批转市档案局关于开展现行文件阅览服务请示的通知

从府办〔2003〕74号

各镇人民政府，市府直属副局以上单位：
　　市档案局《关于开展现行文件阅览服务的请示》业经市人民政府同意，现批转给你们，请认真贯彻执行。执行中遇到的问题，请向市档案局反映。

             二○○三年七月二十九日

关于开展现行文件阅览服务的请示

市政府：
　　为了进一步贯彻落实市第十次党代会精神，切实转变机关作风，增加政务工作透明度，发挥档案与现行文件的作用，更好地为广大人民群众服务。根据省档案局《关于加快开展现行文件利用工作的意见》（粤档发〔2002〕42号文）和广州市档案局《关于开展现行文件阅览服务的通知》（穗档〔2002〕73号文）的要求，我市拟在市档案馆开展现行文件阅览服务，向社会提供利用已公开的非***性现行文件。
一、开展现行文件阅览服务的现实意义
　　首先，开展现行文件阅览服务，是档案部门落实“三个代表”重要思想，转变工作作风，创新服务机制的重要举措。由市档案馆将各部门形成的已公开的现行文件集中起来，统一向社会提供利用服务，可以为社会各界群众利用各种文件资料提供“一站式”服务的便利，将大大方便广大群众的利用。
　　其次，开展现行文件利用服务，有利于政务公开，密切党和政府与人民群众的联系。领导机关制发文件，制定各种法规政策，目的是让广大群众了解党和政府的政策规定，并自觉执行。推行政务公开，重要的内容之一是政府的信息包括文件公开。开展现行文件的利用服务，可以将党和政府的法规、政策及时让群众知道，把许多可以避免的纠纷和上访化解在萌芽状态。
　　再次，开展现行文件阅览服务是适应我国“入世”的必然要求。
二、开展现行文件阅览服务的内容和职责
　　市档案馆开展现行文件阅览服务，主要是收集保管市委、市政府及市属各机关、社会团体和事业单位形成的政策性、法规性、公益性文件资料，并直接为社会提供利用服务。
（一）建立现行文件报送网络体系，负责收集各有关单位形成的政策性、法规性、公益性文件资料；
（二）分类规范整理收集的现行文件资料；
（三）定期整理汇编现行文件；
（四）通过各种有效手段，为社会各界人士提供方便、快捷的现行文件利用服务。
三、开展现行文件阅览服务的地点和服务方式
　　从因地制宜出发，在市档案馆二楼阅览室增设专门的区域作现行文件服务区，管理工作归口保管利用科，增挂“现行文件阅览室”的牌子，设专人兼管。
（一）由市档案馆负责依照有关规定严格做好现行文件资料开放利用前的审查把关。
（二）采取提供利用和咨询服务的方式。利用者持本人有效证件（身份证、工作证等），可直接在市档案馆现行文件阅览室通过文件目录检索后，由工作人员提供文件阅览、复制等方式提供利用；也可以通过电话、信函、传真等方式查询有关文件内容，由工作人员提供咨询服务。
（三）随着档案信息化建设的推进，逐步实现把现行文件目录和有关信息上网，向利用者提供网上利用服务。
四、收集文件的范围及报送文件的时间要求
（一）集中收集1998年以来形成的、现仍生效的与人民群众生产、生活、社会经济发展有着密切关系的下列文件：市委、市政府制发的各种规章和其它政策性文件；市属各部门（包括广州市垂直管理部门）制发的政策、意见、办法、规定等；上级部门下发与此有关的、向社会公开的文件。
（二）报送文件时间要求：
市属各单位（包括广州市垂直单位）在2003年8月31日前，把属于上述报送范围的有关现行文件集中一式一份送市档案馆现行文件阅览室。
　　今后，市属各单位（包括广州市垂直单位）凡制发新的政策性、法规性、公益性文件，在发文的同时报送一份给市档案馆现行文件阅览室，若编印此类文件汇编，也同时报送一份给市档案馆现行文件阅览室。            
（三）已报送文件的单位，对原有发文如有修改、补充或废止时，应及时书面通知市档案馆现行文件阅览室。
（四）市属各单位（包括广州市垂直单位）对上级的政策法规性文件，向社会公开的、属自己主管业务范围的，也要负责报送，报送时间为接文件后的十天内。
（五）报送文件原则上为正式原件，必要时可用复印件加盖发文机关印章代替。已形成电子文件的，应同时报送电子文件的磁盘。
　　以上请示如无不妥，请转发执行。

                                从化市档案局
                           二○○三年七月二十三日