关于印发康平县精准扶贫精准脱贫档案规范整理指导意见的通知

各乡镇（街道），各成员单位：

根据《康平县推进贫困县退出工作专项方案》的要求，现将《康平县精准扶贫精准脱贫档案规范整理指导意见》印发给你们，请结合实际认真贯彻落实。并请各乡镇（街道）将此文件及时转发给所属各村。

              康平县脱贫攻坚工作领导小组办公室

                         2020年4月15日 

康平县精准扶贫精准脱贫档案规范整理指导意见

为进一步规范我县精准扶贫精准脱贫档案整理工作，确保顺利通过省市检查验收和适应未来精准扶贫精准脱贫档案进馆要求，根据《辽宁省全面加强精准扶贫精准脱贫档案工作的实施意见》、《辽宁省精准扶贫精准脱贫档案管理办法》和省、市、县举办的精准扶贫精准脱贫档案培训会内容，特制定本指导意见。

一、完善材料

按照县档案局、扶贫局下发的《关于做好康平县精准扶贫精准脱贫档案工作的实施意见》、《脱贫攻坚资料收集整理参照目录》及“证明贫困户解决‘三保障’的重要材料”等相关文件的要求，收集好归档材料。归档材料应齐全、完整、准确，应收尽收。

二、规范分类

扶贫档案材料分为四类：综合管理类（FP1）、项目管理类(FP2)、户别管理类(FP3)、特殊载体类（FP4）。

（一）综合管理类（FP1）：综合管理类以“件”为单位进行整理，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；会议纪要、会议记录一次会议为一件，会议记录一年一本的，一本为一件；来文与复文独立成件。排列顺序：按时间顺序排列。

（二）项目管理类(FP2)：项目管理类以“卷”为单位进行整理。按阶段或分年度组卷。建设项目文件应按其项目阶段（立项、实施、验收）分别组卷。排列顺序：项目类案卷按项目前期、项目设计、项目施工、项目监理、项目竣工、项目验收及项目后评估等阶段排列。文字材料在前，图样在后。 

（三）户别管理类(FP3)：以“卷”为单位进行整理。排列顺序为：卷内文件目录在前，贫困户文件材料在后。

（四）特殊载体类（FP4）：专指照片、音像、电子档案，如贫困户安全住房照片、开展扶贫工作的照片等。按时间先后顺序排列。

三、编号编页

（一）编号：精准扶贫精准脱贫档案档号由全宗号、分类号、件号或案卷号构成。（注：村没有全宗号）

1、综合管理类

全宗号+分类号+年度+保管期限+件号 

例，全宗号（县档案馆给定的编号）—FP1 （机构/问题）+2016（年度）—Y/D30/D10（永久/30年/10年）——0001（件号）

综合管理类归档章样式：尺寸是1.6（厘米）X4.5（厘米）

2、项目管理类 

全宗号+分类号+项目编号+案卷号 

全宗号（县档案馆给定的编号）—FP2 （机构/问题）—项目编号（项目顺序号）—1（案卷号）

*项目编号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代号确定。

*案卷号：按一定顺序排列后的流水号。

3、户别管理类

（1）扶贫局

全宗号+分类号+乡镇+行政村+案卷号 

全宗号（县档案馆给定的编号）— FP3（机构/问题）—01（乡镇顺序号）— 01（村顺序号）—1（案卷号）

（2）乡镇、街道

全宗号+分类号+行政村+案卷号 

全宗号（县档案馆给定的编号）— FP3（机构/问题）—01（村顺序号）—1（案卷号）

（3）行政村 

分类号+行政村+案卷号 

FP3（机构/问题）—01（村顺序号）—1（案卷号）

项目管理类和户别管理类档号章样式：尺寸是长3.5厘米+1.5厘米，宽是1厘米X2

4、特殊载体类

全宗号+分类号+案卷号 

全宗号（县档案馆给定的编号）—FP4（机构/问题）—1（案卷号）

（二）编页

1、综合管理类

（1）综合管理类文件一般应以件为单位编制页码，以有效内容的页面为一页。每件归档文件从“1”开始流水编号。

（2）页码应逐页编制，分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

（3）文件材料已印制成册并编有页码的，可以保持原有页码不变。 

（4）卷内目录、卷内备考表不编写页码。

2、项目管理类和户别管理类

卷内文件以卷为单位编制页号，以有效内容的页面为一页。已有页号的文件可不再重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。 

四、编目整理

综合管理类：归档文件目录设置包括序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等。项目归档文件目录表格采用A4 纸。归档文件目录除保存电子版本外，还应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应编制封面。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限、机构（问题），其中全宗名称即立档单位名称。

项目管理类和户别管理类：分为卷内目录编制、案卷封面编制、案卷目录编制。 

卷内目录应排列在卷内文件首页之前。设置序号、文件编号、责任者、文件题名、日期、页数、备注、档号。

案卷封面编制：案卷封面应印制在盒正表面。

规格：A4型（297mm×210mm） 

内容：案卷题名、立卷单位、起止日期、保管期限、密级（不填）、档号（档号由全宗号、分类号）组成。

案卷目录编制：由序号、档号、案卷题名、总页数、保管期限、备注组成。 

五、规范装盒

户别管理类，每户一盒。装盒档案材料不能有损害归档材料的物质, 如装书钉等。归档材料应按顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。

档案盒统一规格：选用无酸纸质档案盒310mm×220mm（长×宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20 mm或30mm。

档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等必备项，并可设置机构（问题）等选择项。其中，起止件号填写盒内第一件文件（卷）和最后一件文件（卷）的件号（卷号），起件号填写在上格，止件号填写在下格；盒号即档案盒的排列顺序号，按进馆要求在档案盒盒脊或底边编制。 

六、上架装柜

材料装盒后，上架排列方法应与本单位归档材料分类方案一致，排架方法应避免频繁倒架。档案柜应使用铁质档案柜并具备防火、防盗、防水等八防功能。建议使用单独房间建立档案室，并配备消防器材、温湿度计，墙上应挂档案查阅、管理制度板。

七、归档电子文件的整理要求

扶贫档案进馆前需要本单位数字化处理，归档电子文件分类、排列、编号、编目应符合纸质文件的一般要求。各主管单位向档案馆移交纸质档案的同时，也要移交其电子档案，即纸质档案与电子档案同步移交。

注：此文件由各乡镇（街道）负责组织实施，并将此件转发至所辖各村。县档案局、档案馆负责该项工作的检查、指导。