江门市人力资源和社会保障局档案整理项目购买服务的公告

       一、项目服务需求

       按照国家档案局令第9号《各级各类档案馆收集档案范围的规定》、《广东省人民政府关于印发〈广东省档案馆收集档案范围实施细则〉的通知》（粤府〔2003〕11号）、《单份文件归档整理工作流程、控制措施与质量标准》（粤档发〔2003〕49号）、《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的规范要求，对江门市人力资源和社会保障局2020年档案、部分历史档案（进行整理归档及数字化购买服务。所有文书档案约633盒（按3CM/盒），需电子化扫描，其他档案包括会计档案、业务档案、荣誉档案、照片档案等。本服务项目总预算金额为人民币16.8万元。

       二、项目服务期限、地点和要求

       （一）项目服务期限：2020年档案自签订协议日起三个月内完成，其他历史档案自签订协议期八个月内完成。

       （二）项目实施地点：供应服务单位工商注册登记场所内。

       （三）项目服务具体要求：（1）按照文件材料归档要求,对上述档案材料进行鉴定、分类、起钉、整理、托表、去污除尘、录入、打印、编目、刻录电子数据光盘、装订、入盒、编写归档说明及统计台账等工作，在整理过程中不能丢失、不能损坏档案材料；（2）卷内文件，排列条理。卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依次排列在一起。同一份文件的正件在前、***在后，正本在前、定稿在后，转发文件在前、被转发文件在后；同一份文件审核中结论性材料在前，依据性材料在后；其它文件材料按文件的重要程度和形成时间先后排列。（3）编制页号，不重不漏。卷内文件材料应排列顺序，依次编写页号。装订的案卷，应统一在有文字的每页材料正面的右下角、背面的左下角填写页号。（4）填写卷内文件目录，准确清晰。题名即文件的标题，一般应照实抄录，不能随意更改和简化；没有题名或题名不能反映实质内容的要拟写题名，外加“〔 〕”号。对“任免通知”、“表彰决定”等文件的题名通常只标注一个或部分人名，著录时需在题名之后，加上该文涉及的本单位其他有关人员的名字，并外加“〔 〕”号。（5）装订案卷，整齐结实。卷内文件材料要去掉金属物。对装订线外有字迹的要加边，对破损或大小不一的文件，要加以修复、折叠，字迹已扩散的应复制并与原件一并立卷，装订案卷要整齐、结实、美观。不得将文件放倒、放反、放斜。左侧装订的卷要左侧、下沿取齐，文件要与卷皮下沿取齐，装订时不得订住文字，也不能漏订，单份文件归档要采用304不锈钢装，案卷应采用三孔一线的方法装订，孔距要适当，用线绳装订，要勒紧，结头结在背面。

       三、项目技术规范和验收标准

       按《江门市直单位文书档案质量检查验收标准》的规定执行，确保能通过市档案馆验收。

       四、服务机构资质条件及有关要求

       本项目不接受联合体服务，供应服务商需符合以下条件及要求：

       （一）符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条的相关规定，并应提交有效的企业法人营业执照副本复印件或法人资格凭证。

       （二）必须是合法注册登记的法人机构，具有独立法人资格及相关资质，经营实体在江门市范围内。

       （三）具有江门市政府购买社会服务供应商资格，并在江门市档案馆或其他市（区）档案馆登记备案的档案整理中介服务机构。

       （四）有档案管理经验。有为机关、企事业单位提供档案整理、数字化加工服务工作经验，有符合资质的数字化办公设备。

       （五）供应服务商项目团队包括项目负责人、工作人员在内不少于10人，并持有档案人员岗位培训证书。确保团队成员在指定工作场所完成工作。原则上确定的人员不允许随意更换，如更换须经双方同意。采购人与供应服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。

       （六）自成立以来无违法违规行为，社会信誉良好。

       （七）供应服务商应在报名截止前提交上述1-6点要求的文件说明、证明材料及报价单，并加盖公章，上交材料要密封。

       （八）供应服务商的资质条件不符合的，询价不受理。

       （九）采购人与供应服务商双方需就此档案整理项目签订保密协议书。

       五、项目公示时间及报价方式

       （一）公示时间：3天（即2021年6月18日-2021年6月22日）

       （二）报价方式：本项目采用项目总包价形式报价，最高限价为16.8万元人民币。报价金额应为档案整理和数字化加工相关工作总包价，不能分拆报价。各参加供应服务商根据项目需求制定报价文件（包含工作方案），连同资质证明文件（一式三份）于2021年6月22日17时30分前提交到江门市人力资源和社会保障局办公室。逾期不交视作放弃本次应聘资格。

       六、聘用供应服务商的产生

       我局将在局内组成选聘小组对供应服务商提交工作方案、资质、从业经历、报价等因素进行综合评价，择优确定供应服务商，并进行公示。供应服务商接到聘用通知后3日内到市人力资源社会保障局签订协议书。

       七、付款办法

       （一）首付款：签订协议后，采购人在收到供应商提供的有效***后30日，向其支付8.5万元的款项。

       （二）尾款：项目完成后，经验收合格，确认实际整理归档数量，按实际结算余下的款项，结算金额不超过项目最高限价。

       八、双方权利与义务

       （一）采购人权利与义务

       1.负责向供应服务商介绍、解释档案概况、整理技术规范及验收标准等。

       2.负责按照协议约定的金额及支付方式向供应服务商支付服务费用。

       3.监督项目进度、档案整理质量的权利。

       4.本项目所有资料、数据、成果均属采购人所有。

       （二）供应服务商权利与义务

       1.在约定期限内完成采购人委托的档案整理服务项目，按照国家关于档案管理的规定对档案进行专业的、规范的整理，并对整理质量负责。

       2.档案整理场所须符合档案安全保管“八防”要求，保证档案实体安全。

       3.负责对档案整理工作人员进行保密教育和安全教育并签订保密协议，对整理期间出现的档案内容泄密、文件材料丢失等承担责任。

       4.供应服务商自行解决或要求档案整理服务商解决项目所需要的场地、水电、办公设备以及档案装具、耗材等。

       九、保密责任

       （一）供应服务商应与档案整理相关工作人员签订《保密责任书》，并监督相关工作人员在本项目进行期间及完结后，要严格遵守国家保密法律法规和规章制度，保守国家秘密和工作秘密，未经采购人同意，不得泄露、、留存、持有、告知、公布、发布和使用本项目档案信息。

       （二）在项目实施期间，供应服务商聘请的档案整理商不得以任何方式将档案资料带出工作场所或向外泄露。供应服务商同时提供一切必要的方式和采取一切必要的措施，协助采购人保证档案安全和保守档案秘密。

       （三）供应服务商如未能履行职责或违反保密规定的行为，造成泄密，采购人可依照规定追究责任，并视情节作出处理。构成犯罪的，依法追究法律责任。

       十、联系方式

       联系人：梁***，联系电话：0750-3935285；

       地    点：江门市人力资源和社会保障局（江门市堤东路93号6楼办公室）

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