批转区档案馆关于加强电子公文归档管理的请示的通知

　　各镇、街道党委，镇人民政府、街道办事处，区属有关单位：
　　区委区政府办公室同意区档案馆《关于加强电子公文归档管理的请示》，现批转给你们，请认真贯彻执行。

　　主题词：档案管理通知
　　　中共佛山市顺德区委办公室人秘科　2004年7月30日印发

关于加强电子公文归档管理的请示

　　区委区府办：
　　近年，随着我区电子政务建设的推进，区属各机关单位和各镇、街道已产生大量的电子公文，加强对这些电子公文的管理和归档工作，确保电子公文的安全保管和有效利用是进一步加快电子政务建设，提高机关办事效率，更好地为领导，为机关部门，为社会准确、敏捷、高效提供政务信息服务的一项迫切工作。根据国家档案局《电子公文归档管理暂行办法》和佛山市人民政府办公室《印发关于加强电子公文归档管理的意见通知》（佛府办「2003」19号文）精神，结合我区电子政务建设的实际，我馆制订了《关于加强电子公文归档管理的意见》。如无不妥，请批转各镇、街道和区属各单位执行。
　　执行过程中出现的情况，可向区档案馆和区委区府办电子政务科反映。档案馆联系人：孔庆东、陈永刚，电话：22830733、22830732。

佛山市顺德区档案馆
二ＯＯ四年七月十三日

关于加强电子公文归档管理的意见

　　为加强和规范电子公文的归档管理工作，确保电子公文的安全和有效利用，根据国家档案局第6号令发布的《电子公文归档管理暂行办法》、市人民政府办公室《印发关于加强电子公文归档管理的意见通知》（佛府办〔2003〕19号文）精神及省、市档案部门有关贯彻实施意见，结合我区各机关办公自动化建设的实际情况，就电子公文的归档管理提出以下意见：
　　一、提高对加强电子公文管理重要意义的认识。电子公文的管理、归档工作关系到各级党政机关政务信息资源长期安全存储和有效利用问题，是我区电子政务信息化建设的基础性工作。把各级党政部门存储在电子公文中的政务工作信息及时、妥善地保存起来，向党政部门和社会提供利用，对促进我区信息化建设、提高机关办事效率都有着十分重要的作用。各镇、街道和各部门负有保管党政信息并提供利用的法律责任，要在管理好纸质文件档案同时，管理好电子公文档案。
　　二、加强对电子公文归档管理工作的领导，完善管理制度，健全保障措施，确保电子公文的安全。各单位要制定科学、严格的电子文件归档管理制度，并根据本单位计算机应用情况，健全规范和严谨的技术保障措施，做好电子文件的收集、归档和管理工作，切实保证电子公文的真实性、完整性、有效性和安全性。
　　三、档案管理人员要加强学习，不断提高和掌握信息化建设的新技术和新知识。电子公文的归档管理是机关实现办公自动化和政务信息化建设的重要组成部分，也是传统办公模式和文档管理工作的变革。因此，在实施电子公文管理的过程中，认真研究新技术条件下的档案管理工作新情况和电子公文管理的新特点，探索电子公文及其他各类电子文件管理的新模式，尤其是要重点研究如何真实、完整、安全和有效地保管电子公文，如何安全和快捷地提供利用电子文件，如何制定切实可行和操作性强的管理方法，充分利用新技术优势，实行标准化和规范化管理等，使电子公文的归档管理工作更加适合我区信息化建设的要求，开创档案工作的新局面。
　　四、切实做好电子公文的清理和移交工作。收集、整理和利用好归档电子文件，是摆在我区政务信息化建设面前的一项重要任务。各单位应尽快落实专人对散存于本单位各台计算机、各有关载体中的电子公文数据进行一次全面清理，以独立载体方式进行归档，并及时向区档案馆移交，具体移交办法由区档案馆另行通知。

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