大鹏新区文体旅游局公文处理制度

　　为规范公文处理工作，提高质量和效率，根据中央办公厅、***印发的《党政机关公文处理工作条例》《深圳市党政机关公文处理规定》《大鹏新区党政机关公文处理实施细则》，制定本制度。

　　一、总体原则

　　（一）公文内容必须符合党和国家的方针、政策和法律法规，符合上级指示精神，体现党工委、管委会及局领导班子工作意图，力求做到事实准确，观点鲜明，充分发挥公文的效力。

　　（二）严控办文程序。通过规范报送程序、加强前置审核、优化审批流程等方式，提高文件运转的规范性、准确性和实效性。严格按照职权范围发文，局内设机构除综合科或指定的办文机构外，不得对外正式行文。除领导同志直接交办的事项外，不得以局名义向领导同志个人报送请示、报告和意见。

　　（三）严格控制发文数量和文件篇幅，可发可不发的公文一律不发，可长可短的公文坚持从短。大力提倡说短话、说实话、说管用的话，文件要突出主题，简明扼要，不“穿靴戴帽”，做到意尽文止。上行文不超过3000字，除重大工作部署性文件外，下行文不超过3500字。

　　（四）充分利用新媒体办文。充分利用“大鹏新区智慧政务协同平台”等新技术便捷高效的特点，优化办文流程，创新办文方式，提高办文效率。减少纸质文件材料的印制和传递；报送新区党工委、管委会及市文体旅游局的公文一律通过电子公文交换系统报送；凡在内网上发送过的文件资料，不再发送纸质文件。

　　（四）报送公文应***齐备。公文中涉及的中央和省市文件依据及相关背景资料应作为公文***附后。

　　（五）一般会议和对上的一般汇报，由相关科室负责讲话稿和汇报材料，综合科把关；局重要综合材料及局主要领导汇报材料，由综合科负责；局领导班子会议和局务会会议纪要，由综合科负责起草，其他各类工作会议纪要，由相关科室负责起草；以局名义下发的纪要，由综合科负责核稿。

　　（六）对拟提交局务会、局领导班子会审议的事项及文件要事实清楚、理据充分、请示明确，相关说明和佐证材料须附全，涉及重大决策或法律事务的须先征求法律机构意见；涉及经费的，须先征求财务意见；按规定需完成征求意见、公示的，须先完成相关程序。

　　（七）对拟提交签订的合同、协议、责任书，须先征求法律机构意见；涉及经费的，须先征求财务意见；按规定需完成征求意见、公示的，须先完成相关程序。

　　（八）通过“大鹏新区智慧政务协同平台”提交的电子公文，电子文件名称必须与内文一致，电子扫描件必须清晰，不能缺页错页，***必须齐备、一个***对应一个电子文档、按顺序排列。电子文件格式只能为PDF、WORD、EXCEL，尽量减少使用EXCEL格式。正文必须同时上传PDF和WORD两种格式版本，代拟稿必须上传WORD格式版本。

　　三、技术标准

　　（一）公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、***说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、***、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

　　（二）公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

　　（三）公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。其中，对于公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。

　　（四）公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

　　（五）引用公文应注明标题和发文字号；成文日期以文件签发或会议通过的日期为准，联合行文时，以最后签发机关负责人签发的日期为准，标注在发文机关名称下方。部门报送的公文，送文日期与公文日期不得相差超过3个工作日。

　　（六）公文成文后字迹清晰，装订整齐，文字、标点差错率不超过万分之一。

　　四、收文办理

　　（一）办理范围

　　1.新区党工委、管委会和上级部门公文（含新区领导批示文件）；

　　2.新区直属机关、各办事处、驻新区单位公文；

　　3.机关科室、下属单位、办事处对口部门报送的公文；

　　4.市内其它区和市外单位商洽工作公文；

　　5.有关文体旅游局工作的人大建议和政协提案；

　　6.有关企事业单位、社会组织及其他单位公文。

　　（二）办理程序：签收、登记、初审、拟办、呈批、承办、传阅、催办、答复、办结、归档。

　　1.签收。由综合科统一接收与我局有关的各类公文，对收到的公文应当逐件清点，并注明签收时间。

　　2.登记。经办人员在收文后，立即录入电脑，对公文的主要信息和办理情况应当详细记载，并填写来文处理表。

　　3.初审。经办人员对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当由本机关办理，是否符合行文规则，文种、格式是否符合要求，涉及其他地区或者部门职权范围内的事项是否已经协商、会签，是否符合公文起草的其他要求。经初审合格的公文，由经办人员提出拟办意见；经初审不符合规定的公文，应当及时退回来文单位并说明理由。

　　4.拟办。经办人员应第一时间处理来文，认真阅读文件内容，清楚了解文件的性质、内容、办理要求等，根据来文的具体内容提出具体拟办意见。原则如下：

　　①拟办意见做到简洁、精练、妥切适度。

　　②重要的或情况复杂的来件，可先口头请示有关领导或与联络员商议后再提出拟办意见。

　　③涉及上会的以下事项要特别说明：一是事由。需列明上会的相关文件依据及上会原因。二是协调处理情况。对需要审定的事项，有无征求相关单位意见，已征求意见的采纳情况如何，没有采纳或部分采纳的理由。三是事项具体、明确。需要审定的内容要列清楚，一目了然。

　　④需转相关部门征求意见的公文，经办人应在拟办意见中明确提出各部门于1至3个工作日（急件）、5个工作日（一般性平件）或10个工作日内（涉及重大事项和法规、规章的公文）回复来文单位或综合科。

　　来文由经办人员提出拟办意见后，报综合科负责人核阅。

　　5.呈批。综合科负责人认真审阅来文及拟办意见，签批意见后呈局领导阅示或转有关部门办理。对于上级公文，按局领导排序由前向后呈批；对于同级、下级公文，按局领导排序由后向前呈批。

　　6.承办。阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定范围后分送。批办性公文应当提出拟办意见报局领导批示后转有关部门办理；需要两个以上部门办理的，应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限。承办部门对交办的公文应当及时办理，有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕。

　　7.传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。办理公文传阅应当随时掌握公文去向，不得漏传、误传、延误。

　　8.催办。综合科应及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办部门按时按要求办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办。

　　9.答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

　　10.办结。文件经办人员对公文每日进行清理，对领导已批阅的文件及批示，要及时处理、反馈。

　　11.归档。已办结的文件，经办人应将来文原件和呈批表整理存放，按规定期限存档。

　　（三）特殊程序

　　1.对特急公文，由经办人员按综合科拟办意见，在呈局领导批示的同时转交相关业务科室抓紧办理。

　　2.对保密公文，由经办人员按照保密制度相关规定签收、登记、初审、拟办、呈批、转办，并按时将公文归还发文单位。

　　五、发文办理

　　（一）办理程序。包括拟文、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、核发、归档等。

　　1.拟文。本局综合性文件由综合科拟稿或交相关科室拟稿后报送综合科；业务材料由部门自行拟稿，部门负责人审核修改后报送综合科。

　　（1）符合党的理论路线方针政策和国家法律法规，完整准确体现发文机关意图，并同现行有关公文相衔接。

　　（2）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

　　（3）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

　　（4）拟稿必须明确发文内容和发文对象，正确选用规范的公文文种和格式。

　　（5）草拟公文一律使用本局统一规范的文稿纸。文稿要写明标题、主送机关（指受理文件的单位）和抄送机关（除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关）、承办单位、拟稿人。草拟文稿一律使用符合存档要求的材料书写或印刷，字迹清晰规范、工整整洁。

　　（6）公文涉及其他部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关地区或者部门意见，力求达成一致。

　　（7）各部门提交新区党工委、管委会、组织人事局、纪检监察局审议的重要文稿，需至少提前5个工作日交至综合科；各部门提交市级业务主管部门、新区各直属机关及办事处的文稿，或需综合科汇总相关部门意见形成综合文字材料等，需至少提前3个工作日交至综合科。综合科需汇总各部门回复意见，发文时，各部门无意见可在OA上直接反馈，有意见需形成文字稿报送综合科。

　　2.审核。各部门所拟文稿材料由部门负责人初审后报综合科核稿。

　　（1）业务科室负责重点审核业务范围内的内容，如公文主体部分是否存在法律、法规、政策方面的问题，是否存在工作内容、工作职责、时间等方面的不当，是否切合工作实际等，修改后由科室负责人给出明确意见后报送综合科。

　　（2）综合科审核重点是：

　　①行文理由是否充分，行文依据是否准确，是否符合中央和省、市有关精简文件的规定。

　　②内容是否符合党的理论路线方针政策和国家法律法规；所涉及的法律问题和政策性问题有无确切依据；是否完整准确体现发文机关意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行，观点和提法是否准确；是否符合大局意识；所述事例和情况是否完整、确实等。

　　③涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

　　④审查行文关系是否正确，是否存在多头主送、越级行文等现象。

　　⑤文种是否正确，是否符合该文种的要求和规范。

　　⑥文字是否简洁、流畅、通俗、易懂，措辞、语气与文种是否吻合，用词是否得当，是否合乎语法、逻辑，有无错别字。

　　⑦格式是否规范，份号、密级和保密期限、紧急程度、发文字号、签发人等格式要素是否标注规范。

　　⑧人名、地名、名称、术语、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

　　⑨其他内容是否符合公文起草的有关要求。

　　经审核不符合发文标准要求的公文文稿，应当退回起草单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草单位修改后重新报送。文稿经审核符合发文条件要求的，科室负责人给出明确意见后呈局领导签发。

　　    （3）科室撰稿人作为拟文第一责任人，科室负责人作为核稿第一责任人。综合科核稿实行双重把关，由核稿经办人和科室负责人执行。

　　3.签发

　　（1）以局名义印发的纯业务型下行文、平行文由分管局领导签发。

　　（2）以局名义印发的涉及人事、机构、财务、经费开支、职责调整等内容的下行文、平行文，或其他分管局领导认为需要局主要领导签发的文件，由分管局领导审核后送局主要领导签发。

　　（3）以本机关名义印发的上行文，由局分管领导审核后送局主要领导签发。

　　（4）签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

　　4.复核。局领导签发件在正式缮印之前，综合科发文人员应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核核对，发现问题应当报原签批人复审，需作修改的应及时联系相关部门作修改完善。

　　5.登记。对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。

　　6.缮印。公文印制必须确保质量和时效。***公文应当由经考核获得《国家秘密载体复制许可证》的定点印刷厂或者在符合保密要求的场所印制，不得由未经许可的印刷厂、照相馆、晒图社缮印复制。

　　7.用印。印制完成的公文须按本局印章管理制度办理加盖单位公章手续。

　　8.核发。公文印制完毕，应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。

　　9.归档。需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及机关档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。

　　（二）特殊程序。按上级规定在指定时限内上报的文件，拟稿部门或综合科可直接送局分管领导、主要领导审定签发，如局领导在外无法签发，可电话请示，经同意后先行发文再作补签。

　　六、退文规定

　　综合科对以局名义签发的文稿实行统一核稿把关，发现有如下问题的一律严格执行退文规定：

　　（一）直送新区领导同志个人（领导同志交办事项和紧急突发事件除外）；

　　（二）越级行文；

　　（三）多头主送；

　　（四）“请示”一文多事，不按规定抄送的；

　　（五）文种使用错误，“请示”与“报告”不分，“报告”与“意见”不分；

　　（六）“请示”未标注签发人、联系人和联系电话；

　　（七）下属单位未使用行文单位文头纸或未加盖单位印章；

　　（八）以复印件、手写稿报文，格式不规范或格式错误较多（3处以上）的；

　　（九）反馈意见件未附征求意见原件；

　　（十）部门内设机构除综合科外对外正式行文的；

　　（十一）报文时间与公文日期相隔超过3个工作日；

　　（十二）不符合国家法律、法规的规定与政策要求；

　　（十三）涉及其它部门职权范围，未与有关部门协商或征求有关部门意见；

　　（十四）拟以局名义发文未附代拟稿，或拟以局名义转发上级机关文件未提出具体贯彻意见；

　　（十五）未附文中引用的政策、规定等相关文件；

　　（十六）有重大篇章结构性、逻辑错误的；

　　（十七）错别字较多（5处以上）；

　　（十八）其他不应受理的。