市民政局市档案局关于规范婚姻登记档案管理的通知

沪民婚发〔2006〕15号 　　

各区县民政局、档案局： 　　

　　《婚姻登记档案管理办法》（中华人民共和国民政部令、中华人民共和国国家档案局第32号令）（以下简称《办法》）于2006年1月23日发布施行，为更好地落实《办法》要求，确保婚姻登记档案的规范管理和合法、合理利用，结合上海实际，现将有关事项通知如下： 　　

　　一、规范整理，按时移交

　　市和区县婚姻登记机关应按照《办法》规定，将当年办理完毕的婚姻登记材料整理立卷。一对当事人的材料以左上角装订方法组成一卷，并在右上角的归档章（见***一）中填写相应类目。统一采用盒脊为5厘米厚的档案盒，每盒装30对当事人的婚姻登记材料。

　　市和区县婚姻登记机关应将整理完毕的婚姻登记材料于次年6月底前向本级民政局档案管理部门归档。为便于及时向社会提供利用，各区县民政局应于下半年将形成的婚姻登记档案向同级国家综合档案馆移交。

　　办理婚姻登记所形成的电子数据，应当依照《婚姻登记档案目录数据库结构》（沪档[2004]17号）等要求，与纸质材料一并归档和移交。

　　档案馆如因库房紧缺等客观因素无法按时接收档案的，可以与民政局协商，先接收婚姻登记档案目录和电子数据。

　　各区县档案馆要加强馆藏婚姻登记档案的清查，了解掌握本地区婚姻登记历史档案的保管、整理及缺损情况。 　　

　　二、严格程序，提供利用

　　婚姻登记档案保管部门应根据《办法》规定，严格按照程序，依法提供档案查阅利用。

　　公证部门为确认与当事人婚姻关系相关的公证事项，持单位介绍信及本人合法身份证件可以查阅相关婚姻登记档案；为确认动迁对象的婚姻关系，市政动迁公司持房屋动迁的政府主管部门介绍信及本人合法身份证件，可以查阅动迁对象的相关婚姻登记档案；

　　境外当事人委托他人查阅婚姻登记档案，需出示在所在国公证并由所在国我使领馆认证过的当事人委托书及被委托人合法身份证件。

　　婚姻登记档案保管部门根据不同单位、组织和个人的不同利用目的，提供婚姻登记档案证明书（民政局样式见***二、档案馆样式见***三）、内容摘抄或复印件，所出具的材料须加盖证明章（民政局样式见***四、档案馆样式见***五）。 　　

　　三、整合资源，共享信息

　　为促进婚姻登记档案信息的互联互通、资源共享，市民政局和市档案局负责牵头整合本市各类婚姻登记档案信息资源，加强婚姻登记管理系统和档案管理系统的数据衔接，逐步完善电子政务环境下的婚姻登记电子数据实时归档与接收的运行机制，按规定数据格式，整合全市新增婚姻登记档案信息。各区县档案馆要加快馆藏婚姻登记档案数字化进程，依托公务网定期向市档案馆充实和更新婚姻登记档案信息。民政和档案系统通过整合婚姻登记档案信息，逐步形成“一种资源，两个窗口”的服务体系。

　　上海市民政局

　　上海市档案局

　　二○○六年九月二十二日