如何做一名合格的办公室主任的体会

如何做一名合格的办公室主任的体会

黔西南州移民开发局办公室

办公室担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等繁重工作，处于协调机关各科室、连接领导和县市的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心、运转中心和指挥中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等六大职能，不论是办文、办事、办会，还是管理、服务、协调，任何一个环节出了问题，都会产生很大的影响，甚至给全局工作带来被动或造成损失，按照新形势和学习落实科学发展观的要求，办公室能否真正履行职责、发挥作用，促进全局工作科学发展，关键在于办公室主任。作为一名在县委办、县政府办干过秘书工作，在乡镇党委政府、县直部门担任过主要职务，在州直部门办公室工作过的办公室老兵，如何做一名合格的办公室主任，我有以下几方面的体会：

一、要达到“五重”

　　办公室主任岗位特殊，工作重要。要做到有条不紊、得心应手、左右称赞、上下满意、服务大局、促进发展，就必须勤于学习，善于积累，不断提高个人修养，努力达到“五重”的基本要求。

（一）要重“德”。德是立身处世之本。

一是做人要堂堂正正。对上级，要尊重恭敬，不卑不亢，不要桀骜不训；对平级，要谦虚热情，襟怀坦白，不要锋芒毕露；对下属，要以诚相待，严格要求，不要盛气凌人；对工作，要满腔热忱，爱岗敬业，不要得过且过；对职务，要忠于职守，职责相符，不要专权越位；对名利，要淡泊无奢，任其自然，不要过分追逐；对生活，要平平常常，闲逸清静，不要奢华无度。

　　二是处事要光明磊落。办公室主任的言行举止，既反映本人的水平，又代表领导的形象。因此，在处理政务、事务和协调关系时，必须丁是丁、卯是卯，出于公心，坦坦荡荡，切忌耍阴阳脸、说两面话、办龌龊事，当面一套，背后一套。与人相处，给人一种信任感、放心感、安全感。

　　三是用人要不偏不倚。办公室主任既为领导决策服务，有荐人之便，又作为办公室负责人，有用人之责。学会识人、用人，善于掌握人的本质，发现人的特点、特长和闪光的东西，看清楚人的缺点和不足，用人不偏不倚，既不能用感情、好恶、亲疏代替政策，又要用其所长，发挥人的最大潜能这是办公室主任的一个基本要求。

　　四是干事要不甘平庸。办公室主任受制于人，被动多于主动，这是办公室工作性质所决定的。要有所作为，变被动为主动，就必须高站位、思全局、抓本行，不求惊人之举，但求实实在在的工作业绩。

　　（二）要重“知”。“知”即知识型的人才。

　　一是知识面要宽。办公室主任工作对象是面而不是线，是块而不是条。因此，不仅要熟知政治、经济和各项政策，有较高的理论修养；还应了解业务、管理、法律、文学等等，有强烈的求知欲。工作常用的知识不仅了解，还要熟知精通，能指导实践。

　　二是知识内容要新。作为办公室主任，要跟上工作节奏，就必须坚持先学一步，深学一层，善于汲取新的营养。

　　三是知识学习要深。就是知其然，还要知其所以然。对各方面的知识，虽不能象专家那样深有造诣，但也应对其内涵、实质有较深、较细致的了解和掌握，尤其是对自己工作密切相关的某些知识领域，不能一知半解、不求甚解、浅尝辄止。

　　四是知识运用要实。这是办公室主任当好领导决策参谋，协调处理政务、事务，运筹推动工作之根本。有了实实在在的知识，当决策参谋才能参到点子上，谋到恰当处，才能有助于领导正确决策，协调内外时才能不说外行话；推动工作才能成为有本之木，有源之水。

　　（三）要重“能”。“能”即才能。

　   一是能参会谏善谋划。办公室主任是领导的左右手，在参谋进谏时，要求办公室主任必须深思熟虑，出于公心，掌握好分寸，切忌瞎参谋，乱掺乎，干扰领导决策。

　　二是能写会说善料事。办公室主任承上启下、行文理政，不仅要懂文能写文章，而且要能言善辩，还必须能在繁杂的事务、政务中处事不乱、料事有方。三者缺一，不能说是完美的办公室主任。

　　三是能调会研善出招。调查研究是办公室主任的一项基本功。任何好的文章、讲话、意见、决策建议都源于实践，来自深入细致的调查研究。不会调研，就不能干好工作，没有调研，就没有好思路、新招数。

　　四是能逢会圆善协调。办公室主任工作头绪多，焦点也多，处理协调不好，不仅会贻误工作，而且有损于领导形象。办公室主任既要聚焦，还要分散化解矛盾、解决问题，就应具备左右逢缘能力。这种能力是工作艺术的体现，与放弃原则、讨乖卖好、和稀泥等作为是截然不同的两码事。

（四）要重“道”。“道”即修养。

办公室主任常常面对的不是一个领导，而是一个领导班子，还有其他科室以及对外的联系。在这样的环境下，做到沟通上下，联系内外，协调左右，办公室主任要有“七道”：不以言轻而金口难开；不以职低而唯唯喏喏；不以位尊而居高临下；不以事杂而事无巨细；不以钦差而颐指气使；不以参与而越职越权；不以面宽而顾此失彼；不以受制而碌碌无为。为此要做到：一要头脑清楚。要知道自己是干什么的，应该干什么，不该干什么，定位要准确，不能忘乎所以。二要眼光敏锐。看问题、办事情要思路清晰，反映迅捷，高人一筹。善于透过现象抓本质，抓到点子上。三要心胸开阔。做什么事情，都能拿得起、看得开、放得下。挨了批评不气馁，有了成绩不骄傲，遇到挫折不失志，心底无私天地自然会宽。四要出手不凡。要做到这一点，还需注重平时修养锤炼，才能厚积而薄发。

（五）要重“威”。“威”即威严、威信、威力。

威严源于自身素质。文化底蕴、政治理论、业务技能、道德品行是自身素质的直接表现，这四个方面的修养搞好了，自身素质提高了，威严就会产生，就会赢得人们的尊敬。

　　威信源于自身能力。一个人要树立威信，除了自身的文化政治修养和知识阅历外，更重要的是看认识分析问题本质，处理和解决问题的综合能力，看工作方法艺术，工作效果和业绩。能力使人信服，处事手段和结果使人佩服，威信自然就树起来了。

威力源于自身表率。办公室主任的威力除所处地位外，主要在自身的表率作用。这是无言的推销，无声的号令，这种力量胜过千百遍说教。

二、要履行好“五个服务”

　　办公室工作千头万绪，没有一项离开服务这个主题的，特别是为全局科学发展服务。要在“五个服务”上下功夫，切实履行好职责。

　　（一）在搞好“政务服务”上下功夫

　　在办公室工作中，政务服务和事务服务各有其重要性，都是整体工作的一部分。但二者并不是平分秋色，等量齐观。对办公室主任来讲，政务服务重于事务服务。政务服务优劣，直接关系到领导决策贯彻落实的好坏，政务服务贯穿于整个中心工作，渗透到工作的每一个层面、关系到发展的关键环节。在决策前，办公室是领导的外脑和助手，要尽可能提供第一手资料，并进行初步的综合分析，提出有价值的参考意见。在决策中，又要准确无误地领会领导意图，吃透上级精神，在深刻理解的基础上与领导保持一致。在决策后，要善于迅速制定出落实方案，在缜密中体现果敢，在细致中突出效率，协调各科室抓好贯彻落实。因此，政务服务是纲，纲举目张。当然，事务服务也要细心周到，也要滴水不漏。作为办公室主任，抓住政务服务就是抓住了主要矛盾，就是抓住了矛盾的主要方面。办公室工作庞杂、忙乱，如果分不清轻重缓急，胡子眉毛一把抓，往往会陷入事务堆中难以自拔，搞得越忙越乱，越辛苦越被动。一个合格的办公室主任，必须把政务服务当作第一要务，做到超前谋划，周密安排，迅速落实，准确反馈，在纷繁复杂的工作中理出头绪，从容应付，争取工作的主动权。

　　（二）在搞好“重点服务”上下功夫

　　办公室主任每天要处理很多日常工作，要保证整个办公室的高效运转，必须有一种“大将风度”，处变不惊，临乱不慌，在沉着冷静中理出工作思路，突出重点服务。服务什么重点？领导关注的热点就是重点，推进工作的难点就是重点。当然，重点也往往因时因地而异，一个阶段有一个阶段的重点，一项工作又有一项工作的重点环节，在具体操作中，学会准确捕捉，冷静思索，科学把握。在重大决策前，掌握实情，大胆谏言就是重点；在贯彻落实中，积极协调，抓好督查落实就是重点；在落实后，认真总结，掌握规律，及时反馈就是重点。抓不住重点就没有工作效率，服务也就难以到位。当然，强调重点并不等于不顾其它，应该说办公室无小事，如果顾此失彼，非重点工作出现失误，同样会给全局带来负面影响。

（三）在搞好“要事服务”上下功夫

　　抓重点，抓急务当然是最重要的工作方法和要求，但作为办公室主任，仅仅做到这些也还是不够的，还要在仔细、周密和严谨上下功夫，在重点服务中突出要事服务。衡量办公室主任的服务水平，要在事关大局的小事和细节上看素质、论高低。小蕴含着大，小影响着大。所谓小，既是我们容易忽略的地方，也是需要格外小心的地方。做到小中见大，一是要吃透上级的方针政策，吃透领导的意图，在创造性贯彻执行中，不忽视任何事情，特别是对领导关注的事情，事关全局的事情要盯住不放，一抓到底；二是要把自己的工作放在全局中去考虑，去谋划，抓住了大局，就抓住了大事要事；三是要增强工作的敏感性，善于发现和抓住问题的本质，举一反三，做好大局文章。

　　（四）在搞好“整体服务”上下功夫

　　办公室主任对上处于服从地位，要知进退之节，不要越位。但工作性质、角色安排又决定了我们必须胸怀大局，从整体上去谋划服务工作。有人认为办公室主任只要听命于领导就可以了，“不在其位，不谋其政”，其实这正是办公室主任之大忌。没有大局观，就不可能准确理解、全面落实领导的重大决策，就不可能在步调上与领导保持一致，服务的水平和质量就肯定上不去。大局观从强烈的事业心和责任心来，从勤于学习和思考中来，也可以从失败的教训和成功的经验中摸索出来。有了大局观，在工作摆布上就不再是就事论事，而是从整体意义上面对局部工作，牵一发而动全身，窥一斑而知全豹。这是最能体现办公室主任综合素质和领导水平的一个方面。整体服务中要处理好三个关系：一是听命于主要领导和服务于其他领导成员的关系。二是处理好急务、杂务和中心工作的关系。三是处理好上下左右之间的关系。三方面的关系处理好了，整体服务就会上档次、上水平。

　　（五）在搞好“决策服务”上下功夫

作为办公室主任，一般来说，落实领导交办的事务性工作相对容易，而超前谋划，提出建设性的决策参考往往较难。究其原因，一是不居高位又需高站位谋划，立足现实又要有前瞻性思考，服务到位又不能越位，在分寸上很难掌握。二是既要处理好日常的事务工作，又要从中超脱出来谋大事；既要深入基层掌握实情，又要提出有高度和深度的决策建议，在操作上非常不易。要突破这两难，不外乎放胆和吃苦。吃不透上头，就没有方向，必须刻苦钻研上级的方针、政策，在创造性执行上有建树。闭门造车想不出高人一筹的好点子，缩手缩脚也只能流于工作的平庸化。

搞好决策服务，关键要把握好四个要点：一是政治要敏锐，能够见一叶而知秋，发现别人容易忽略的重要环节；二是情况要熟悉，眼观六路，耳听八方，知领导所未必知，准确提供决策依据；三是反馈要及时，对决策的贯彻落实情况实行动态反映，提供有价值的信息，为领导决策后的调控提供服务；四是督办要有力，保证工作的快速推进，维护决策的权威性。

三、要当好“六有”参谋

　　办公室主任作为领导的参谋助手，在对事物认知的基础上认真研究、合理分析、科学推理、积极为领导决策想办法、出主意，帮助领导制定正确决策，是办公室主任发挥自身参谋作用的体现。参谋助手要做到“六有”。

　　一是胸中有数。胸中有数是指对领导决策所需情况和有关政策了然于胸。不仅要熟知方方面面原有情况和问题，而且要通过多种渠道洞悉其在新形势下发生的细微的变化，掌握最新的情况和信息。要在掌握本质的基础上，依据事物的发展规律，准确预测事物的发展方向和结果，夯实参谋的基础。

　　二是脑中有路。作为办公室主任，在胸中有数的基础上，还要善于把握好分析、梳理和推断三个环节，要理清哪些是问题产生的原因，哪些是原因的结果，哪些是制约和影响问题的主要因素，哪些是次要因素，制定决策首先应干什么，随后再干什么。这些问题综合起来，依据科学的逻辑推理，找出解决问题的正确思路，就是做到脑中有路。

　　三是口中有物。办公室主任作为领导的的参谋和助手，不仅要心能谋之，而且要口能言之，把自己对领导决策的参谋思路准确无误地表达出来，要讲究口才，讲究语言艺术，做到言之有物，一语中的，言简意赅。并在表述参谋意见时要注意变换角度，上策、中策、下策多谋并参，供领导选择而发挥作用。

　　四是耳中有“隙”。要做到胸中有数，就要不断地倾听来自各方面的声音，并进行分析和归纳，就能使自己胸中之数越积越多，为领导决策当好参谋的基础越来越厚。要切忌“两耳不闻窗外事”，那样会使自己与其他科室、基层干部职工“绝缘”，也就谈不上为领导当好参谋了。

　　五是手中有果。领导决策一旦形成并付诸实施后，作为领导的参谋助手，可以采取深入进行调研和督查的方式，把决策的实施结果迅速掌握到手中，为修正和完善决策进行新的参谋。要切忌手中无果的“半程式”参谋，只负责决策前参谋，决策形成后就万事大吉，大功告成，那样，参谋的作用就没能得到完全发挥。

　　六是参中有谋。办公室主任为领导当参谋的过程，是自己深思熟虑，归纳提炼观点和思路的创造过程。参谋意见中要体现出自己对问题独到的思考和见解，而不是简单的材料罗列和情况汇报。如果不去分析，不去研究，不去思谋，只是照本宣科，或者人云亦云，不仅对领导的决策无益，有时还会扰乱领导视线，甚至误导领导决策。办公室主任在平时的工作中要注意养成擅于调研、发现问题，精于分析、掌握规律，广泛联系、独立思谋，谨慎进言、非谋不参的良好习惯，以便于做到参中有谋。

四、要坚持“四不”原则

　　办公室主任工作都很忙，不管事大事小、事多事少、事杂事简、事难事易，只有把事情办好才是硬道理。为此，要坚持“四不”办事原则。

　　（一）不以事小而不为

　　办公室工作无小事，是从办公室性质而言的。事物本身有大小、主次之别。面对大量繁杂的事务，学会抓大事、善于抓大事是必须的，但小事不抓，日积月累，就会酿成大事，贻误工作。特别是对那些看似小事，抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的，更不能放手不抓。对办公室主任来说，不管大事小事，不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别。一要做到知大知小。要胸有全局，分清主次、大小、难易，这样，才可避免工作一团麻。二要做到小中见大。小事孕育着大事，这是办公室的显著特点。如值班、会议通知、座次安排、后勤服务、接待、解答语气、文字校对等等这些“小事”，稍有不慎就会捅大漏子。三要做到举轻若重。对有些看似小事的经常性工作，要建章立制，用巧功夫去抓，抓一项带动几项，管原则不管具体，督结果不查细节。对于“小事”，要用“韧”的功夫去抓，明确专人，盯死不放，直到办完办妥为止，用“细”的功夫去抓，按部就班，严细缜密，不出纰漏。

　　（二）不以事杂而乱为

　　办公室工作头绪很多，任务琐碎繁杂。要清楚哪个该为，哪个不该为。不乱为，一要做到知重知轻，避免重要工作没抓住，次要工作用过了劲；二要做到知上知下，吃透了上情，办事才有方向，才有主心骨，摸透了下情，办事才有的放矢；三要做到知书知礼，知书，就是要多学习，提高理论水平高，通晓方方面面的知识，办事得心应手，知礼，是指工作方法多、讲艺术，不仅办了事，还能使大家心悦诚服，各方面都满意；四要做到知规知矩。办公室是规矩之室，办公室主任更应成为讲规矩的楷模，该请示的要请示，该报告的要报告，要懂得大小，切勿忘乎所以。

　　（三）不以事急而盲为

　　办公室固定式、程序化的工作多，但意料外、突发性的事情也会随时出现。办公室主任往往是急事和突发性事件的第一知情者，处置的第一道工序。在这种情况下，办公室主任必须政治敏感、头脑冷静、不能盲为。一要做到沉着应对，切忌自乱阵脚。不管事情多么突然，多么紧急，首先要冷静地进行分析，及时做出解决方案，呈送领导，并按领导要求协调相关单位，组织力量进行处理。二要做到胸有主见，切忌畏难退缩。面对急事或突发性事件，不能退缩，应大胆地往前站，在处理过程中既要胸有主见，也不能乱表态，乱许愿，以免为彻底解决问题埋下隐患。

　　（四）不以事难而怕为

　　在处置事务中，不乏一些超出预见，超出职责，难以处理的事情。这不仅反映办公室主任的工作水平，更主要的是检验办公室主任的职责感和工作态度。必须做到不怕揽矛盾，不怕受委屈，不怕得罪人，不怕找麻烦。就要做到，一讲职责，义无反顾。遇到的事情不管多难，都应义无反顾，挺身而出。二讲品质，身先士卒。在关键时刻，就应该代领导冲锋陷阵，替领导分忧解愁。三讲艺术，处世得体。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法，既讲原则，又讲灵活，因人因事灵活处理。四讲精神，敢于碰硬。办公室主任处事要讲究柔中有刚，特别是在原则问题面前，要敢于碰硬。否则，一味追求和为贵，别人不把你当回事，协调苍白无力，处理优柔寡断，就会什么问题也解决不了，什么事也办不成。

五、要具备“六个”条件

　　如何立身处世，站在办公室主任的角度来看待这个问题，由于岗位和角色要求，必然在处世观上有其特殊性。我以为一个合格办公室主任应该具备以下六个条件：

　　一是豁达大度。办公室主任要想协调好各方面工作和人事关系，保证办事的高效率，必须有容人的雅量和风度。无论对上对下、对内对外，都要坦坦荡荡表里如一，言行一致。对待工作中的矛盾和问题，不能求全责备，怨天尤人，而应在理解中积极寻求解决问题的最佳途径。工作中难免有被领导误会的时候，但真金不怕火炼，要相信随着时间的推移问题将得到澄清。在对上关系中，办公室主任要做到以一颗平常心积极对待自己的本职工作。在处理对下关系时，要一视同仁，与人为善。对于部下的缺点或失误，不以偏盖全，应给予耐心的帮助和改正的余地。

　　二是夹紧尾巴。有人羡慕办公室主任的位置和权力，而有的办公室主任也自以为身居“要职”，可以呼风唤雨。其实，正是因为这个职务处在上下左右矛盾的焦点，所以需要格外小心谨慎，夹紧尾巴做人，不能狐假虎威，更不能拉大旗作虎皮。要时刻想着自己是职责是服务，在任何情况下都不能忘乎所以。即使在工作顺利的时候，也要能把握好自己，不能趾高气扬，目空一切。夹紧尾巴就是说话办事不张狂，不说过头话，不意气用事，在严以律己方面高标准要求，始终别把自己看得太了不得，要三思而行，避免因轻率而犯错误，但也绝不是缩手缩脚，逢事三缄其口，明哲保身。

　　三是不卑不亢。有的人对上则百依百顺，和颜悦色，对下则颐指气使，傲慢无礼，善于在二者之间“变脸”，看似在工作中游刃有余，其实已经陷入心态失衡的误区。一定要注意的就是对上不卑，对下不亢。秉公直言是对领导尽职尽责的表现，虚怀若谷，是赢得群众理解和支持的法宝。

　　四是五湖四海。由于工作关系，办公室主任对外接触面较宽，交往面较广。带着感情交往是对的，但不能感情用事，特别是在工作中，不能以亲疏远近作为办事的标准，不能搞小团伙，而应在讲原则的同时广交朋友，真诚待人。有了五湖四海的襟怀，不仅可以博采众长、提高自身的综合素养，而且有利于工作的协调配合，减少不必要的磨擦，对工作有很大促进。

　　五是荣辱不惊。由于身处多方矛盾的交汇处，所以有各种褒贬评议是正常现象。要做到有则改之，无则加勉。对于不符合实际的责难，要以平静的心态坦然处之，冷静分析其合理的成份，切忌愤愤不平；对于领导的信任和荣誉，也要保持清醒的头脑，切忌忘乎所以。在荣辱面前，最能考验一个人的涵养，也是对心理承受力的锻炼。人贵有自知之明，做到荣辱不惊的必要条件，就是对自己有一个客观正确的认识。“荣辱不惊”不是荣辱感的迟钝和淡漠，而是以冷静和达观的态度直面荣辱，在超脱中把更多的精力投入工作。

六是大智若愚。这是办公室主任善于处理问题进退的关键环节。作为领导的参谋和助手，应该勤学多思、深谋远虑，尽可能站得高一点，但这不意味着可以在任何场合乱发言、乱当家，冒失地冲到前台显示“聪明才智”。即使真有真知灼见，也不妨选择适当的时机和方式转达给领导，以供参考，切不可莽撞行事，影响领导的形象和决策程序。“大智”是对工作水平的要求，“若愚”是对特殊角色的约束，不是虚伪和装傻充愣，而是出于对领导的尊重在特定场合的正确态度。

以上几点是我在办公室工作实践中的一些体会，要使办公室工作做得扎扎实实富有成效，还必须在工作中加强学习、不断开拓创新、总结和提高。