通力协作共同作好档案的交接工作

　　为了做好州直各有关单位到期档案移交前的准备工作，使接收进馆的档案达到规范整理、便捷使用，我局相关科室加大了对预移交单位档案规范化整理的指导力度，分别于2017年7月3日和7日6日，对都匀二中和州委组织部两个单位进行了业务指导。

　　针对各单位存在的实际情况，有的放矢的提出指导建议，如针对都匀二中未移交档案存在的整理不规范，未进行电子目录的录入和档案全文数字化的问题，指导人员提出了两点建议：一是先对未规范整理的档案进行规范整理，并利用档案管理软件录入电子目录，此项工作可采取外包来解决；二是全文数字化，可充分利用本单位已有的快速扫描仪，组织本单位人员进行扫描。针对州委组织部档案是用老方法整理，未录入电子目录和档案全文数字化，预外聘人员进行录入和扫描的实际问题，指导人员提出：一是要加强档案的保密工作；二是在全文数字化的过程中，要尽量保持档案的原貌，避免装订不规范，页码倒置等问题；三是在录入中，要结合档案管理软件来录入，使录入的条目符合要求。

　　今年我局的档案接收工作因州档案馆面临搬迁，经请示州政府批准，暂缓对到期档案实体的接收，但须在10月31日前完成档案数据的移交。此项工作得到各单位大力支持和配合，目前，我局负责接收的同志已完成对应移交单位的档案指导工作，等明年州档案馆搬迁后，将接收到期档案实体入馆。

（图一  都匀二中指导现场）

（图二  中共黔南州委组织部指导现场）