关于做好2012年度街道机关文件材料收集归档工作的通知

杨新江〔2013〕1号

关于做好2012年度街道机关文件材料

收集归档工作的通知

机关各科室：

根据市档案局《关于贯彻实施国家档案局〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定〉的意见》和区档案局的有关要求，为做好2012年度街道机关文件材料集中收集归档工作，现将有关事项通知如下：

一、归档范围

本机关党群、行政各科室在履行2012年度主要职能活动中产生和形成的、反映或针对该年度各项工作的、具有科学研究和历史查考价值的、需要永久、30年（长期）或者10年（短期）保存的各种门类、各种载体的档案材料，包括上级、平级或下级单位的来文中与本机关、本科室工作有关的材料。

二、收集类型和归档要求

1.文书档案，指文字、图表等纸质书面载体材料。（具体范围详见***1）。收集重点为本科室电脑打印或手工书写形成的材料。重要文件材料必须是正本、定稿或原件，修改稿应经街道档案鉴定小组鉴定后，确定予以归档。不符合A4和A3标准的材料应重新裱糊。圆珠笔、铅笔、传真感应纸等材料应复印后归档。文件材料的标题、责任者、成文日期及成文单位印章必须标注齐全。文书档案归档实行双套制，即书面纸质材料与相对应的电子文件一并归档。

2.声像档案，指照片、录像带、录音带等感光、磁性材料。如，同一主题照片要反映基本概况。用数码相机拍摄的照片，数码底片归档。各种声像档案应先行整理、分项建立文件夹，标明活动题名、日期、地点和拍摄者，单张照片应标明照片上主要人物的职务、姓名、位置（如左一或者右二等）。委托其他科室拍摄的照片，由本科室回收归档。

3.科技档案，指设备档案和基建档案。其中设备档案指本科室公款购置、添置的电器仪表类、机械运输类和其他类设备的购货***复印件、说明书、保修卡、图纸、合格证、驱动光盘等材料。基建档案指本街道建造、翻建的建筑物、构筑物在规划、设计、施工、维修活动中形成的各种文字、图表等材料。

4.荣誉档案，指获得全国、市、区一级先进集体（荣誉）称号的各种证书类（含荣誉证书、光荣册、先进名册等）、奖状类（含镜框、纸质）、实物类（含奖杯、奖牌、锦旗等）。归档荣誉档案必须是正本、原件，复印件不予归档，跨年度逾期颁发的荣誉档案必须随颁随归。

5.电子文件，指以数码形式存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的文件，包括文字处理、图像、图形、影象、声音、多媒体、数据库等，内容涵盖文书、声像等。归档电子文件应标明内容、形成日期和责任者。

6.档案资料，指除归入文书档案以外的具有参考利用价值的上级普发性文件、简报、内部刊物、会议材料等。

三、归档期限

1.科室移交时间：各种类型、各种载体的档案材料均应于

2.街道考核时间：按照区考核办对街道年度工作目标绩效考核的有关要求，街道必须在前完成档案纸质立卷及电子归档双套制工作，并且做到文书档案著录率达100%、文书档案电子扫描率达100%的目标。

四、注意事项

1.归档材料必须先行鉴别，注意原始性和价值性，收集的类型、载体、内容既要全面，又要保证归档材料的质量。

2.各种文件材料应对照本通知以及本科室形成文件的实际情况逐项收集完整。

3.经街道档案鉴定小组鉴定，虽未列入上述归档范围，但具有保存利用价值的材料，应予以归档，历年未归档材料中具有重要价值的，应及时补归。

4.电子文件等归档可用光盘、磁盘、U盘等载体转归。

5.分管领导的文件材料由相关科室负责收集，经街道档案鉴定小组鉴定后，依规范归档。

6.档案材料移交时应填写《科室归档文件目录》和《交接文据》，行政办公室（档案室）及本科室各执一份。

特此通知。

2013年1月7日