档案暂由各个部门自行保管，待年后再统一移交至综合档案室。

二、强化档案管理是加强档案资源建设的关键

1、拒绝纸上谈兵需整合零散资源，将档案集中管理。档案的统一管理可以杜绝现在基层档案资源建设中的三种乱象：一是领导不重视，对档案疏于管理而导致档案被随意借走却无人登记；二是未经移交，兼职档案员就擅自将档案放入档案柜或私自拿借；三是查、借阅后不按制度归还，私自将档案随手乱插在档案柜内。每个部门，每个机构都会产生档案，若各人自扫门前雪那每个机构不分大小都需要配备专业的档案库房和设备，这是一笔不小的开支。对中小型机构而言，档案管理反而会造成机构的负担；而大型机构有雄厚的资源，配备规格高且齐全的设施，可以在一个系统内倡导资源共享。鉴于此，将同系统内部的各个机构的档案进行集中管理尤有必要。以常德市武陵区人力资源和社会保障局为例：其下属的多个分支机构均要接受上级业务主管部门的业务档案达标评检。除局办公室外下属其他机构均没有独立的档案库房，因此，在全局系统内部设立一间综合档案室，各个机构将本机构内部需要归档的文件资料由各机构的档案员整理好后移交给局综合档案室，由局里统一购买档案密集架、消毒柜、消磁柜、除湿机等设备，合理利用国家资源。

对各机构零散的档案进行整合，改变机构各自存档造成的多、小、散的局面，导入企业集团化运营的运作模式，最大限度的整合有效资源，变多条档案资源建设的支线为一条主干线，既减轻了各机构的人力和财力负担，又提高了档案资源建设的整体效率。

2、拒绝纸上谈兵需增强科技意识，实现管理信息化。提高档案利用服务水平是档案资源建设的目的，随着信息化时代的到来，创新档案管理模式，实现档案管理信息化已成为档案资源建设的主攻方向。目前相当一部分单位的档案已经实现了用专业的档案管理软件进行电子归档，并将保管期限在30年以上的业务档案全部扫描保存在电脑中，为下一步开通网络查询奠定了资源基础，也解决了纸质文件容易损坏，不易长期保存的缺陷。

3、拒绝纸上谈兵需坚持照章办事，不因“麻烦”省程序。“不以规矩，不能成方圆。”落实和完善档案管理迫在眉睫。 武陵区机关事业单位社会保险处在整理2011年以前的文书档案时，发现有大量的档案资料借出后没有归还，由于当时没有做任何的档案查、借阅登记，导致档案现在无法追回，许多重要的文献资料遗失。为弥补之前的过失，只能将所有档案全部翻盘，重编档案流水号，加重了机构档案管理的负担。若在早前查、借阅档案时严格按制度办事，做好查、借阅登记，这些错误是完全可以避免的。爱尔兰的政治家埃德蒙·伯克曾说：“我认为，与制度结合的自由才是唯一的自由。自由不仅要同制度和道德并存，而且还须臾缺不了它们。”由此可见，遵章守纪、照章办事不仅是衡量一个机构管理水平的优劣，同时也是机构工作者个人职业道德的体现。

    三、落实工作经费是加强档案资源建设的保障

 1、拒绝纸上谈兵需保障档案专项经费，不省小钱吃大亏。没有专业的库房，就不能保障档案的长久保存；没有查阅室，就没有供人查、借阅档案的专门场所，不利于贯彻执行《档案查阅利用制度》；没有办公室，就没有供档案员办公的专门场所，档案工作的开展也会因此受阻。因此，拒绝纸上谈兵需保障档案专项经费，相关部门不能在减少档案管理资源上动脑筋，而应该积极争取专项经费，将所需的专业设备配置齐全，不要为了省钱造成档案因保管不当而遭到损毁，反而是吃了大亏。

    2、拒绝纸上谈兵需合理分配有限资源，将钱花在刀刃上。在档案资源建设中，大型的机构能够将所有设施完善，而部分中小型机构则会受制于资源条件的限制不能一一配置齐全，对此提出以下建议：一要提供必需的装具：无酸牛皮纸制成的档案盒、不锈钢的订书针、不锈钢的档案夹、印泥、整套的归档章，有了以上的工具就可以开始整理档案了。二要提供必需的场所:档案库房，若是受到办公场地的限制，实在是没有条件，可以将办公室用木板隔出一块空间（可以不封顶，这样可以和办公室公用一台空调），一半为档案库房，一半为档案查阅室和办公室。三要提供档案保存所必须的硬件：铁质档案柜（有条件的地方可以配密集架）、空调、除湿机、消毒柜、遮光窗帘、电脑、消磁柜（没有光盘档案可以不配置）、除尘设备。

四要提供档案管理所必须的软件：档案管理专业软件。

中小型机构进行档案资源建设，至少要将以上设施配置齐全。有些像刻录机之类的可以不单独配置，因为现在的电脑都有内置的刻录机，其他如打印机、复印机等原办公室有的可以继续沿用。

“喊破嗓子不如甩开膀子”，档案资源建设需要的是实实在在的真抓实干，而不是拿着政策文件纸上谈兵。做好档案资源建设必须从思想上深刻认识到档案工作的重要性，树立正确的工作态度；从管理上严把制度关，坚持照章办事不因省“麻烦”而招致更多的“麻烦”；从经费上做长远的衡量，纳入单位年初预算，不为节省一时的经费而致使档案得不到妥善的保存。档案资源建设不仅事关一个机构的发展兴衰，更事关社会的稳定，是一项民生工程，必须要以实干的精神振兴档案事业，加强国家档案资源建设。