西充县档案局关于认真做好县直单位搬迁过程中档案安全管理工作的通知

县直相关单位：

随着北部新城政务中心即将投入使用，部分县直单位将搬迁到新的办公场所，机关档案也将随之搬迁。为做好搬迁过程中的档案安全管理工作，现就有关事项通知如下：

一、强化领导，明细责任

档案是党和国家各项工作和经济社会发展各方面情况的真实记录，是党和国家的宝贵财富，是不可再生的信息资源。各单位要高度重视搬迁过程中的档案安全管理工作，进一步增强档案安全意识，切实加强对档案安全工作的领导，将档案搬迁工作作为单位整体搬迁工作的重中之重，做到档案搬迁工作与单位整体搬迁工作同部署、同安排、同实施。档案搬迁工作不仅涉及搬迁单位档案部门，而且涉及搬迁单位内部各个部门。各单位要统筹安排，周密制定方案，明确档案搬迁安全管理具体责任领导和责任人，有条不紊地做好档案搬迁工作。各主管局应对下属单位档案搬迁做好监管。各单位专兼职档案人员要牢固树立“安全第一”思想，切实履行档案工作职责，坚决防止和克服松懈、麻痹思想和侥幸心理，确保搬迁过程中档案安全万无一失。

二、精心筹备，做实搬迁准备

（一）规范设置档案室。各单位要按照国家有关对档案库房设置相关的要求，在新的办公区合理安排好本单位档案用房。档案库房尽量不安排在一楼和顶楼，远离火源、水源地，同步配备档案安全管理设施设备，充分满足档案库房各项功能需求，确保搬迁后能正常开展档案工作。

（二）准确清点已形成档案。各单位搬迁前要对室藏档案进行一次全面清点核查，包括文书、科技（项目）、财务、实物、照片等档案资料，做到档案实体与档案目录准确对应，账物相符；及时收回借出未还的档案资料以及留存在各部门和个人手中的应归档文件材料，防止档案资料散失；采用光盘或移动硬盘对档案管理系统安装包、档案目录数据、及档案完整数据库进行脱机备份，严防数据丢失。

（三）妥善处置积存档案资料。各单位要充分利用搬迁前的时间窗口，进一步规范单位档案管理，要对未完成归档年度的文件资料做到应收尽收，尽快完成归档，并移交单位档案室，统一管理，统一集中搬迁。对2018年度已形成的文件材料，由形成部门各自负责完成搬迁工作。在整个搬迁过程中，任何部门和个人不得私自带走、留存、转移和销毁档案，不得拒绝移交档案或将档案据为己有。

三、全程控制，确保搬迁过程安全有序。

要采用坚固耐用的包装材料，按顺序对档案进行打包，并在每个包装箱（盒）上作好标识；已打包的档案要单独存放，安排人员随车押运，专车运送，不得与其它办公用品和易燃易爆等危险物品混放和运送；档案数量较多的单位，可单独安排档案搬迁日期；档案搬迁到新的库房后，要及时消毒杀虫上架排列，重新制作存放标识，尽快提供查阅利用。

我局将全力配合各单位做好搬迁过程中的档案安全管理的指导工作。搬迁工作结束后，我局将适时对搬迁单位档案安全管理情况进行一次专项检查。对因措施不到位、责任不落实造成档案安全责任事故的，将依法追究有关人员责任。构成犯罪的，将移交司法机关依法追究其刑事责任。

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