深圳市社会组织管理局关于社会组织档案材料归类整理和数字化加工项目的招标公告
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于2022年04月17日发表
一、项目概况
社会组织档案材料包括申请筹备成立、成（设）立登记、变更登记、注销登记、备案、章程核准和年度检查等工作中形成的具有查考、利用价值的各种文件档案材料，档案资料的数字化不仅在提高工作效率的同时还保护了原始档案的完整性。根据社会组织档案整理相关规定，为继续推进制度建设和信息化建设，规范文书档案和专业档案，加强社会组织档案材料的规范管理，充分发挥社会组织档案材料的作用，需要对社会组织档案进行数字化整理和归档。现拟启动社会组织档案材料归类整理和数字化加工项目。
二、项目内容
1.档案接收：接收到档案应对实体纸质档案按类别进行分类；对纸质档案内容按移交清单（汇总材料清单）逐一进行清点，登记移交清单，并登记份数。
2.整理：社会组织登记档案按照一个社会组织一档的原则，包括分拣、排序、编写页号、拆钉、粘贴、装裱（修复）、盖章、填写档案盒封皮等环节。
3.编档号：一个社会组织的所有文件材料按照形成的时间顺序排列，每份文件应当用无酸纸套或档案袋等以有利于保管和利用的方式加以固定，并按排列顺序依次装入档案盒保存。对每卷业务档案按要求分类，按年度、保管期限在档案材料清单右上角编（盖）相应档号，以方便档案的查询利用。
4.修（补）著录：在核对纸制档案的基础上，核对数据著录是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据或在档案系统中查询不到相应数据的，应要求进行修改或补录。
5.扫描：包括档案的扫描处理、图像处理、二校处理、质检、批量上载（传）、合卷处理等环节。
6.总体检查：检查档案实体与电子档案管理系统数据原文图像内容是否一致；检查接收记录与入库记录是否一致；检查档案整理、著录、扫描、装盒等各工序是否符合档案整理、著录、扫描、装盒要求，是否符合深圳市档案馆进馆要求。
7.入库上架：办理档案移交手续，点数造册核实后运住指定档案库房入库，按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，并做箱柜指引，以方便查询利用。
8.协助档案管理工作：协助档案室查档及与档案相关的其它工作。
三、项目要求
1.项目服务时间争取在2017年12月底前完成；
2.项目服务费用总预算25.5万元人民币，投标人报价不得高于此金额（工作量详见***1）；
3.中标人对开展项目所取得的信息和内容保密，不得对外或第三方披露。
四、供应商资质要求
1.投标人须是在深圳市、区（新区）工商部门登记的专业档案整理机构，具有独立法人资格；
2.参加本次政府采购活动前3年内在经营活动中没有重大违法记录（提供声明函，格式自拟）；
3.投标人必须严格按照深圳市民政局数字化档案整理归档要求（详见***2）；
4.本项目不接受联合投标，不允许将项目分包或转包；
5.中标方承接本项目的工作人员必须持有地市级或以上档案局颁发的档案人员上岗证。
六、报名方式、时间及地点
1.报名方式：递交投标及履约承诺函（详见***3，法定代表人签字，加盖公章）
2.报名截止时间：2017年12月4日下午17:00（公休日及法定节假日除外）。
3.报名地点:深圳市罗湖区笋岗东路12号中民时代广场座1503室。联系人：蔡***，联系电话：25832745，传真：25832182。
本单位不接受报名截止时间后递交的纸质、电子、传真等所有形式的报名文件。
七、投标文件
具体包括：
1.投标单位法人资格证明、授权委托书原件及授权委托人身份证复印件；
2.投标单位相关资质文件；
3.投标报价单含经费预算表；
4.项目实施方案；
5.投标人无重大违法记录声明函；
6.其他相关资料（见评标信息）。
投标文件一式五份，装订成册并密封（请提供纸质件，其中材料1、3、5需法人签字并加盖公章、整套材料需加盖有骑缝）。所有投标文件应于评标会现场提交，评标会时间和地点另行通知。
八、评标信息
本次评标采用综合评分法。
评审小组会按综合得分由高到低的顺序排出各有效投标的名次，得分最高的投标人为本项目中标人。评分细则如下：
| 序号 | 评分因素 | 评价内容 | 分值 | 规则 |
| ① | 投标报价20分 | 投标报价 | 20 | 综合评分法中的价格分统一采用低价优先法计算，即满足招标文件要求且投标价格最低的投标报价为评标基准价，其价格分为满分。其他投标人的价格分统一按照下列公式计算：投标报价得分=（评标基准价/投标报价）×分值 |
| ② | 技术论证部分50分 | 总体概述 | 10 | 根据对本项目的总体认识情况、对该项目中存在特殊性的认识的全面性、针对性打分，最优得10分，其余相应打分。 |
| 对用户需求的响应程度 | 5 | 根据响应程度进行评分。优得5分；良得4-3分；中得2-1分；差得0分。 | ||
| 整理计划 | 10 | 根据内容进行评分，其内容必须包含完整整理进度计划、各阶段进度、负责人、人员分配情况。优得10-7分；良得6-4分；中得3-1分；差得0分。 | ||
| 质量保证承诺及措施 | 5 | 有质量保证及质量违约承诺得5分；无相关质量保证和质量违约承诺得0% | ||
| 后勤保障计划及保密措施 | 10 | 档案整理过程后勤保障及整理过程中对档案保密承诺及措施。优得5分；良得4-3分；中得2-1分；差得0分。 | ||
| 档案整理步骤及处理方式 | 10 | 根据整理步骤及处理方式的合理性、可行性、可操作性进行评分。优得10-7；良得6-4；中得3-1；差得0。 | ||
| ③ | 综合实力部分30分 | 项目负责人情况 | 4 | 项目负责人具有全日制本科以上学历得2分，具有市档案局颁发的档案上岗证得1分，具有单个项目金额30万元以上项目管理经验得1分。【提供相并证明材料扫描件、原件备查，未提供扫描件的不得分】 |
| 人员配置情况 | 6 | 拟投入3人（含3人，不包括项目负责人）以上工作人员且都具备市档案局颁发的档案上岗证书一个得2分，满分6分。【提供证书扫描件、原件备查，未提供扫描件的不得分】 | ||
| 项目拟选用产品的成熟及可靠性 | 15 | 投标人近三年内曾承接机关事业单位委托的档案整理扫描项目工作的，一件得3分，满分15分，没有不得分。【须提供合同关键页扫描件，未提供得0分。合同关键页须体现合同甲乙双方、项目名称、项目内容、委托金额、调研时间及合同甲乙双方签章等关键信息。】 | ||
| 服务网点及售后服务 | 5 | 投标人在深圳市注册登记，得5分，其他情况得1分。提供完善售后服务计划，及时提供售后服务得3分，其他情况得1分。【须在投标文件中就设立的机构类型进行说明，并提供营业执照及登记证书扫描件，原件备查；否则不得分。】 |
违规违法扣分
（1）投标人近三年在政府采购活动中存在违约行为的，每次扣5分；
（2）投标人近三年在政府采购活动中因违法受到国家有关部门处罚的，每次扣10分（以国家有关部门公布的文件为准）；
（3）总得分＝1＋2＋3 （价格分+技术分+商务分）；
（4）中标标准：评标委员会将按总得分由高到低排列中标候选供应商顺序（总得分相同时，依次按技术分高优先、商务分高优先、价格分高优先的顺序排列），并依照次序确定中标供应商。如排名靠前的拟成交供应商放弃成交、因不可抗力不能履行合同、被查实存在影响谈判结果的不诚信行为等情形，不符合成交条件的，采购人可按照评审委员会提出的合格供应商名单排序依次确定的后续供应商为候选成交供应商，或重新组织采购。
深圳市社会组织管理局
2017年11月27日
