深圳市人民政府住房制度改革办公室关于做好各产权单位房改档案管理工作的通知

　　深（2000年1月24日　深房改[2000]1号）

　　各区人民政府、市直属各单位及驻深各单位：

　　为贯彻执行《深圳市国家机关事业单位住房制度改革若干规定》（市政府令第88号），促进我市房改工作的规范化和信息化管理，保证安居房上市审核工作的顺利进行，全市各产权单位须按档案管理的要求进行房改档案的整理工作，加强房改档案的管理。我办将组织进行房改档案管理的达标验收工作。现将具体要求及有关事项通知如下：

　　一、各产权单位必须建立每套住房房改实物档案和单位房改审批资料实物档案，并将其长期保存。所有实物档案必须按顺序编号排列，并建立档案目录，以利于查阅。房改实物档案即房改售房过程中形成的以纸张为载体的档案，是房改审批过程的原始记录。

　　（一）产权单位对参加房改的每套住房都必须建立实物档案，档案要求内容齐全、文字清晰、格式标准。每套实物档案具体应包括房地产权资料、购房者资料和买房资料三项内容（见***1）。其中买房资料一项需使用深圳市人民政府住房制度改革办公室（以下简称为市房改办）制定的统一格式表格。各单位的历史档案需要补齐的，一律采用现行统一表格；

　　（二）市房改办每次审批房改后，发给产权单位的《深圳市人民政府住房制度改革办公室批复》和《申请房改住房分户表》（或其它类型住房分户表），产权单位应建立实物档案长期保存。未办理个人《房地产证》的，保存原件；已办理的，保存复印件；

　　（三）房改实物档案应根据产权单位实际情况进行系统的排列和编号，并编制卷内材料目录和案卷目录；档案存放要使用符合国家标准的档案装具和用品，由专人保管，并建立相应的档案查询、借阅制度。管理人员发生变动时，要做好档案的移交工作。

　　二、各单位必须统一建立产权单位房改信息库，完整准确地录入房改电子信息档案。

　　电子信息档案即把实物档案中的信息全部录入电子计算机，利用电子计算机来进行档案信息的审核、存储、查询、统计等，由此形成产权单位房改信息库。建立产权单位房改信息库，应达到以下要求：

　　（一）应配备一台专门用于房改信息管理的电子计算机；

　　（二）计算机内安装市房改办主持开发的《深圳市住房制度改革信息管理软件》。有能力的单位可在此软件基础上进行更深层次开发工作，但应以满足房改档案管理需要为前提；

　　（三）所有购房户的相关资料都要使用房改信息管理软件进行管理；

　　（四）产权单位房改信息库的信息经市房改办核准后及时转入《深圳市住房制度改革信息库》。

　　三、各产权单位须配备房改工作人员，负责房改申报和房改档案管理工作。

　　各产权单位应设有长期性的房改主管部门，房改工作人员应参加市房改办举办的房改岗位资格培训，并经考试合格，取得房改资格证书后持证上岗。从事房改的工作人员应具备较强的工作责任心，并具有一定的档案管理和电脑操作技能。

　　四、房改档案管理达标验收工作程序。

　　（一）取得房改资格证书的工作人员会同其他人员完成产权单位房改实物档案和电子信息档案的建档工作，并将电子信息、档案的有关内容拷贝在软盘上；

　　（二）单位填写《安居房房改档案审核表》和《房改住房档案清单》，将以上资料汇同产权单位电子信息档案软盘，申报到市房改办；

　　（三）市房改办将产权单位的电子信息档案同《深圳市住房制度改革信息库》中的有关内容逐项审核，不合格的，与产权单位磋商解决办法，直至合格；合格的，市房改办派工作人员到产权单位验收房改实物档案，同时校验《产权单位房改住房清单》中非抽查样板户的身份证、结婚证原件，收取复印件（房改申报时已校验的除外）。依照验收的评分标准（见***2），总评分达70分以上为达标。未达标的提出整改措施，限期改正；

　　（四）各单位的房改实物档案和电子信息档案达标后，市房改办将产权单位电子信息档案转入《深圳市住房制度改革信息库》，同时在《产权单位房改住房清单》上加盖市房改办的审核合格章。

　　五、产权变更等特殊情况的房改档案处理。

　　（一）因国有企业改制，实行“放小”等原因，形成原产权单位不存在的情况时，其债权债务有明确归属的，由归属单位统一完成档案管理达标工作，并在向市房改办申报电子信息档案时附上报告详细说明；未有明确归属的，由购房者个人直接向市房改办申请，由市房改办统一审核管理；

　　（二）产权单位向市房改办申报的电子信息档案的具体内容如果与过去市房改办审核批准的材料（房改批复及分户表）内容有出入。例如，原产权单位的名称变更，购房申请人的变更，住房情况的变更等等，申报内容以变更后内容为准，但申报时须附详细报告说明并提供有关证明。

　　六、区级房改主管部门房改档案管理职责。

　　（一）各区房改主管部门派工作人员参加市房改办的房改岗位资格培训，考试合格后，取得房改资格证书，同时，市房改办授予各区房改主管部门房改审批权及负责组织实施区属产权单位房改档案管理达标工作；

　　（二）各区房改主管部门应建立《区级住房制度改革档案信息库》，并建立内容齐全、文字清晰、格式标准的房改实物档案；

　　（三）各区房改主管部门组织各区属单位建立各产权单位房改实物档案和电子信息档案，并负责区级各产权单位房改档案管理的达标工作；

　　（四）区属各产权单位房改档案管理达标工作基本完成后，市房改办组织工作人员对《区级住房制度改革档案信息库》及房改实物档案进行验收，达标后并入《深圳市住房制度改革信息库》。

　　各有关单位请依照上述有关要求严格完成房改档案管理达标工作。

　　***1

　　不同房价类型的房改实物档案目录

　　一、准成本房价、全成本房价、社会微利房价实物档案目录

　　（一）买房资料

　　l．购房申请书：1998年以后报批房改用新版房价审查表时，不再有此项；

　　2．房价审查表：《深圳经济特区福利商品房房价审查表》或《深圳市安居房房价审查表（准成本、全成本或社会微利价及补差表）》；

　　3．购房合同:《深圳经济特区福利商品房买卖合同》或《深圳市安居房买卖合同》；

　　4．个人付清原购房款的有关凭据（此条非必须项）。

　　（二）住房产权资料（符合下列一项即可）

　　已办理个人《房地产证》的，存个人《房地产证》复印件。

　　未办理个人《房地产证》的，存下列之一材料：

　　l．单位房地产证及竣工验收证明材料、住房建筑面积查丈图或前住户个人房地产证及退房声明；

　　2．单位自建房的，提供建筑许可证、建设工程开工许可证、建筑工程竣工验收证明书、住房建筑面积查丈图；

　　3．市场商品房买卖合同及竣工验收证明材料、住房建筑面积查丈图；

　　4．向市（区）住宅（建设）局购买社会微利房的，需提供微利房买卖合同、住房分配通知单、付清房款证明。

　　以上材料若存在几户共用的资料，可单独设档保存住房产权资料，但每户房改实物档案需存反映该住房建筑面积的有效资料。

　　（三）购房者资料

　　1．夫妻双方身份证、户口本、结婚证复印件（结婚证遗失的需出具单位证明；若配偶方没有深圳户口，需存暂住证复印件）；

　　2．单身职工存个人身份证、户口本复印件及未婚证明；

　　3．离异的，存个人身份证、户口本、离婚证、离婚判决书（或协议书）复印件；

　　4．丧偶的，存个人身份证、户口本、结婚证、配偶死亡证明复印件；

　　5．配偶为现役军人或烈士的，存个人身份证、户口本、结婚证、配偶军人证或烈士证书复印件；

　　以全成本价购房的，购房者资料中还需要存申请人学历证明、工龄证明和特龄证明；2000年1月1日以后购房的，还需存申请人职务（职称）证明。

　　以社会微利价购房的，购房者资料中还需要存申请人社会保险手册或劳动用工手册。

　　（四）其它资料

　　除以上三类资料以外的其它材料，如变更类材料等。

　　二、个人或单位补社会或全成本微利差价实物档案目录

　　个人或单位补社会或全成本微利价的档案是在原准成本或全成本价实物档案基础上补充下列买房资料：

　　（一）补差审查表：《深圳经济特区社会或全成本微利房补差审查表》或《深圳市安居房房价审查表（社会或全成本微利房及补差）》、或《安居房房价审查表（全成本微利价补差)》。

　　（二）补差合同：《深圳经济特区社会微利房补差合同（个人或单位补差）》或《深圳市安居房补差合同个人或单位补差》。

　　***2

　　项 目 内容及要求 评分标准 标准分 自评分 验收评分 备注

　　一、管理人员 （一）产权单位应确定房改主管或兼职部门，并指定专人负责房改档案管理工作。 无专人管理扣5分

　　（二）房改档案管理人员有较强的责任心，具备档案管理和电脑操作技能。

　　二、管理制度 要建立健全本单位的房改档案管理制度（包括立卷、归档、保管、保密、利用制度） 要提供文字材料，少一项扣1分

　　三、房改档案的立卷归档 （一） 归档材料要完整、准确、规范。

　　1、凡参加房改的购房住户都由产权单位建立房改档案，房改档案资料要齐全（包括房地产资料、购房者资料、买房资料等），具体内容参见市房改办制订的《房改实物档案目录》。

　　2、归档材料内容文字清晰、规范，不使用铅笔和红笔。购房合同、房价审查表、申请书等使用市房改办制订的统一表格，资料复印件清晰、准确。

　　材料不齐全扣3分

　　表格和内容不规范的扣1?3分10

　　（二）立卷方法

　　1、原则上每个房改户立一卷档案，同一批单位房改审批资料可单独立卷。

　　2、要按照档案管理的要求去除材料内的金属钉，对破损文件材料进行托裱。

　　3、卷内材料应按排列顺序。

　　4、要填写卷内材料目录。

　　有1项不符合要求的扣1?2分。

　　（三）案卷质量

　　1、组卷准确、合理，卷内材料排列系统，编号符合要求。

　　2、案卷封面、卷内目录、备考表填写完整准确，字迹清晰、美观。

　　3、案卷的排列编号符合要求。

　　4、编制一套易于查找的案卷目录。

　　有1项不符合要求的扣1?2分。

　　四、档案的保管 （一）档案装具和用品

　　根据上级档案管理部门的要求，统一使用国家标准化档案装具和用品。档案材料装入用无酸卷皮纸做的档案卷盒内，卷盒须放在标准档案柜（五节柜或密集架）内保存。 卷盒不符合要求的扣2分，档案柜不符合要求的扣2分，用木柜保管的扣3分。

　　（二）房改档案要指定专人专柜保管，确定保管期限为永久，有条件的应由本单位综合档案室统一规范管理。 已经列入本单位档案室统一管理并达标的给5分，未指定专人专柜保管的不给分。 5

　　（三）要保证档案的完整和安全，机构变更或管理人员发生变动时，必须按规定做好档案的移交工作。 没有按规定移交档案的扣3分，有丢失档案现象的扣5分。 5

　　五、电子信息档案的建立 （一）配有电子计算机专门用于房改信息管理和房改档案的查询、检索。 10

　　（二）所有房改购房户的相关资料均利用房改信息管理软件进行管理。即利用电子计算机进行房改档案信息的审核、存储、查询、统计等。 只有部分房改资料录入房改档案信息管理系统的扣5?20分。 30

　　（三）产权单位房改信息库的信息及时转入市房改办的《深圳市住房制度改革信息库》10