市教委关于对部分直属单位档案工作检查情况的通报

沪教委办〔2009〕86号

市教委各直属单位:

　　为进一步贯彻执行《中华人民共和国档案法》和《上海市档案条例》，促进市教委直属单位（以下简称直属单位）档案管理科学化、规范化、现代化建设，切实提高直属单位档案业务工作质量和整体水平，使档案更好地为各直属单位改革发展和构建和谐社会提供有效服务，2009年9月22日至11月4日,市教委组织直属单位档案工作检查组,对部分直属单位档案工作开展检查。现将检查情况通报如下：

　　一、开展部分直属单位档案工作检查的总体情况

　　直属单位工作是市教委教育管理工作的重要组成部分，是市教委机关管理职能的延伸，直属单位对上海教育事业的改革与发展具有重要的服务和支撑作用。档案工作在直属单位事业发展过程中发挥着不可替代的基础性作用。为将档案业务指导职能切实落到实处，市教委于2008年10月下发了《关于进一步加强直属单位档案管理工作的意见》（沪教委办〔2008〕75号），对直属单位的档案工作提出了明确的要求。

　　2009年3月，市教委下发了《关于开展部分直属单位档案工作检查的通知》（沪教委办〔2009〕16号）,旨在通过检查不断推进直属单位档案工作的开展，以检查促调研，以检查促宣传，以检查促指导，以检查促提高。鉴于2005年市教委已对18家直属单位档案工作进行了一次全面的检查，因此，本次检查对象选择了2007年以后新纳入市教委管理或新成立的直属单位，包括：上海高校后勤发展中心、上海市教育督导事务中心、上海市教育考试院、上海师资培训中心、上海申教投资有限公司、上海教育科学研究院、上海远程教育集团、上海市教育发展有限公司、上海高校后勤服务中心等9家直属单位（以下统称“受检直属单位”）的档案工作进行实地检查，力求实现业务指导全覆盖。

　　二、开展部分直属单位档案工作检查的结果

　　此次检查组由市教委办公室分管负责人、档案工作人员、部分市教委直属单位档案工作人员组成。检查组通过听取汇报、查阅资料、现场查看、开展评议、交流情况和反馈意见等方式，对受检直属单位的档案管理体制、档案业务建设、档案信息的开发利用以及档案管理现代化等4个方面14项内容进行了检查评分，并及时向受检直属单位反馈了整改意见。检查表明，上海市教育考试院、上海市教育发展有限公司、上海远程教育集团等3家直属单位的档案工作体现出较高的规范化水平，在直属单位中走在前列。上海市教育科学研究院、上海师资培训中心、上海市教育督导事务中心、上海高校后勤发展中心等4家单位的档案工作初步走向规范化轨道，基本通过检查。上海申教投资有限公司、上海高校后勤服务中心等2家单位的档案工作则需加大整改力度，适时接受复查。

　　三、受检直属单位档案工作主要成绩及存在的主要问题

　　（一）档案管理体制初步建立，但有效运转有待推进

　　受检直属单位领导对档案工作普遍重视，大都已将档案工作列入单位整体工作之中，纳入年度工作计划和发展规划，摆上领导议事日程，明确了档案工作的分管领导和分管部门，基本建立了由单位领导分管、办公室主任主管、专兼职档案人员负责、各部门有关人员配合的档案工作网络，初步实现了对档案工作的集中统一管理。单位领导还及时协调解决档案工作中遇到的各种具体问题。如上海市教育发展有限公司明确将档案工作质量纳入年终考核。上海教育督导事务中心在单位刚刚成立、人员尚未到位的情况下，领导亲自参加档案业务培训，在工作人员基本到岗以后，及时构建三级管理网络，为档案工作的健康发展提供了体制上的保障。上海远程教育集团不断探索、调整、优化“三级管理、两级指导”的档案管理体制，确保档案工作正常开展。

　　但由于种种原因，部分受检直属单位尚未完全实现各门类档案的集中统一管理，会计、科研等档案仍处于分散保管状态；部门档案管理职责不清，意识不强，档案来源渠道不够畅通；档案管理部门对立档部门、下属单位和建立分室的档案工作的监督、检查和指导工作的专业性、科学性、权威性有待进一步加强。

　　（二）档案管理制度不断健全，但贯彻执行有待深入

　　受检直属单位根据自身实际情况，围绕档案的收集、管理、利用等各个环节，建立了档案工作人员岗位责任制度、归档制度、立卷归档流程制度、库房管理制度等一系列档案管理制度，并以检查为契机，借鉴吸收有关直属单位的先进经验，对管理制度进行了充实和完善。如上海市教育考试院紧扣档案管理的发展趋势，不断完善和健全档案管理制度，积极探索档案管理的新模式。上海市教育考试院、上海师资培训中心还将档案管理制度汇编成册下发各部门。上海高校后勤发展中心自2005年实行ISO贯标以来，将质量管理的概念引入档案管理，制定文件管理和归档工作流程，进行目标管理，较好地保证了文件材料收集的完整、齐全。

　　但部分受检直属单位制定的档案管理制度与本单位实际工作和职能特点联系不够紧密，存在照搬照***象，在实际运行过程中因缺乏现实性和可操作性而不能得到切实贯彻执行。

　　（三）档案管理条件建设得到改善，但人力物力保障有待增强

　　大部分受检直属单位能按照档案法律法规的要求，克服人员、场所、资金等各方面的困难，不断加强档案工作软硬条件的建设，为档案工作提供必需的人、财、物等基本条件保障。受检直属单位都已配备了专职档案工作人员或相对固定的兼职档案工作人员，部分受检直属单位还注重部门兼职档案员队伍的建设，加强各部门兼职档案人员的业务培训和指导。如上海市教育考试院、上海师资培训中心、上海远程教育集团的档案工作人员做到持证上岗。上海市教育考试院、上海市教育发展有限公司的档案人员具有较高的专业素养，责任心强。上海远程教育集团注重利用各种形式加强对部门兼职档案员的培训，不断提高他们的业务技能。

　　此外，受检直属单位大都配备了相应的档案工作设备，受检5家直属单位设立了独立的档案库房。上海市教育科学研究院在单位办公大楼整修时，想方设法在过渡房中临时配备了条件相对完善的档案库房，落实了“六防”措施，为档案的安全保管提供保证。上海市师资培训中心克服办公场地紧张等困难建立了独立的档案库房，配备了密集架，为档案工作的持续健康发展提供了良好的基础条件。

　　但总体而言，受检直属单位专兼职档案人员的业务水平、专业技能和管理能力有待进一步增强，在工作中存在理论知识与实际操作相脱节的情况，大多数档案人员处于被动工作状态。此外，硬件设施建设需进一步改善，部分直属单位档案库房存在混用现象，档案的安全保管存在明显问题；还有部分直属单位尚未设立档案库房，制约了档案的集中统一管理。

　　（四）档案业务建设初见成效，但专业化程度有待提高

　　受检直属单位大都重视加强档案业务建设，从源头抓起，努力规范公文处理程序；注意加强文件材料的收集保管，尽量丰富档案门类，逐步建立业务规范。如上海市教育考试院加强对于出版物、荣誉证书、电子光盘等各类档案载体的收集保管，积累了较为丰富的室藏体系。上海远程教育集团以检查为契机，根据业务规范对2008年的文件材料进行了重新的整理和归档。上海市教育科学研究院制订了院办公室部门预立卷类目，及时做好平时归卷工作。此外，上海高校后勤服务中心、上海高校后勤发展中心、上海市教育督导事务中心、上海申教投资有限公司从成立之初就比较重视文件材料的收集、保管工作。

　　但总体而言，受检直属单位档案工作整体的规范化、专业化水平尚有欠缺，部分受检直属单位的档案工作仍处于文件资料的收集保管阶段，未按照档案业务规范和行业标准对文件材料进行合理分类，档案价值鉴定不够准确，案卷质量问题较为突出；档案资源的收集比较单一，档案门类不够齐全，未能充分体现“以我为主”的工作理念；档案资源开发利用有限，尚未发挥档案应有的作用，档案检索目录体系不够健全完备。

　　三、进一步加强直属单位档案工作的建议意见

　　（一）进一步加大档案法制宣传教育，建立思想基础

　　要积极采取形式多样的方式深入开展档案法制宣传教育，注重增强全员档案意识，营造“人人都是档案员”的良好工作环境，提高单位干部职工依法治档、依法归档的主动性，促进档案工作与单位整体工作同步协调发展。

　　（二）提高针对性和可操作性，完善制度保障

　　一是以全面实现集中统一管理为重点，理顺档案管理体制，妥善处理好有关专业档案的具体保管存放和集中统一管理体制之间的关系，强化对档案工作的依法统一领导。二是以制定、完善文件材料归档范围和保管期限，强化部门预立卷制度为重点，结合单位工作实际和职能特点，及时修订各项档案管理制度，扩大文件材料的收集面，加强重点档案和特色档案建设，进一步丰富档案门类，强化部门档案管理职责，确保档案来源主渠道的畅通。三是以严格执行基本业务规范为重点，狠抓细节，提高文件材料归档的完整率、齐全率和合格率，不断提高案卷质量。

　　（三）大力加强管理队伍和档案库房建设，强化条件支撑

　　要保持专兼职档案队伍的稳定性，加强职业道德教育和岗位培训，提高业务素质和专业技能，健全档案管理网络。部分规模小、人数少的直属单位可探索开展档案全员培训，避免人员变动对档案工作的影响。

　　同时，根据直属单位实际，加强档案工作基础设施建设，挖掘潜力，落实档案库房，改善硬件设施，确保档案的安全统一保管，为档案工作提供较好的物质保障。

　　（四）不断拓展档案工作的深度和广度，创新工作局面

　　引导直属单位做好档案利用服务，健全科学合理的档案目录体系，深化档案信息资源的开发利用，创新档案服务机制，更新档案服务手段，为本单位及社会提供优质、高效、规范、便捷的档案利用服务。要引导有条件、有基础的直属单位，适应信息化时代发展的需要，借鉴先进经验，结合本单位实际，启动档案管理自动化建设，提高档案管理的现代化水平。

　　通过此次检查工作，我委及各相关直属单位进一步了解了受检直属单位档案工作的现状,发现了存在的问题，这对于明确今后直属单位档案工作的重点，加强开展档案业务指导的针对性，提高档案管理水平具有重要作用。希望各直属单位以此次检查为起点和契机，认真总结经验，不断推进直属单位档案工作整体水平再上新台阶。

　　上 海 市 教 育 委 员 会

二○○九年十一月二十六日