巩固成果再发展实现档案标准化
为贯彻落实人力资源和社会保障部、国家档案局召开的全国社会保险业务档案规范化管理经验总结交流座谈会议精神,省人社厅联合省档案局积极响应认真落实,于2013年12月24日在平凉市召开全省社会保险业务档案管理总结现场培训会。
人力资源和社会保障部社保中心、甘肃省人社厅、甘肃省档案局领导、省社保局,各市、州及部分县区人社部门、社保部门、档案部门负责人113人参加。会议主要是传达人社部会议精神、通报全省三年多来社保业务档案规范化验收工作情况、为第四批验收优秀的单位颁发标牌、部分市(县区)介绍工作经验、组织社保业务档案标准化管理培训、观摩平凉市及崆峒区社保工作和社会保险业务档案工作。
部社保中心处长郑自民同志、省人社厅副厅长曹玉龙同志、省社保局局长马定保同志、省档案局副局长赵海林同志、省社保局副局长周强同志对下一步如何做好社保业务档案工作提出了新要求。
按照天津会议未来5到10年内,社保业务档案管理要基本实现业务档案标准化、纸质档案影像化、服务利用便捷化目标要求,结合党的十八大、十八届三中全会精神,针对存在执行规则不统一,卷内目录填写及页码编写不规范,备考表无签名或签名不及时,类别、保管期限认定不准确,编号排序上架不合理,档案管理系统未投入使用,安全设施不配套等问题提出进一步做好我省社保业务档案工作思路。
一是深化思想认识加强领导。我省人社和社保部门领导要继续深化认识,加强领导,与档案部门密切配合,秉持业务档案管理与其它经办业务齐抓共管的理念,进一步巩固规范化验收工作成果,建立社会保险业务档案标准化管理。真正实现形式上达标,内容上规范,做到组织保障给力、制度保障给力、经费保障给力。
二是建立动态达标验收机制。按照人社部《开展社会保险业务档案管理达标验收工作的通知》要求,建立动态达标验收机制,获得优秀等级的单位,有效期为5年。期间如发生重大问题,将降低或撤销等级。获得合格等级的单位,满2年后可申请优秀等级。达到优秀的119家单位一定要巩固已有成果,针对达标验收中存在的问题,查漏补缺,完善提高社保业务档案管理水平。评定为合格等级的25家单位更要集中人力、物力、财力逐条对照整改,创造条件在验收满2年后积极申请优秀等级验收认定。下一步社保业务档案工作重点是抽查督促,推动落实。
三是坚持社保业务档案管理制度。坚定地执行好社保业务档案管理制度,做到常态化、长效化。全省经办机构建立了社保业务档案管理制度,业务档案的收集、整理、装订、归档、保管、统计、鉴定销毁、移交、利用、安全、保密等各项制度应建立对应的台帐和表格。对制度和表格要坚持填写、登记,把制度落实到具体的工作之中,不断靠制度提高社保业务档案管理水平。
四是要将社保业务档案建成精品工程。数据是核心竞争力,档案是基础形象力。社保机构是服务型政府的重要组成部门,提供着公共社会保障服务。要有精品意识,实现标准化管理,要严格按“三分开”的原则将库房、办公室、查档室建设好,配齐“九防”设备设施,整体上架科学规范,建成精品档案室。
五是加强社保业务档案信息化建设工作。要认清形势,找准差距,创造条件,结合金保工程的建设,实现卷内目录、案卷目录、全引目录电子化查询。用系统软件管理社保业务档案,逐步实现纸质档案影像化,业务档案电子化管理。
六是重视开发利用服务保障民生。要本着服务民生,改善民生的宗旨,建立符合规范的全宗卷,编制档案存放示意图,通过计算机录入的方式,编制室藏档案的检索工具将全部目录打印装订成册,实现纸质与计算机的双重检索。逐步将死材料变为活档案,加大为领导决策,为维护社会稳定,为民众维护权益的工作力度。按照实现服务利用便捷化的目标,不断研究拓宽查询利用的渠道和方式,使档案服务更加方便快捷。
七是加强业务档案安全管理。加强安全意识,创造条件将“九防”要求的各项设备补全,严格按照《档案设备维护使用制度》定期检查、维护库房内设施设备,确保业务档案安全。
八是不断提高档案专业人员的素质。专业人员是推进社保业务档案建设的重要人才资源。全省建成了一支145名专职,238名兼职社会保险业务档案工作人员队伍,每名工作人员都要十分精通业务,能熟练开展档案材料分类、保管期限认定、库房管理、编制检索工具等各项工作,为社保业务档案管理工作顺利开展提供基础保障。创造条件加强人员培训,提高社保业务档案工作队伍的整体素质,加大城乡居民社保业务档案管理人员的培训,提升基层经办机构的档案管理水平,最终实现社保业务档案标准化管理。