我局认真做好社保业务档案管理工作

加强组织领导，完善管理制度。一是建立健全规章制度。专门制定档案管理制度，在贯彻执行《档案法》和《档案法实施办法》的基础上，认真修订和补充完善了《档案工作人员岗位责任制》、《立卷归档制度》、《档案借阅制度》、《现代化设备管理制度》和《各种档案保管期限分类大纲》等行之有效的规章制度。结合工作实际，及时做出重要档案归档工作计划，保证档案工作规范有序进展。二是完善管理措施。单位成立档案管理领导小组，将业务档案列入日常具体工作范围，由前台经办人员初步整理，报业务科室负责人审核，汇总后定期移交档案室。三是健全档案工作队伍。实行专职管理与分工负责相结合的工作机制，积极组织档案管理人员参加档案管理部门专业培训，定期邀请专职档案管理人员集中整档归档，不断提高档案工作水平。

加强硬件建设，完善库房配备。一是设置规范标准的档案专用库房。并将查阅室和办公室与库房做到三分开，方便整档、调档、查档。二是配备符合规定的档案用具。业务档案橱架、盒、夹、卷皮等档案用具专门从定做或从档案管理部门购进，档案装具的式样、规格及质量完全符合国家规定。三是配有档案管理的必要设施设备。库房内配有空调、除湿机、消毒灭菌机、计算机、灭火器等设备，能够保证配置达标、安全有序，符合九防要求，不存在杂物堆积、乱扔乱放等。业务档案电子输入，实现整档、查询一体。

实行专业管理，提高档案质量。一是建立规范的档案管理制度。制定业务档案分类方案，划分为综合管理（文书）、基金征缴（会计）、养老待遇、工伤待遇、生育待遇等五大类。按照归档、保管、查阅利用等环节，建立相应的管理制度，并采取切实措施做好制度落实。二是严格按照标准把好案卷质量关。为从根本上保证案卷质量，注意文件的前期控制，实行分级负责，层层把关，各科室按照各自分工，严格登记收发文档，定期整理装订文档，集中归档建档。针对前几年存档门类不全、分类编号不恰当、书写纸墨不合要求、案卷装订厚薄不一、老案积压迟迟不能入档等问题，对照《山东省机关档案工作等级标准》逐项进行检查清理，逐卷整改。每年定期开展档案收集与整理工作，对各种档案分类排列、编号，正确规范地编撰案卷目录，装订整齐、牢固。三是妥善做好档案保管工作。坚持定期对库房档案进行检查、鉴定，对出现的问题及时复制、保护，销毁符合规定的档案，变更档案保存等级，对应移交档案馆管理档案、档案管理人员变动等情况做好移交。

加强服务建设，多形式提供查证利用。一是建立档案信息电子检索。对业务档案按不同门类、载体和保管期限，编订电子目录，方便日常信息检索。建立借阅登记和信息反馈机制，及时了解档案利用的重点，有目的地做好档案收集和整理。二是建立完善参保信息查询系统。利用人力资源社会保障信息平台，建立社保信息查询系统，参保人可以通过人社局网站或到服务大厅查询终端上查询参保情况。三是提供高效的档案信息利用服务。坚持以管保用，以用促管的原则，围绕方便查询，提高利用的效果，积极采取措施，不断改进管理方法，通过当面翻阅、书面证明、电话查证等多种形式，充分发挥社会保险业务档案的查证服务功能，为政策拟定、各险种业务办理提供有效而便利的依据。每年提供查询利用的档案平均2万多卷次。（劳保处）