关于执行新版党政机关公文格式标准的通知

　　秦淮区人民政府办公室文件 

宁秦政办字〔2013〕5号

 关于执行新版党政机关公文格式标准的通知

　　各街道办事处，区政府各部门，各直属单位：

　　2012年，***、***联合起草的《党政机关公文格式》(国标代号GB/T 97042012)正式颁布，对党政机关公文格式标准进行了修订，对***机关、国家行政机关公文格式进行了标准化统一。原1996年颁布的《***机关公文处理条例》所述公文格式标准、1999年颁布的《国家行政机关公文格式》(国标代号GB/T9704-1999)同时作废。

　　新版《党政机关公文格式》相较此前标准主要有以下六点重要变化：

　　1、***机关、国家行政机关均统一使用该公文格式标准。党政机关公文纸张统一为A4类型国际标准纸张。

　　2、删除主题词要素，公文版记部分不再标明主题词。

　　3、密级、紧急程度标在公文左上角。

　　4、统一发文机关署名格式要素标准，党政机关公文正文后的落款必须写有发文机关全称。

　　5、成文日期使用阿拉伯数字表示。

　　6、公文页码由居中改为标记在公文外侧(奇数页靠右，偶数页靠左)。

　　根据新版格式要求，结合本区实际，现通知如下：

　　1、各街道办事处、区政府各部门、各直属单位要认真组织学习、传达《党政机关公文格式》内容，严格按照新标准要求进行公文拟稿、排版、印制。自2013年2月1日起，上报区政府的请示、报告必须符合新标准要求，区政府办原则上不再接收不符合要求的上报公文。

　　2、从资源节约的角度出发，尚在使用16K国家标准纸张的部门，要逐渐过渡为使用A4国际标准纸张。

　　3、根据市政府办公厅有关文件要求，公文中文字体使用方正字库，英文、数字原则上使用Times New Roman字体。上行文需在落款后空一行标注联系人及联系电话，便于上级部门询问有关事宜。

　　对《党政机关公文格式》和本通知要求如有疑问，可咨询区政府办朱艺，联系电话：52651166。

　　***：1.《党政机关公文格式》(摘要)(国标代号GB/T 97042012)

　　2. 秦淮区政府机关公文上行文格式样稿

　　                                              南京市秦淮区人民政府办公室

　　                                                              2013年1月14日         

　　***1：

党政机关公文格式(摘要)

　　1 范围

　　 本标准规定了党政机关公文通用的纸张要求、排版和印制装订要求、公文格式各要素的编排规则，并给出了公文的式样。

　　本标准适用于各级党政机关制发的公文。其他机关和单位的公文可以参照执行。

　　使用少数民族文字印制的公文，其用纸、幅面尺寸及版面、印制等要求按照本标准执行，其余可以参照本标准并按照有关规定执行。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件对于本标准的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅所注日期的版本适用于本标准。凡是不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本标准。

　　GB/T 148 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸

　　GB 3100 国际单位制及其应用

　　GB 3101 有关量、单位和符号的一般原则

　　GB 3102(所有部分) 量和单位

　　GB/T 15834 标点符号用法

　　GB/T 15835 出版物上数字用法

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本标准。

　　3. 1

　　字  word

　　标示公文中横向距离的长度单位。在本标准中，一字指一个汉字宽度的距离。

　　3.2

　　行  line

　　标示公文中纵向距离的长度单位。在本标准中，一行指一个汉字的高度加3号汉字高度的7/8的距离。

　　4 公文用纸主要技术指标

　　公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2~80 g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%~90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%，pH值为7.5~9.5。

　　5 公文用纸幅面尺寸及版面要求

　　5. 1 幅面尺寸

　　公文用纸采用GB/T 148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210 mm×297 mm。

　　GB/T 97042012

　　5.2 版面

　　5.2.1 页边与版心尺寸

　　公文用纸天头(上白边)为37 mm±1 mm，公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm，版心尺寸为156 mm×225 mm。

　　5.2.2 字体和字号

　　如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

　　5.2.3 行数和字数

　　一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

　　5.2.4 文字的颜色

　　如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。

　　6 印制装订要求

　　6. 1 制版要求

　　版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过1 mm。

　　6.2 印刷要求

　　双面印刷；页码套正，两面误差不超过2 mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%，红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。

　　6.3 装订要求

　　公文应当左侧装订，不掉页，两页页码之间误差不超过4 mm，裁切后的成品尺寸允许误差±2mm，四角成90º，无毛茬或缺损。

　　骑马订或平订的公文应当：

　　a)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70 mm处，允许误差±4mm；

　　b)无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；

　　c)骑马订钉锯均订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm~5mm。

　　包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

　　7  公文格式各要素编排规则

　　7.1 公文格式各要素的划分

　　本标准将版心内的公文格式各要素划分为版头、主体、版记三部分。公文首页红色分隔线以上的部分称为版头；公文首页红色分隔线(不含)以下、公文末页首条分隔线(不含)以上的部分称为主体；公文末页首条分隔线以下、末条分隔线以上的部分称为版记。

　　页码位于版心外。

　　7.2 版头

　　7.2.1 份号

　　如需标注份号，一般用6位3号阿拉伯数字，顶格编排在版心左上角第一行。

　　7.2.2 密级和保密期限

　　如需标注密级和保密期限，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角第二行；保密期限中的数字用阿拉伯数字标注。

　　7.2.3 紧急程度

　　如需标注紧急程度，一般用3号黑体字，顶格编排在版心左上角；如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

　　7.2.4 发文机关标志

　　由发文机关全称或者规范化简称加文件二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。

　　发文机关标志居中排布，上边缘至版心上边缘为35mm，推荐使用小标宋体字，颜色为红色，以醒目、美观、庄重为原则。

　　联合行文时，如需同时标注联署发文机关名称，一般应当将主办机关名称排列在前；如有文件二字，应当置于发文机关名称右侧，以联署发文机关名称为准上下居中排布。

　　7.2.5 发文字号

　　编排在发文机关标志下空二行位置，居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号〔〕括入；发文顺序号不加第字，不编虚位(即1不编为01)，在阿拉伯数字后加号字。

　　上行文的发文字号居左空一字编排，与最后一个签发人姓名处在同一行。

　　7.2.6 签发人

　　由签发人三字加全角冒号和签发人姓名组成，居右空一字，编排在发文机关标志下空二行位置。签发人三字用3号仿宋体字，签发人姓名用3号楷体字。

　　如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

　　7.2.7 版头中的分隔线

　　发文字号之下4 mm处居中印一条与版心等宽的红色分隔线。

　　7.3 主体

　　7.3.1 标题

　　一般用2号小标宋体字，编排于红色分隔线下空二行位置，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。

　　7.3.2 主送机关

　　编排于标题下空一行位置，居左顶格，回行时仍顶格，最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时，应当将主送机关名称移至版记，标注方法见7.4.2。

　　7.3.3 正文

　　公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二字，回行顶格。文中结构层次序数依次可以用一、(一)1.(1)标注；一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

　　7.3.4 ***说明

　　如有***，在正文下空一行左空二字编排***二字，后标全角冒号和***名称。如有多个***，使用阿拉伯数字标注***顺序号(如***：1. XXXXX)；***名称后不加标点符号。***名称较长需回行时，应当与上一行***名称的首字对齐。

　　7.3.5 发文机关署名、成文日期和印章

　　7.3.5.1 加盖印章的公文

　　成文日期一般右空四字编排，印章用红色，不得出现空白印章。

　　单一机关行文时，一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置，印章顶端应当上距正文(或***说明)一行之内。

　　联合行文时，一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置，并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名，最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文(或***说明)一行之内。

　　7.3.5.2 不加盖印章的公文

　　单一机关行文时，在正文(或***说明)下空一行右空二字编排发文机关署名，在发文机关署名下一行编排成文日期，首字比发文机关署名首字右移二字，如成文日期长于发文机关署名，应当使成文日期右空二字编排，并相应增加发文机关署名右空字数。

　　联合行文时，应当先编排主办机关署名，其余发文机关署名依次向下编排。

　　7.3.5.3 加盖签发人签名章的公文

　　单一机关制发的公文加盖签发人签名章时，在正文(或***说明)下空二行右空四字加盖签发人签名章，签名章左空二字标注签发人职务，以签名章为准上下居中排布。在签发人签名章下空一行右空四字编排成文日期。

　　联合行文时，应当先编排主办机关签发人职务、签名章，其余机关签发人职务、签名章依次向下编排，与主办机关签发人职务、签名章上下对齐；每行只编排一个机关的签发人职务、签名章；签发人职务应当标注全称。

　　签名章一般用红色。

　　7.3.5.4 成文日期中的数字

　　用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)。

　　7.3.5.5 特殊情况说明

　　当公文排版后所剩空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采取调整行距、字距的措施解决。

　　7.3.6 附注

　　如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

　　7.3.7 ***

　　***应当另面编排，并在版记之前，与公文正文一起装订。***二字及***顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。***标题居中编排在版心第三行。***顺序号和***标题应当与***说明的表述一致。***格式要求同正文。

　　如***与正文不能一起装订，应当在***左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注***二字及***顺序号。

　　7.4 版记

　　7.4.1 版记中的分隔线

　　版记中的分隔线与版心等宽，首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0. 35 mm)，中间的分隔线用细线(推荐高度为0. 25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上，末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

　　7.4.2 抄送机关

　　如有抄送机关，一般用4号仿宋体字，在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。抄送二字后加全角冒号和抄送机关名称，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。

　　如需把主送机关移至版记，除将抄送二字改为主送外，编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时，应当将主送机关置于抄送机关之上一行，之间不加分隔线。

　　7.4.3 印发机关和印发日期

　　印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字，编排在末条分隔线之上，印发机关左空一字，印发日期右空一字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，年份应标全称，月、日不编虚位(即1不编为01)，后加印发二字。

　　版记中如有其他要素，应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

　　7.5 页码

　　一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的***与正文一起装订时，页码应当连续编排。

　　8 公文中的横排表格

　　A4纸型的表格横排时，页码位置与公文其他页码保持一致，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。

　　9 公文中计量单位、标点符号和数字的用法

　　公文中计量单位的用法应当符合GB 3100、GB 3101和GB 3102(所有部分)，标点符号的用法应当符合GB/T 15834，数字用法应当符合GB/T 15835。

　　10 公文的特定格式

　　10.1 信函格式

　　发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称，居中排布，上边缘至上页边为30mm，推荐使用红色小标宋体字。联合行文时，使用主办机关标志。

　　发文机关标志下4 mm处印一条红色双线(上粗下细)，距下页边20 mm处印一条红色双线(上细下粗)，线长均为170 mm，居中排布。

　　如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度，应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下，按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列，第一个要素与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

　　发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

　　 标题居中编排，与其上最后一个要素相距二行。

　　第二条红色双线上一行如有文字，与该线的距离为3号汉字高度的7/8。

　　首页不显示页码。

　　版记不加印发机关和印发日期、分隔线，位于公文最后一面版心内最下方。

　　10.2 命令(令)格式

　　发文机关标志由发文机关全称加命令或令字组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为20 mm，推荐使用红色小标宋体字。

　　发文机关标志下空二行居中编排令号，令号下空二行编排正文。

　　签发人职务、签名章和成文日期的编排见7. 3. 5. 3。

　　10.3 纪要格式

　　纪要标志由XXXXX纪要组成，居中排布，上边缘至版心上边缘为35 mm，推荐使用红色小标宋体字。

　　标注出席人员名单，一般用3号黑体字，在正文或***说明下空一行左空二字编排出席二字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名，回行时与冒号后的首字对齐。

　　标注请假和列席人员名单，除依次另起一行并将出席二字改为请假或列席外，编排方法同出席人员名单。

　　纪要格式可以根据实际制定。

　　***2：

　　南京市秦淮区××局文件(样稿)

××××〔2013〕×号                                     签发人：×××  

×××××××××××××请示

　　×××：

　　××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

　　×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

　　当否，请批示。

　　***：1.  ××××××××××××××××××××××××××

　　2. ×××××××××××××

　　(联系人：×××；联系电话：×××××××××××。)