佛山市最低生活保障档案管理办法

第一章  总则

第一条　为了进一步健全城乡居民最低生活保障制度，规范最低生活保障档案（以下简称低保档案）的管理，促进基层低保工作规范化建设，根据《中华人民共和国档案法》、《城市居民最低生活保障条例》等法律法规，结合本市实际制定本办法。

第二条　低保档案是指在城乡低保工作过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像、电子数据等不同形式和载体的历史记录。

第三条　低保档案是国家档案的重要组成部分，是涉及城乡困难群众切身利益的重要信息资源，各单位和公民个人都有保护低保档案的义务。

第四条　低保档案管理实行分级管理、基层为主的原则。

各区民政部门、镇人民政府（街道办事处）（以下简称低保档案管理部门）应有专（兼）职人员负责低保文件材料的归档和低保档案的管理；居（村）民委员会应协助做好职责范围内的低保档案工作。

各区民政部门的档案机构要高度重视低保档案管理工作，将其纳入档案基础业务建设范畴；各区档案行政管理部门要依法加强对低保档案工作的指导和监督，切实做好服务工作。

第五条　低保档案管理部门应加强对低保档案工作的领导，切实将低保档案管理纳入低保工作内容，做到低保档案工作与低保工作同步布置、同步管理、同步检查，确保低保档案的规范、安全管理。

第二章 低保档案的收集、整理与归档

第六条 低保档案管理部门应根据有关规定，建立健全低保档案文件材料的收集、整理和归档制度，确保低保档案的齐全完整。

第七条　低保文件材料根据其形成规律和特点原则上分为审批类和日常管理类进行整理。

（一）低保档案归档范围

1、审批类

（1）区级人民政府民政部门批准享受最低生活保障的审批表；

（2）有关部门的入户调查表；

（3）低保对象的申请书、居民户口簿或居民身份证复印件；

（4）低保管理机构要求提供的材料（家庭收入证明、下岗证、离退休证、结婚证、离婚证或判决书、残疾证、就业状况证明、劳动能力状况证明、失业状况证明、下岗职工基本生活费证明等等）；

（5）其它应归档的材料。

2、日常管理类

（1）区级人民政府民政部门停发、增发、减发低保金的审批表和有关审核材料；

（2）低保对象参加公益活动记录；

（3）低保对象名册；

（4）日常入户调查材料；

（5）低保对象分类统计表、低保资金统计表等统计材料；

（6）低保资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料；

（7）低保工作形成的照片、录音、录像、实物材料；

（8）低保信息系统、统计系统所形成的电子数据。

（二）低保档案归档要求

1、归档的文件材料种类、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。

2、归档的文件材料应做到字迹工整、数据准确、图样清，签字盖章、日期等标识完整齐备。

3、归档文件材料的书写和装订材料应符合档案保护的要求。

4、归档的电子文件数据应与相应纸质文件数据保持一致，电子文件应物理归档，一式三套。

（三）低保档案整理方法

1、日常管理类文件材料以件为归档单位，逐件整理归档。审批类文件材料以一户为一件进行整理编目。整理方法按照佛山市档案局《关于印发〈关于实施文件材料归档改革的主要做法〉的通知》（佛档〔2004〕1号）。

2、审批类档案保管期限为该低保户停保后不少于3年；日常管理类档案保管期限参照文书档案定为永久、定期两种，定期分为30年、10年。
　　3、审批类和日常管理文件材料分别按年度—保管期限—时间（结合问题）顺序排列单份文件，每一年度分别从“1”编制流水件号，第二年重新从“1”另编。

4、低保档案应在每件归档文件首页上端的空白位置加盖归档章，归档章项目内容如下：

（1）全宗号：同级档案馆给立档单位编制的代号。

（2）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2000”。

（3）期限：归档文件保管期限的简称或代码（审批类暂空，日常管理类填写“永久”或“30年”或“10年”）。

（4）件号：文件的排列顺序号。一个年度的归档文件均从“1”开始标注。

（5）类号：分别填写 “审批类”和“日常管理类”。

5、低保对象分类统计表、低保资金统计表等统计材料归入本单位的文书档案。

6、低保资金的预算和决算、划拨凭证、发放领取名册等材料归入本单位的会计档案。

7、低保信息系统、统计系统所形成的电子数据：录像带、磁盘、照片等参照《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15-95）、《电子文件归档与档案管理规范》、（GB/T18894-2002）及《照片档案管理规范》（GB/T11821-2002）等有关标准整理。

（四）低保档案应编制归档文件目录。

第三章  低保档案的保管和统计

第八条  低保档案原则上由各区民政部门统一保管，因工作需要，确需由乡镇人民政府（街道办事处）或低保经办机构保管的。各区民政部门、档案行政管理部门应加强指导、检查。

第九条  低保档案原则上应由业务部门管理，每年向本单位档案部门移交档案目录，任何单位和个人不得据为己有。

第十条  低保档案管理部门应建立健全低保档案保管、保密、利用、鉴定销毁、统计制度，确保低保档案规范化管理。

第十一条  低保档案管理部门要配备必要的保管设备和防护设施，保证低保档案的安全。

第十二条  低保档案部门应定期对档案进行检查清点，确保档案不丢失，不损坏。发现破损、虫蛀、褪色或字迹模糊等现象时，应及时修补、复制或进行其它技术处理。

第十三条  低保档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

第十四条  档案部门应对低保档案的收集、管理、利用、鉴定销毁、移交进馆等情况进行准确统计，填写档案工作基本情况统计报表，并按规定报送上级业务主管部门和同级档案行政管理部门。

第四章 低保档案的利用

第十五条  各区民政部门应对低保档案的利用权限做出明确规定，确定低保对象查阅低保档案的范围，建立档案借阅登记簿，健全借阅档案登记、审批手续，做好利用效果反馈登记，掌握档案的利用情况。

第十六条  低保档案主要供低保管理部门使用。上级单位、监察机关、审计机关、法院和检察院因工作或办案需要可以查阅低保档案。各单位保存的低保档案不得借出。参保者查阅本人低保档案需提供有效证件，如身份证等，经本单位负责人批准并核实参保者身份后，可以提供查阅或复制。

第十七条  低保档案管理部门应设立公共查阅室，或在本部门设立开放窗口，或明确低保档案开放日，对外提供利用。

第十八条  低保档案管理部门应当编制、公布低保档案利用指南和公开目录，通过设立公开栏、网上公开等多种方式，方便群众利用。

第十九条  低保档案管理部门应向同级地方综合档案馆提供主动公开的低保档案信息(低保档案电子目录)。

第二十条  低保档案管理人员应认真做好低保信息管理、整合工作，做好低保信息查询服务工作。

第二十一条  低保档案管理人员和利用者应严格遵守档案管理有关规章制度，任何部门、单位和个人不得抽取、篡改、损毁、伪造档案。

第五章 低保档案的鉴定销毁

第二十二条  档案保管期满后，应由业务部门提出初步存毁意见，会同档案部门共同鉴定，编制销毁清册。

第二十三条  单位负责人在档案销毁清册上签署意见。

第二十四条  销毁档案应指定两人负责监销，防止档案遗失和泄密。档案销毁后应写出销毁报告，监销人要在销毁清册上签字。销毁报告和销毁清册应归入全宗卷永久保管。

第二十五条  销毁的档案应在归档文件目录备注中注明。

第六章  低保档案的移交

第二十六条属于进馆范围的低保档案（包括电子文件），应按同级档案行政管理部门的要求，定期向同级综合档案馆移交。

第二十七条  向档案馆移交档案，应将打印的全宗指南、纸质案卷目录（一式三份）及其电子目录和相关参考资料一并移交。

第七章  附则

第二十八条  本办法由佛山市民政局、佛山市档案局负责解释。

第二十九条  本办法自发布之日起施行。