关于做好2012年度居委会档案工作的通知

杨新江〔2013〕2号

关于做好2012年度居委会档案工作的通知

各居委会：

    为全面推进街道居委会建档工作，提高标准化、规范化、科学化的管理水平，更好地为社区管理工作服务。根据《中华人民共和国档案法》、《上海市档案条例》的规定以及《关于加强上海市社区档案工作意见》（沪档〔2002〕108号文）的精神，结合本街道的实际情况，现就做好居委会档案工作通知如下:

    一、建立居委会档案工作的重要性

居委会档案主要是指居民区党组织、社区成员（代表）大会、居委会以及社区群团组织在居民自治、精神文明建设等各项工作中形成的、具有保存价值的文字、图表、声像等各种形式和载体的文件材料。居委会档案是居委会活动的真实记录，是居委会建设与发展的重要依据，各居委会要充分认识居委会档案工作对于规范居委会管理，促进居委会两个文明建设的重要作用，切实把档案工作作为一项重要工作来抓。

     二、档案条线类别

（一）文书档案

    1.党群类：（综合、党务、共青团、女工、协会）

    2.行管类：（综合、文秘、档案、政工、人事、财务）

    3.综治类：（综合、人武、治安）

    4.文卫类：（综合、文化、教育、计育、环卫）

    5.优抚类：（综合、军烈、助残、社保）

    6.经管类：（综合、企管、三产业）

    7.服务类：（综合、再就业、退管、便民）

    （二） 科技档案

    J     基建档案

    J1    办公建筑

    S     设备档案

    S1    办公设备

    S1.1   微  机

    S2    其它设备

    （三） 声像档案

    1.照片（底片）

    2.录音带

    3.录像带

    （四） 电子档案

    1.磁带

    2.磁盘

    3.光盘

    （五） 荣誉实物档案

    1.证书类（含荣誉证书、光荣册、先进名册等）

    2.奖状类（含镜框、纸质）

3.奖牌类（含奖杯、奖牌、锦旗等）

三、居委会建档工作具体步骤及要求

1.建立制度。建立健全立卷归档、安全保管、借阅利用等规章制度，使居委会档案规章进入规范化、法制化管理的轨道。

2.落实人员。各居委会要落实档案负责人及兼职档案员，兼职档案员负责收集、整理和保管本居委会全部档案，并积极提供利用服务。

3.要做好资料的收集整理。资料是档案的基础，各居委会要以“因地制宜、灵活多变、突出特色、简便易行、简明实用”为原则，做好资料的收集和整理工作。具体操作步骤如下：

第一步：收集。按照归档类目的要求，认真做好归档文件的收集工作。

第二步：分类。依据居委会文件归档范围及保管期限表进行分类。

第三步：文件的排列。根据分类进行排列、装订，推荐以不超过60页的薄卷为佳。

第四步：编号。以“卷”为单位，每本编一个流水号。

第五步：打印卷内目录。目录一式两份，一份与文件装订成册，一份作检索工具。

第六步：制作检索目录。将所有整理装订完毕的案卷按照文书档案条线类别进行排列，按年度统一编一个流水号，然后制作案卷检索目录

第七步：填写卷内备考表。

第八步：填写文件盒。在文件盒的盒脊标注年度、保管期限、盒号，在盒面标注立卷单位、盒内文件类别等。

第九步：装盒放箱。将装订好的文件放入盒内放箱。

4.做好文件归档。为规范管理，便于查找，各居委会要指定专人负责对居委会档案集中统一管理，具体归档要求为：文件材料在形成的第二年1月底之前收集齐全，4月底之前完成归档工作。居委会基本工程建设文件材料在项目竣工验收后及时归档。设备文件在设备开箱验收后及时归档。任何部门和个人不得拒绝归档。要加强档案盒档案柜的管理，采取必要的防盗、防火、防潮、防虫、防尘等措施，并定期进行检查，确保档案的完整与安全。

5.根据上海市区县档案事业综合评估评分要求，2013年居委会建档率要求达到100%，居委会合格率达到100%。街道将于7月份组织各居委会进行自查工作，8月份迎接区档案局组织的互查。

以上通知，请仔细阅读并认真遵照执行。

***：1.居委会文件材料归档范围和保管期限表

2.居委会案卷质量要求

3.居委会档案管理的有关规章制度

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2013年1月7日