关于番禺区电子公文交换系统运行使用相关注意事项的通知

番府〔2004〕13号

各镇政府(街道办事处)、南沙管委会，区府直属各单位 ：

根据区政府办《关于番禺区电子公文交换和电子印章系统正式运行使用的通知》（番府办〔2003〕125号）的通知精神，我区电子公文交换系统已于2004年1月1日正式运行使用。该系统自运行使用以来，在各有关单位的积极配合下，收发文运作总体情况正常，截止到1月19日全区使用公文交换系统发送的电子公文共有316份，除个别单位由于网络未通等原因没有进行收发文外，其余大部分单位均能够通过该系统按规范发送公文和及时接收公文，按时接收率达95%。根据目前使用过程中存在所发公文未加盖电子公文专用章等使用不规范的情况，为进一步规范和完善该系统的使用工作，现将该系统在运行使用过程中应注意的相关事项通知如下：

一、各单位应在每个工作日及时打开该系统接收公文。建议各单位接收公文的电脑配备彩色打印机，并且每天不少于三次打开该系统接收公文。目前发现由于电脑配置等原因未能及时接受公文的单位有番禺边检站、区民盟办等，请以上单位积极配合，完善相关工作。

二、使用该系统发送公文时，所发公文应符合国家规定的行文规范，如添加本单位名称红头等；同时应在所发公文的适当位置加盖本单位的电子公文专用章。否则，收文单位将对该份公文作退文处理。

三、随着各镇（街、区）和各部门光纤联网的全部连通，原通知第二批1月15日开始正式使用电子公文交换系统的单位目前已可以通过该系统正式收发公文，请各有关单位配合并积极开展相关工作。

四、目前尚未联网的单位有区电信局、区公路局、桥南街道办事处、番禺职业技术学院等。该部分未联网单位，请积极配合区信息中心做好联网工作，在联网之前可先安装电子印章系统接收客户端，并暂时通过原有收发公文的邮件系统收发公文。

在电子公文交换和电子印章系统使用过程中出现问题时，请及时与区信息中心联系（联系人：李文嘉、何顺钊，联系电话：84636189、84636015）。

广州市番禺区人民政府

二ОО四年一月二十一日