高起点定位高标准推进打造档案科学管理示范工程的威海路径

　　海市作为国家住建部和山东省确定的智慧城市双试点城市。为切实贯彻落实好市委、市政府关于智慧城市建设的部署要求，威海市住房保障和房产管理局高度重视智慧房管建设，将其作为智慧城市的重要组成部分，高起点定位，高标准推进。2016年，该局秉承房管为民、保障安居的服务理念，以建设智能档案室为核心，将住房保障、物业管理、直管公房、预售审批等档案纳入档案工作科学化管理体系，打造了一个 收、管、用一体化的完整链条，实现了档案标准化建设、科学化管理和智能化应用的深度融合，创建了档案科学管理示范工程的威海路径，为广大群众提供了更加便捷、高效的服务，让住房保障政策更好地惠及于民。该项目具有很强的可复制性，得到市领导的推广批示和省市档案部门的高度肯定，档案科学化管理创新走在全省前列，作为档案科学管理示范工程典型推广。

　　一、档案规范化建设情况

　　（一）档案管理示范工程已建成。古人云：孤则易折，合则难摧。鉴于原档案信息化程度不高、利用方法不科学等不足，制约了住房保障和房管工作效能的提升。2015年，威海市住房保障和房产管理局决定以建设一个管理规范化、档案数字化、服务信息化的智能档案室为核心，将房管系统所有档案纳入档案工作科学化管理体系，全力打造档案管理示范工程，推动智慧房管建设，让老百姓办事更便利，让房管服务更贴心。2016年9月，智能档案室正式建成，完成了1万多卷（件）住房保障和房管档案的整理归档和60多万张档案资料的扫描录入工作，凸显了521（5：五项创新，2：两个100%，1：一个档案科学管理示范工程）和1314（1：一个档案工作科学化管理体系，3：三个集中统一，1：一个完整链条，4：四项核心价值）的特点。全员动员推动，科学控制成本，仅仅用了约60万元的建设费用就完成了档案室改造、档案整理归档和档案全面数字化等工作，比预算整整节省了40多万元。2015年，被评为山东省档案工作科学化管理先进单位，2016年，在全省作为档案工作科学化管理示范工程进行典型推广。

　　（二）档案规范化管理成效显著。通过打造档案管理示范工程，有效地促进了智慧房管建设，大幅提升了工作效能和服务质量，为服务企业和服务群众提供了强有力的支撑。一是结合住房保障档案的规范，对全市申请住房保障的家庭进行了高效审查，实现了申请、分配、公示等环节的公开、透明，让住房困难家庭得到了住房保障。二是结合公房档案的规范，开创性地为住宅直管公房配置了公房标识。通过标识，住房困难家庭可直接查询公房信息，承租户可及时寻求维修服务，群众可对违规公房进行实时监督，得到广大群众的一致好评。三是结合物管档案的规范，数据的信息化管理和资料的网上审批，让物业企业资质审批效率提升了50%，实现了物业服务的提质增效。四是通过对历史档案的整理，让8起信访历史积案得以妥善解决。

　　二、档案工作创新点

　　在智能档案室建设和档案科学化管理中，分别凸显 521和1314的特点。

　　（一） 521。即通过五项创新、两个100%，创建了一个档案科学管理示范工程。

　　一是五项创新。

　　创新一：档案监管上，开创性设计了档案上架号条形码检索法。通过档案上架号可精准定位实体档案在档案密集架上的具体位置；通过扫描条形码可精确检索到数字档案在综合档案管理系统中的具体位置和信息。

　　例如，每套房屋都有自己唯一的门牌号一样，可以准确定位到房屋的具体坐落。高效融合档案上架号、条形码（图表1）于一体的档案检索法，是档案工作中的一项创新，是国内首创。

　　图表1：

　　创新二：制度建设上，《山东省工作科学化管理规范（2014）》出台后，威海市首家出台的专业化档案管理办法《威海市住房保障和房产管理局档案管理办法》（威房字〔2016〕24号），其中涵盖1个考核办法、2个综合系统、3种档案标识、4项档案管理规定、7项保管期限、10个档案分类、11项档案制度和21张附表样本，是档案工作科学化管理体系规范运行的政策依据，具有很强的示范推广性。

　　创新三：收集管理上，自主设计了具有房管特色的《专业档案号编制规则》（图表2），档案号中首位数字作为该门类档案的识别码，无特殊情况不再更改；给所有档案编制独有的档案号，让每份档案都有了自己的身份证。

　　图表2：

专业档案号编制规则表

　　创新四：利用服务上，实现了档案查询的高效便捷。所有归档档案实现了全面数字化，100%的数字档案，既有利于实体档案的利用和保存，又大大提高了档案查询工作的效率，有效地拓宽了档案开发利用的有效性。通过综合档案管理系统，有效避免了查阅实体档案的繁琐和低效，让档案检索工作变得简单、高效，这正是档案全面数字化的价值核心。同时，加大对档案的开发力度，梳理编印了安居威海画册、房管局LOGO手册、大事记、制度规范标准以及行政规范年、创新发展年系列工具书等20余本，全面提升了服务效能，充分显现出档案价值的高效利用。

　　创新五：保管保护上，智能档案室中配备了先进的恒温恒湿消毒净化一体机和门禁识别、红外报警、漏水检测、消防报警、短信告警等设备，通过智能监控系统，24小时实时监控档案室内的温度、湿度以及所有软硬件设施设备的运行状况，实现了短信实时告警，真正实现档案室管理的智能化、自动化和规范化。

　　二是两个100%。

　　1. 档案整理归档实现100%。10大门类、专题的档案和资料全部纳入智能档案室集中统一管理。

　　2. 档案数字化实现100%。所有纳入智能档案室管理的档案全面数字化。

　　三是一个档案科学管理示范工程。

　　构建了一个完全符合《山东省工作科学化管理规范（2014）》标准；在档案管理制度建设、资源建设、信息化建设、安全保障、服务利用、工作创新等方面，取得显著成效；收管用一体化的高效规范的档案工作科学管理示范工程，具有极好的典型推广性。

　　（二）1314。即构建一个档案工作科学化管理体系，实现了三个集中统一、一个完整链条、四项核心价值。

　　一是三个集中统一。

　　1. 所有门类档案全部纳入智能档案室管理和归档档案的全面数字化，通过综合档案管理系统实现实体档案和数字档案管理的集中统一。

　　2. 通过智能监控系统对档案库房防火、防水、防高温、防磁等十防设施和监控、报警、档案密集架等设备进行了24小时全网式控制，实现了安全保障、智能控制和实时监测的集中统一。

　　3. 《威海市住房保障和房产管理局档案管理办法》的出台，实现了档案制度、考核机制和档案分类、档案整理、档案质量、档案标识、档案保管等科学化管理方面的集中统一。

　　二是一个完整链条。

　　通过智能档案室建设，打造了一个从组织领导、制度建设、档案资源建设、档案信息化建设、档案安全保障、档案服务利用到档案工作创新的收管用一体化的完整链条。

　　三是四项核心价值。

　　对历史负责，为现实服务，替未来着想，是该局下决心创建档案科学管理示范工程的价值所在。档案作为一种特殊的文献，具有特殊的价值，其价值可以概括为现实价值和历史价值，即档案既有现实作用，又有回溯作用，两者互为因果，相辅相成，共同构成档案的价值。

　　1. 数字档案的高效利用弹指间精准的档案检索。原档案在部门各自管理，归档标准不统一，档案整理不规范，甚至档案归档也不及时，更谈不上档案数字化，查询一份档案可能需要翻箱倒柜，平均1020分钟。智能档案室建成后，所有档案的集中统一管理，通过国内首创的档案上架号识别码检索法，可在迅速准确地检索到对应的实体档案和数字档案，真正地实现了档案利用的高效、便捷和安全，这正是档案信息化建设的核心价值。

　　2. 档案的现实价值依法保护干部职工。曾有一名职工，被群众来信投诉，称其没有按照法律法规的规定，擅自做出某种行政许可行为，严重渎职。然而，经过认真查阅当年有关的案卷。档案显示，所有行政许可要件齐全，档案完整真实有效，充分证明了该职工系依法依规地做出许可行为，没有任何违规行为。一场风波消于无形。这正是档案的证据性价值，充分证明了档案科学化管理的必要性和重要性。

　　3. 档案的历史价值妥善解决一批信访历史积案。通过对历史档案的研究整理，有8起信访历史积案、重案得以妥善解决。譬如，威海某村50户居民10年来不断诉求房产证办理事项，该局积极协调规划、国土等部门，通过反复查阅历史档案，寻找各方的资料，走访相关见证人，最终解决了这个历史遗留问题，得到了老百姓的一致好评。2016年，先后化解信访案件就有70余件，为社会稳定做出应有贡献。各类信访案件尤其是历史积案的处理上，充分彰显了档案作为情报资料的固有价值。

　　4. 档案的保存价值完整保存的历史档案尤为珍贵。在智能档案室中归档的1万多卷的档案中，历史档案就有782卷，其中民国27年到近代的历史档案存有32卷。用毛笔记载的老地契完整保存下来，宣纸上字迹工整有序，民国政府加盖的印章清晰可见。这些用毛笔记载的老地契被完整保存下来称为历史文物，它的价值已远远超出了作为历史记载的作用，更多发挥地是它的珍藏价值和历史意义。

　　三、保障措施

　　一是组织安排到位，计划分步实施。为切实抓好智能档案室建设，威海市住房保障和房产管理局成立了智能档案室建设领导小组，由主要负责人任组长，由分管负责人任副组长，负责档案室建设的整体协调。先后4次党委会上进行了研究，召开专题会议不少于18次；设四个专题小组，分别是采购协调组、档案整理组、信息化建设组和内部装修组。领导小组抓全面推进，专题小组抓重点突破，点面结合，仅仅用了一年时间，就完成了原计划两年的建设任务。

　　二是全员动员攻关，全力攻坚克难。为顺利完成档案室建设，更大限度节约成本，在档案收集整理阶段，投入 14人，用时7400多小时，高标准地完成了1万多卷档案整理归档。在档案扫描加工阶段，投入5人，用时4300多小时，高质量地完成了约60万张不同类型档案扫描加工。若所有档案首尾相连，按照A4纸0.3M长计算，总长为180公里，相当于威海到韩国海上的直线距离。所有档案面积总和，按照A4纸0.21*0.3M计算，约37800 M2，相当于5个标准足球场大小。在档案整理过程中，因个别档案存放时间较长，积尘较多，导致整档人员出现过敏等症状，然而整档人员克服困难，佩戴口罩、手套等防护工具，继续盯在一线，确保档案整理任务的提前完成。

　　三是设计标准科学，严格成本控制。无论从档案用房的配置、档案装具的设计，还是设施设备的选配，都体现了高标准、低成本、实用性。首先，自主设计了具有房管特色的档案盒和卷皮，委托档案部门统一制作。根据三分开的原则，将档案库房、阅览室和办公室分别设置。档案库房配备了防火、防水、防潮、防高温、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁等十防设施；配备了海湾火灾报警机、恒温恒湿消毒净化一体机等先进设备。建设过程中，对过于超前配置的设施设备进行了调整核减，对档案室改造，档案密集架、恒温恒湿等设备采购以及档案扫描加工项目全部实行公开招投标，并邀请内审中心对整个项目进行了全程监控和审计，确保所有资金花到点、用到位。

　　四是出台管理办法，建立制度规范。为了规范档案工作，充分发挥档案作用，在综合档案管理文件精神的基础上，结合实际，立足创新，历时一个月的时间，起草、修改、完善，最后经市档案局领导审核，出台了《威海市住房保障和房产管理局档案管理办法》，从适用范围、职责分工、依据文件、作业要求等七方面对档案管理提出明确要求。将档案工作纳入全局目标绩效考核，办公室负责档案管理与考核工作，各部门负责本部门的档案收集整理、扫描录入，年底前将整理好的档案移交综合档案室。从档案的收集整理、扫描录入、移交借阅、利用服务等方面全方位地进行规范，构建了一个档案工作科学化管理体系，实现了档案规范的集中统一。

　　五是三重安全保障，筑起安全屏障。首先，档案室的承重安全。委托专业机构出具了《威海市住房保障和房产管理局综合档案库房建设荷载计算书》，确保档案室在档案密集架满载档案时也符合承重安全要求。其次，实物档案的安全。通过智能监控系统对门禁、红外、监控、漏水检测、消防以及短信告警等系统进行智能化管理和远程实时监控。通过《威海市住房保障和房产管理局档案管理办法》，让档案管理规范化、制度化，避免人为因素造成的档案损失。制定了《档案灾害应急处理预案》，提高了工作人员的危机处置能力。再次，数字档案的信息安全。所有数字档案信息均进行加密处理，存储在专用服务器上，做到实时备份。综合档案管理系统设在专用的计算机上，与互联网实行物理隔离。定期检查非纸质载体的可读性，确保长期有效。开展了重要档案异质备份，建立了数据恢复机制，确保了数字信息安全。