关于印发珠海市机关事业单位文件移交利用办法（试行）的通知（珠档字〔2004〕49号）

珠档字〔2004〕49号

各区、经济功能区、市直各单位：

　　经市政府同意，现将《珠海市机关事业单位文件移交利用办法（试行）》印发给你们，请遵照执行。

珠海市档案局

二○○四年十二月十六日

珠海市机关事业单位文件移交利用办法(试行)

　　为整合我市文件信息资源、实现信息资源的现代化管理、更好地面向社会提供文件信息服务，根据《珠海市档案条例》的有关规定，制定本办法。

　　一、移交单位

　　市直机关、事业单位和档案列入市档案馆接收范围的中央、省驻珠单位，按照本办法向文件中心移交全部文件。

　　国安、公检法系统及档案未列入市档案馆接收范围的中央、省驻珠单位只移交本单位制发的可公开文件及文件移交范围第（五）项中所列资料。

　　二、文件移交范围

　　从2003年度起，凡本单位制发和收到的文件、办理完毕（指完成了文书处理程序）、具有查考利用价值的均属于移交范围。

　　（一）本单位制发的文件材料应当完整移交。具体包括：

　　1、人大、政协、党、政、工、青、妇领导机关召开代表大会、代表会议、工作会议的全套会议文件；

　　2、本机关党组织、行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议、重要专业会议材料；

　　3、本机关颁发的（包括转发及与其他机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、印制稿，重要文件的修改稿；

　　4、本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示与本机关的批复文件；

　　5、本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、规划、总结、报告；

　　6、反映本机关业务活动和科学技术管理的文件材料；

　　7、本机关检查下级机关工作、开展各种调查研究、普查工作形成的重要文件材料；

　　8、本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料，本机关接受审计形成的文件材料；

　　9、本机关党、团、工会和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料；

　　10、内容重要的人民来信、来访材料，领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等；

　　11、机关领导人公务活动形成的重要信件、电报、电话记录，包括未经文书处理登记但与本机关有关的文件材料；

　　12、本机关及本机关批准的有关区域变化，解决山林、地界、水利纠纷，征用土地等文件材料；

　　13、本机关成立、合并、撤销、更改名称、启用印信以及组织简则、人员编制等文件材料；

　　14、本机关制订的工作条例、章程、制度等文件材料；

　　15、本机关的历史沿革、大事记、年鉴、反映本机关重要活动事件的剪报，有纪念意义的文件材料；

　　16、本机关干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表，纪律检查，治安保卫以及职工的录用、转正、定级、调资、退职、退休、离休、复员、转业、评残、抚恤、死亡等工作及干部奖惩等的文件材料；

　　17、本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团、工会组织介绍信及存根；

　　18、本机关财产、物资、档案等的交接凭证、清册；

　　19、本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本；

　　20、本机关与有关机关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；

　　21、本机关与外国签订的条约、议定书、协定、合同、换文（正本、副本）和机关外事活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等；

　　22、本机关开展评选先进活动的文件材料；

　　23、各种普查工作中形成的文件材料；

　　24、其他具有查考利用价值的文件材料。

　　（二）上级机关下发的文件材料。市级以上的业务主管部门来文，具有查考利用价值的应全部移交；本市内的上级单位来文，只移交针对本单位的来文，普发性、法规性的来文不交。具体包括：

　　1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料；

　　2、上级机关颁发的属于本机关主管业务并要执行的文件；

　　3、党和国家领导人、人民代表、上级机关领导等视察、检查本机关工作时的***、讲话等文件材料；

　　4、代上级机关草拟并被采用的文件的最后草稿和印本；

　　5、上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。

　　（三）同级机关和非隶属机关发来的文件材料。只移交针对本单位的来文，普发性、法规性的来文不交。具体包括：

　　1、有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件材料；

　　2、同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来文。

　　（四）下级机关报送来的文件材料。

　　1、下级机关报送的重要的工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等文件；

　　2、下级机关报送的法规性备案文件。

　　（五）其他资料

　　本单位编印的各种文件汇编、资料汇编、公报、政报、简报、通讯、办事指南等。

　　三、移交要求

　　（一）各单位应指定专人负责文件移交工作。

　　（二）文件应按归档要求进行整理。

　　（三）在移交文件目录的“备注”项中注明本文件可否公开。

　　四、移交时间

　　从2005年起，各单位应于每年6月30日以前，将上一年度形成的纸质文件全部移交到文件中心。

　　政策性、法规性、公益性等可公开文件自形成之日起30日内移交到文件中心。

　　2003年度形成的文件材料，具体移交时间由文件中心另行通知。

　　确有特殊情况不能按时移交文件的单位，须书面说明原因，经市档案局同意后，可适当推迟移交时限。

　　五、利用方式

　　可公开文件面向各单位及社会各界提供利用，可通过网络自由浏览或凭个人有效证件到文件管理中心查阅原文。

　　非公开文件仅对本单位提供利用。其他单位和个人需要利用时，须先征得文件制发单位同意。

　　（一）现场利用

　　文件利用者直接到文件管理中心进行现场查阅和利用。

　　（二）在线利用

　　文件利用者可登录文件中心网站（http://www.zhwj.cn/）进行网上查阅利用。

　　（三）电话、网络预约查询服务

　　文件利用者拨打文件中心咨询服务电话(2134900)，或登陆文件中心网站预约，由中心工作人员为其查找所需文件，并约定利用时间和方式。

　　（四）电子邮件或传真利用

　　文件移交单位可通过预约，由文件中心查到所需文件，以电子邮件或传真方式提供利用。此服务方式目前只面向文件的移交单位。

　　六、电子文件的移交和利用,另行制定相应办法。