关于印发南京市浦口区档案馆新一轮档案接收进馆工作实施方案的通知

 各街道办事处，区府各办局，各直属单位：

根据《中华人民共和国档案法》《南京市档案条例》和《南京市档案条例实施细则》等有关规定要求，现将《南京市浦口区档案馆新一轮档案接收进馆工作实施方案》印发给你们，请认真贯彻执行。

南京市浦口区人民政府办公室

2018年6月5日

南京市浦口区档案馆新一轮档案

接收进馆工作实施方案

为更好地适应国家档案资源体系建设的新要求，进一步加强新时期档案工作，逐步实现全区档案资源整合、信息共享的目标，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局第9号令《各级各类档案馆收集档案范围的规定》和《南京市档案条例》、《南京市档案条例实施细则》等法律法规，依据《浦口区档案馆收集档案范围实施细则》（浦政办发〔2015〕89号）文件，现制定南京市浦口区档案馆新一轮档案接收进馆工作实施方案如下：

一、档案移交进馆范围

（一）移交进馆单位

各街道办事处、区级机关各部门及其各直属单位，机构改革中涉及到调整、撤并单位必须移交进馆，不移交进馆需提出书面申请并说明原因；重点学校、医院和企事业单位，档案符合接收进馆标准，移交条件成熟，可自愿向浦口档案馆提交档案移交申请。

（二）移交进馆档案年限

1. 各单位2010年底之前形成的保管期限为永久、长期和30年以上（含30年）的各种门类、各种载体档案；

2.各单位2010年底之前形成的保管期限为永久、长期和30年以上（含30年）的电子档案；

3.各单位2015年底之前形成的具有永久保存价值的实物档案；

4.本区重大活动、重要事件形成的档案、涉及民生的专业档案及保管条件不善、可能危及保管安全的档案可按有关规定提前移交；

5.因机构改革涉及调整、撤并的单位移交年限至单位终止时间。

（三）移交进馆档案内容

1.纸质档案：文书档案、专业档案（包含各镇街所有部门及职能科室的文书、民生专题档案）。

2.特殊载体档案：

（1） 声像档案：包括照片、录音录像、光盘等。

（2） 实物档案：包括本单位获得省级以上和市级综合性表彰荣誉的具有永久保存价值的奖牌、奖杯、锦旗和证书等；县(区)人民政府对外交往中双方互赠的重要纪念品（含题词、牌匾和字画等）；本单位组织的各种重大活动中获得的具有永久保存价值的纪念品等。

3. 电子档案全文数据：所有进馆档案必须进行数字化加工，完成目录输入和原文扫描工作。案卷目录数据、卷内文件目录数据、归档文件目录数据及全文数据随实体档案同步移交，数据库和文件格式应符合规范标准。

4.档案编研资料：各进馆单位档案全宗卷、全宗介绍（依照全宗指南编制规范DA/T14-2012）、机构沿革、分类方案、保管期限表和大事记，根据职能编写的有助于了解或补充档案内容的出版物、内部刊物及相关档案编研成果等，按相应要求整理后，随档案一并移交。

5. 检索工具：全宗卷、案卷目录、全引目录、归档文件目录、一式两份，一份随档案移交，一份留本单位保存。

二、移交进馆档案质量要求

（一）保持全宗完整统一。保持全宗内完整性，其反映单位主要职能活动和基本历史面貌的各种门类、各种载体的档案，原则上一律进馆，不得割裂分散。

（二）保管期限划分准确。各进馆单位要对进馆档案进行一次全面认真的清理鉴定，依据档案保管期限表，准确划分保管期限。对永久、长期、30年以上（含30年）保管的档案做好移交进馆准备，对短期档案应统一编目自行保管，对已失去保存价值的档案按规定进行销毁。同时要按照国家保密方面的有关规定，进馆前做好***档案的解密和调整密级工作，并提出档案使用限制要求。

（三）档案整理科学规范。移交进馆的档案必须严格符合国家相关业务标准规定。文书档案、会计档案、照片档案、磁性载体档案、电子档案质量必须符合《文书档案案卷格式》（立卷改革前）、《归档文件整理规则》（立卷改革后）、《会计档案管理办法》、《照片档案整理规范》、《磁性载体档案管理与保护规范》、《电子文件归档与管理规范》等要求，其他各类专业业务档案的整理要符合业务主管部门和档案行政管理部门联合制发的专门档案管理办法的要求。　

（四）建立档案全文数据库。所有进馆档案必须进行全文数字化加工，按照《电子档案基础元数据数据库结构和封装格式》编制进馆所有门类档案的案卷级、文件级机读目录，在移交纸质和其他实体档案时，电子档案必须同步移交，并与档案文件级目录相链接，完成转换工作，建立全文数据库。

三、移交进馆工作时间安排

（一）2018年6月-2018年12月，规范整理阶段

各进馆单位按接收进馆标准要求，对本单位列入接收名册的档案门类进行清点、整理，编写全宗介绍等，档案馆逐一***对每家单位进行业务指导，并对清点整理好的各门类档案数据统计造册。

（二）2018年6月-2019年6月，数据化加工、数据校核与接收阶段

各单位按档案馆接收工作计划，自行进行档案数字化加工与数据校核，档案馆提供业务指导。档案整理、数字化加工与数据校核完成后，向档案馆提出档案移交书面申请，档案馆进行验收，合格后，按计划接收档案进馆。具有档案移交条件的重点学校、医院和企事业单位，按上述程序进行清点、整理、数字化加工及数据校核，档案馆***进行业务指导，验收合格后，按计划接收档案进馆。

四、  接收档案进馆的基本程序

（一）属于移交范围的档案，请各单位自查整改并经分管领导审核后，由区档案馆组织人员实地对应进馆的档案进行检查验收。进馆单位在检查验收通过后，向区档案馆报送移交档案目录。

　　（二）各进馆单位在报送移交档案目录后，区档案馆确定具体移交时间，将档案实体、检索工具和电子文件等移交进馆。交接双方根据移交目录清点核对，填写《档案交接文据》、《电子档案移交、接收登记表》和《档案接收进馆数量统计表》签字盖章。交接文据一式三份，区档案馆保存两份，移交单位保存一份。

（三）各进馆单位在移交档案的同时，移交相应的纸质案卷目录和归档文件目录一份，符合电子档案接收要求的电子目录一套及电子文件、数字档案全文各一套。

***：1. 浦口区档案馆2018-2019年接收进馆单位名册

2. 浦口区重点学校、医院及企事业单位接收名册

                     南京市浦口区人民政府办公室

                           2018年6月5日

***1：

浦口区档案馆2018-2019年接收进馆单位名册

***2：

浦口区重点学校、医院及企事业进馆单位名册